W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej zamieszczamy najczęściej zadawane pytania oraz przygotowane przez nas odpowiedzi. Znajdziesz tutaj informacje dotyczące m.in. tego: jak aplikować o dofinansowanie, jak wygląda podpisanie umowy, w jakich sprawach kontaktować się z opiekunem albo jak przygotować się do kontroli.

Dofinansowanie

Jestem przedsiębiorcą. W jakich konkursach mogę startować?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): posiadając status przedsiębiorcy (prowadzenie działalności gospodarczej; podmiot zarejestrowany i prowadzący działalność w Polsce; akceptujemy nowo powstałe firmy) można startować we wszystkich konkursach samodzielnie bądź w konsorcjum z jednostką naukową lub z innym przedsiębiorcą.
  • W konkursach międzynarodowych: posiadając status przedsiębiorcy (prowadzenie działalności gospodarczej; podmiot zarejestrowany w Polsce; akceptujemy nowo powstałe firmy), można startować w konkursach samodzielnie bądź w konsorcjum z jednostką naukową lub z innym przedsiębiorcą. W konkursach międzynarodowych występuje zawsze konsorcjant z zagranicy. Każdorazowo prosimy również o wnikliwą lekturę zasad poszczególnych konkursów. 
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: posiadając status przedsiębiorcy (prowadzenie działalności gospodarczej; podmiot zarejestrowany w Polsce; akceptujemy nowo powstałe firmy) można startować we wszystkich konkursach samodzielnie bądź w konsorcjum z innym przedsiębiorcą bądź z jednostką naukową.
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER): aplikować mogą jedynie uczelnie publiczne i uczelnie niepubliczne.
Jestem przedstawicielem uczelni/jednostki naukowej. W jakich konkursach mogę startować?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): można startować we wszystkich konkursach pod warunkiem utworzenia konsorcjum z przedsiębiorcą. 
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): uczelnia może startować we wszystkich konkursach.
  • W konkursach międzynarodowych: można startować w niektórych konkursach pod warunkiem utworzenia konsorcjum z przedsiębiorcą z zagranicy. 
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: można startować w większości konkursów pod warunkiem utworzenia konsorcjum z przedsiębiorcą.
Mam pomysł, ale nie mam swojego przedsiębiorstwa. Czy mogę aplikować o dofinansowanie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): nie posiadając statusu przedsiębiorcy można aplikować w programie BRIdge Alfa. Program BRIdge Alfa polega na otrzymaniu 100% dofinansowania (we współudziale z funduszami inwestycyjnymi) dla projektu o wartości do 1 mln zł. Oznacza to, że nie wymaga się wkładu własnego. Zachęcamy do zapoznania się z webinarem dotyczącym Bridge Alfa: 
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): można aplikować wyłącznie jako uczelnia publiczna lub niepubliczna. 
  • W konkursach międzynarodowych: można aplikować wyłącznie jako przedsiębiorca.
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: w niektórych konkursach można aplikować jako osoba prywatna, np. LIDER.
Jak długo musi istnieć moje przedsiębiorstwo, abym mógł aplikować o dofinansowanie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): dopuszczone jest aplikowanie nowo powstałego przedsiębiorstwa.
  • W konkursach międzynarodowych: dopuszczone jest aplikowanie nowo powstałego przedsiębiorstwa.
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: dopuszczone jest aplikowanie nowo powstałego przedsiębiorstwa.
Z jakiego sektora powinno być moje przedsiębiorstwo? Mikro, małe, średnie, duże?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): aplikować może zarówno przedsiębiorstwo mikro, małe, średnie jak i duże. Istnieje również możliwość utworzenia konsorcjum z innym przedsiębiorcą (np. mikro i duży) lub z jednostką naukową.
  • W konkursach międzynarodowych: w większości konkursów aplikować może zarówno przedsiębiorstwo mikro, małe, średnie, jak i duże. Istnieje również możliwość utworzenia konsorcjum z innym przedsiębiorcą (np. mikro i duży) lub z jednostką naukową. Każdorazowo prosimy jednak o wnikliwą lekturę zasad poszczególnych konkursów. 
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: w większości konkursów aplikować może zarówno przedsiębiorstwo mikro, małe, średnie, jak i duże. Istnieje również możliwość utworzenia konsorcjum z innym przedsiębiorcą (np. mikro i duży) lub z jednostką naukową.
Na co mogę otrzymać dofinansowanie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): dofinansowanie można otrzymać na badania przemysłowe i/lub eksperymentalne prace rozwojowe (ew. uzupełnione o prace przedwdrożeniowe), których efektem jest opracowanie innowacyjnego rozwiązania (nowego lub znacząco ulepszonego produktu, usługi lub technologii) możliwego do wdrożenia w działalności gospodarczej.
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): dofinansowanie można otrzymać np. na likwidację barier w dostępie do studiów oraz wprowadzenie programów nauczania działania zapewniające ich dostępność dla studentów z niepełnosprawnościami.
  • W konkursach międzynarodowych: w większości konkursów dofinansowanie można otrzymać na badania przemysłowe i/lub eksperymentalne prace rozwojowe (ew. uzupełnione o prace przedwdrożeniowe). W niektórych konkursach można finansować badania podstawowe. Każdorazowo prosimy o wnikliwą lekturę zasad poszczególnych konkursów oraz przewodnika kwalifikowalności kosztów, załączonego do danego konkursu.
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: w większości konkursów dofinansowanie można otrzymać na badania przemysłowe i/lub eksperymentalne prace rozwojowe (ew. uzupełnione o prace przedwdrożeniowe). W niektórych konkursach można finansować badania podstawowe. Każdorazowo prosimy o wnikliwą lekturę zasad poszczególnych konkursów oraz przewodnika kwalifikowalności kosztów, załączonego do danego konkursu.
Otrzymałem dofinansowanie z funduszy regionalnych. Czy mogę łączyć dofinansowania?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): nie można otrzymać dwukrotnie dofinansowania na projekt o tym samym zakresie finansowo-rzeczowym. Zakupienie środka trwałego z udziałem środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych, a następnie rozliczenie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach tego samego projektu lub innych współfinansowanych ze środków UE – jest podwójnym finansowaniem. 

Kwestia ta dotyczy również zatrudniania osób w projekcie. Nie ma możliwości zatrudnienia jednej osoby w projekcie na dwie umowy, jeśli zakresy obowiązków w tych dwóch umowach pokrywają się.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): nie można otrzymać dwukrotnie dofinansowania na projekt o tym samym zakresie finansowo-rzeczowym. Zakupienie środka trwałego z udziałem środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych, a następnie rozliczenie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach tego samego projektu lub innych współfinansowanych ze środków UE – jest podwójnym finansowaniem.

Kwestia ta dotyczy również zatrudniania osób w projekcie. Nie ma możliwości zatrudnienia jednej osoby w projekcie na dwie umowy, jeśli zakresy obowiązków w tych dwóch umowach pokrywają się.

  • W konkursach międzynarodowych: nie można otrzymać dwukrotnie dofinansowania na projekt o tym samym zakresie finansowo-rzeczowym.
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: nie można otrzymać dwukrotnie dofinansowania na projekt o tym samym zakresie finansowo-rzeczowym.
Na jakie dofinansowanie mogę liczyć?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (POIR) i w konkursach finansowanych ze środków krajowych:  
  • dla mikro przedsiębiorcy: 70% na badania przemysłowe (80% z premią), 45% na prace rozwojowe (60% z premią), 90% na prace przedwdrożeniowe – de minimis, 50% na prace przedwdrożeniowe – usługi doradcze dla MŚP.
  • dla małego przedsiębiorcy: 70% na badania przemysłowe (80% z premią), 45% na prace rozwojowe (60% z premią), 90% na prace przedwdrożeniowe – de minimis, 50% na prace przedwdrożeniowe – usługi doradcze dla MŚP.
  • dla średniego przedsiębiorcy: 60% na badania przemysłowe (75% z premią), 35% na prace rozwojowe (50% z premią), 90% na prace przedwdrożeniowe – de minimis, 50% na prace przedwdrożeniowe – usługi doradcze dla MŚP.
  • dla dużego przedsiębiorcy: 50% na badania przemysłowe (65% z premią), 25% na prace rozwojowe (40% z premią), 90% na prace przedwdrożeniowe – de minimis.
  • dla jednostki naukowej: 100% na badania przemysłowe, 100% na prace rozwojowe. Jednostki naukowe nie mogą ubiegać się o dofinansowanie prac przedwdrożeniowych.

Premia przysługuje za tzw. skuteczną współpracę i/lub szerokie rozpowszechnianie wyników projektu (więcej szczegółów w regulaminach konkursów). 

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): poziom dofinansowania określany jest każdorazowo w regulaminie konkursu. 
  • W konkursach międzynarodowych: wysokość dofinansowania jest podobna do progów w Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój, jednak w każdym konkursie wartości te mogą nieznacznie się różnić. Prace przedwdrożeniowe nie są dofinansowane. W ramach Funduszy norweskich jest możliwość 100% finansowania badań podstawowych. Każdorazowo prosimy o wnikliwą lekturę zasad poszczególnych konkursów oraz przewodnika kwalifikowalności kosztów.
Czy muszę mieć wkład własny?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): nie posiadając wkładu własnego i/lub statusu przedsiębiorcy można aplikować w programie BRIdge Alfa. Program BRIdge Alfa polega na otrzymaniu 100% dofinansowania (we współudziale z funduszami inwestycyjnymi) dla projektu o wartości do 1 mln zł. Zachęcamy do zapoznania się z webinarem dotyczącym Bridge Alfa:

W pozostałych konkursach POIR wymagany jest wkład własny. Wkład własny oznacza środki finansowe zabezpieczone przez beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie kosztów kwalifikowalnych i które nie zostaną beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą kosztów kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną beneficjentowi). Wkład własny beneficjenta nie może pochodzić ze środków publicznych, w tym dotacji/subwencji z budżetu państwa i budżetu jednostek samorządu terytorialnego, chyba że tryb udzielenia ww. dotacji/subwencji nie wyklucza możliwości przeznaczenia środków z nich pochodzących na pokrycie wkładu własnego. W projektach PO IR odpowiadający beneficjent jest zobowiązany do zapewnienia sfinansowania kosztów stanowiących wymagany wkład własny oraz kosztów niekwalifikowalnych niezbędnych dla realizacji projektu we własnym zakresie.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): wkład własny jest liczony w formie niepieniężnej. Zgodnie z treścią podrozdziału 6.10 pkt 1 Wytycznych wkład niepieniężny to stanowiący część lub całość wkładu własnego wydatek kwalifikowalny, wniesiony na rzecz projektu, nieprzekazany beneficjentowi w formie dofinansowania. Wkład niepieniężny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku przez beneficjenta lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, w szczególności urządzeń lub materiałów, badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. Oznacza to, że wkład własny niepieniężny powinien być co do zasady w posiadaniu beneficjenta przed okresem realizacji projektu (wyjątkiem jest wkład w postaci świadczeń wolontariuszy).
  • W konkursach międzynarodowych: wkład własny jest wymagany w formie finansowej. 
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: w niektórych konkursach np. GOSPOSTRATEG jest możliwość wnoszenia wkładu własnego w formie rzeczowej.

 

Aplikowanie/wniosek

Jak złożyć wniosek?

Wnioski o dofinansowanie projektów składać można:

  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): wyłącznie w wersji elektronicznej za pośrednictwem systemu informatycznego, dostępnego pod adresem: https://lsi.ncbr.gov.pl 
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): wyłącznie w wersji elektronicznej za pośrednictwem systemu informatycznego, dostępnego pod adresem: https://www.sowa.efs.gov.pl/ 
  • W konkursach międzynarodowych: w większości konkursów składanie wniosków odbywa się dwuetapowo. Wniosek składany jest w formie elektronicznej w systemie dedykowanym dla każdego konkursu. Zawiera on podstawowe informacje o wnioskodawcy, zespole badawczym oraz planowanym projekcie. Wniosek wstępny jest oceniany, a jego pozytywna ocena oznacza zaproszenie do złożenia wniosku pełnego (właściwego). Wnioskodawcy, których wnioski wstępne oceniono negatywnie, nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w tym konkursie (tj. nie mogą złożyć wniosku pełnego). Wnioski pełne składane są w NCBR. 
  • W konkursach finansowanych ze środków krajowych: w większości konkursów wyłącznie w wersji elektronicznej za pośrednictwem systemu informatycznego, dostępnego pod adresem: https://lsi.ncbr.gov.pl
    W przypadku konkursów dotyczących obronności i bezpieczeństwa wnioski składane są za pośrednictwem systemu informatycznego, dostępnego pod adresem: https://osf.opi.org.pl
Jakie dokumenty są wymagane w procesie przygotowywania wniosku?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR) są to:
  • umowy warunkowe z osobami zaangażowanymi do prac w projekcie,
  • umowa warunkowa z podwykonawcą, jeśli zamierzamy korzystać z jego usług już w 1 etapie,
  • formularz PNT-01 „Sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B+R)” składane w przypadku, gdy wnioskodawca/Lider konsorcjum jest objęty obowiązkiem sprawozdawania się do Głównego Urzędu Statystycznego (jeśli dotyczy),
  • oświadczenie dotyczące złożenia wniosku o dofinansowanie za pośrednictwem systemu informatycznego,
  • jeśli wskażesz do reprezentacji osobę spoza rejestru, załącz do wniosku pełnomocnictwo w formie pliku pdf,
  • umowa konsorcjum (jeśli dotyczy),
  • badanie stanu techniki (wykonane samodzielnie lub przez rzecznika patentowego).
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) są to:
  • oświadczenie o kwalifikowalności VAT,
  • inne dokumenty w zależności od wymagań konkursu.
  • W konkursach międzynarodowych: w pierwszym etapie składania wniosku międzynarodowego należy zapoznać się z regulaminem konkursu. W drugim etapie składania wniosku krajowego potrzebne są następujące dokumenty:
  • kopia wniosku międzynarodowego wraz z załącznikami,
  • kopia statutu zrzeszenia lub innego aktu określającego organizację wewnętrzną i kompetencje poszczególnych organów zrzeszenia potwierdzona za zgodność z oryginałem,
  • dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela wnioskodawcy do działania w jego imieniu i na jego rzecz (nie dotyczy osób, których umocowanie wynika z KRS, z odpisu z rejestru instytutów naukowych PAN lub z przepisów powszechnie obowiązujących),
  • sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) za rok poprzedzający rok złożenia wniosku PNT-01 (dotyczy każdego wnioskodawcy, który oświadcza, że jest objęty sprawozdawczością GUS w zakresie składania formularza PNT-01),
  • formularz ewaluacyjny.
  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych:
  • dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela wnioskodawcy do działania w jego imieniu i na jego rzecz,
  • oświadczenie woli dotyczące składania dokumentów/oświadczeń za pośrednictwem systemu informatycznego,
  • oświadczenie dotyczące doręczania pism za pomocą platformy ePUAP,
  • informacja o sytuacji finansowej przedsiębiorcy,
  • informacja na potrzeby ewaluacji,
  • PNT-01 Sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) za 2019 r. (składane przez każdy podmiot wchodzący w skład wnioskodawcy – w formacie udostępnionym zgodnie z art. 18a ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej),
  • inne dokumenty specyficzne dla danego konkursu.
Gdzie znajdę dokumentację konkursową?

Dokumentację konkursową znajdziesz w opisie każdego z konkursów na Platformie konkursowej NCBR.

Z kim mogę porozmawiać, wypełniając wniosek o dofinansowanie?

W pierwszej kolejności zachęcamy do kontaktu z naszym Punktem Informacyjnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:15–16:15, telefonicznie: 22 390 71 70 lub 22 390 71 91 lub drogą mailową: info@ncbr.gov.pl

Czy uda mi się samemu wypełnić wniosek? Czy mogę skorzystać z firm doradczych?

Dopuszczalne jest korzystanie z firm doradczych, jednak NCBR prowadzi liczne działania edukacyjno-informacyjne wspierające wnioskodawców w etapie aplikowania:

  • Punkt Informacyjny: pracownicy Punktu chętnie odpowiedzą na Państwa pytania związane z aplikowaniem, wesprą w definiowaniu projektów B+R oraz pomogą w interpretowaniu zapisów regulaminów konkursów oraz wymogów stawianych w dokumentacji konkursowej. Zachęcamy do kontaktu z naszym Punktem Informacyjnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:15 – 16:15, telefonicznie: 22 390 71 70 lub 22 390 71 91 lub drogą mailową: info@ncbr.gov.pl
  • Instrukcja wypełniania wniosku: z Instrukcji dowiesz się, jak przygotować wniosek o dofinansowanie projektu. Znajdziesz w niej wskazówki, jak wypełniać poszczególne pola wniosku, aby możliwa była ocena projektu. Zanim zaczniesz lekturę Instrukcji, sprawdź w Kryteriach wyboru projektów, w jakim zakresie będziemy oceniać Twój projekt. 
  • NCBR online: cykl webinarów z udziałem Ekspertów NCBR, w których odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania wnioskodawców i beneficjentów dotyczące prowadzenia projektów B+R.

 

Definicje

Co oznacza skrót B+R?

Są to prace badawczo-rozwojowe, B+R, B&R, R&D (od ang. research and development).

Czym różnią się badania przemysłowe od prac rozwojowych?
  • Badania przemysłowe – oznaczają badania planowane lub badania krytyczne mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności celem opracowania nowych produktów, procesów lub usług, lub też wprowadzenia znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów lub usług. Uwzględniają one tworzenie elementów składowych systemów złożonych i mogą obejmować budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym lub środowisku interfejsu symulującego istniejące systemy, a także linii pilotażowych, kiedy są one konieczne do badań przemysłowych, a zwłaszcza uzyskania dowodu w przypadku technologii generycznych. 
  • Eksperymentalne prace rozwojowe – oznaczają zdobywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i biznesu oraz innej stosownej wiedzy i umiejętności w celu opracowywania nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług. Mogą one także obejmować na przykład czynności mające na celu pojęciowe definiowanie, planowanie oraz dokumentowanie nowych produktów, procesów i usług. Prace rozwojowe mogą obejmować  opracowanie prototypów, demonstracje, opracowanie projektów pilotażowych, testowanie i walidację nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt zasadniczo nie jest jeszcze określony.

Zachęcamy do zapoznania się z naszym webinarem Jak ocenić czy projekt ma charakter badawczo rozwojowy? 

Czym są prace przedwdrożeniowe?

To działania przygotowawcze do wdrożenia wyników badań przemysłowych i eksperymentalnych prac rozwojowych w działalności gospodarczej, umożliwiające doprowadzenie rozwiązania będącego przedmiotem projektu do etapu, w którym będzie można je skomercjalizować (w szczególności może to być opracowanie dokumentacji wdrożeniowej, usługi rzecznika patentowego, testy, certyfikacja, badania rynku).

Co to są koszty kwalifikowalne?

Koszty kwalifikowalne to koszty niezbędne do realizacji projektu, które zostały:

  • poniesione w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie, (dla POIR: z zachowaniem warunków określonych w podrozdziale 6.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020),
  • poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie oraz „Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów”, a także z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego oraz praktykami stosowanymi u beneficjenta (m.in. polityka rachunkowości), 
  • uwzględnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym/budżecie projektu, 
  • dokonane w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, 
  • należycie udokumentowane.

Każdy beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu.

Czym różnią się koszty kwalifikowalne od dofinansowania?

Koszty kwalifikowalne to te koszty, które zostały poniesione przez przedsiębiorcę podczas prowadzenia przez niego projektu. Natomiast poziom dofinansowania jest zależny od podmiotu (mały, średni, duży przedsiębiorca, jednostka naukowa) oraz rodzaju prac (badania przemysłowe, prace rozwojowe, prace przedwdrożeniowe).

Co to jest KIS?

To Krajowa Inteligentna Specjalizacja (KIS), która wskazuje na preferencje w udzielaniu wsparcia rozwoju prac badawczych, rozwojowych i innowacyjności (B+R+I). Ich opis znajduje się tutaj. 

Kim jest podwykonawca w projekcie?

Podwykonawcą jest strona trzecia, niebędąca sygnatariuszem umowy konsorcjum zawartej przez wnioskodawców. Co do zasady, podwykonawca realizuje prace, których nie mogą wykonać wykonawcy projektu bądź będą one wykonane efektywniej przez podwykonwcę z  uwagi na jego specjalizację.

Czym jest prototyp?

Prototyp stanowi zazwyczaj odzwierciedlenie opracowywanego w projekcie rozwiązania. Opracowany w mniejszej skali niż np. finalna technologia pozwala na obserwację kluczowych jej cech. Prototyp stanowi zatem potwierdzenie, że przyjęte założenia badawcze przyniosły zamierzony efekt (np. efekt techniczny). Koszty kwalifikowalne związane z wydatkami w tym obszarze powinny być rozliczane w ramach kategorii Op – Pozostałe koszty bezpośrednie.

Co oznacza wdrożenie?​​​​​

Oznacza to wprowadzenie wypracowanego rozwiązania tak, aby produkty lub usługi na nim oparte znalazły się na rynku. Motorem wdrożenia jest najczęściej przedsiębiorca (zarówno już działający, jak i nowy podmiot), który dostosowuje cały proces wdrożeniowy do swojej strategii. Głównym celem wdrożenia nowej technologii przez przedsiębiorcę jest wejście na rynek i zbudowanie odpowiedniej skali oraz zapewnienie trwałej przewagi konkurencyjnej.

Czym jest okres trwałości?

Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji.

Co to są regiony słabiej i lepiej rozwinięte?

Całe województwo mazowieckie jest zaliczone do regionu lepiej rozwiniętego. Pozostałe województwa to regiony słabiej rozwinięte. 

 

Ocena i procedura odwoławcza

Jak wygląda ocena?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

Elementem oceny jest spotkanie panelu ekspertów z wnioskodawcą, podczas którego wnioskodawca może odnieść się do pytań i ewentualnych wątpliwości członków panelu dotyczących projektu. Przed spotkaniem NCBR przesyła wnioskodawcy wstępne pytania sformułowane przez członków panelu. Spotkanie odbywa się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wnioskodawcę na spotkaniu może reprezentować maksymalnie 5 osób, które mają pełną wiedzę o ocenianym projekcie. Spotkanie z wnioskodawcą trwa maksymalnie 60 minut. Po spotkaniu wnioskodawca otrzymuje informację o możliwości uzupełnienia lub poprawy wniosku, sporządzoną na podstawie uwag panelu. Wnioskodawca ma prawo uzupełnić lub poprawić wniosek w zakresie wskazanym mu przez NCBR.
Wnioskodawca uzupełnia lub poprawia wniosek oraz odsyła go w systemie informatycznym LSI. Ma na to 10 dni kalendarzowych. Panel będzie oceniał projekt na podstawie wniosku, który wnioskodawca poprawi lub uzupełni zgodnie ze wskazówkami NCBR. Jeśli wnioskodawca wprowadzi we wniosku inne zmiany niż wskazane, panel oceni projekt na podstawie pierwotnie złożonego wniosku. Podczas ustalania oceny panel może zaproponować poprawki do wniosku w zakresie redukcji do 10% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych projektu, pod warunkiem, że wprowadzenie takich poprawek umożliwi pozytywną ocenę wniosku. Wnioskodawca poprawia wniosek oraz odsyła go w systemie informatycznym LSI. Ma na to 3 dni kalendarzowe. 
Panel w wyniku oceny może:

  • rekomendować projekt do dofinansowania – gdy spełnił on wszystkie kryteria TAK/NIE oraz uzyskał minimalną liczbę punktów w każdym kryterium,
  • nie rekomendować projektu do dofinansowania – gdy nie spełnił on któregokolwiek kryterium TAK/NIE lub nie uzyskał minimalnej liczby punktów w którymkolwiek kryterium punktowanym.

Zachęcamy do zapoznania się z kanałem na YouTube NCBR News, gdzie znajdą Państwo filmy z udziałem Ekspertów NCBR, w których opowiadamy jak wygląda proces oceny wniosków o dofinansowanie w NCBR.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Pierwszym etapem oceny projektów jest ocena formalna. NCBR samodzielnie poprawia oczywiste omyłki lub wzywa wnioskodawcę do poprawy wniosku. Następnie wniosek kierowany jest do oceny merytorycznej, która dokonywana jest przez sporządzenie karty oceny merytorycznej. Po ustaleniu ostatecznego wyniku oceny projektu w zakresie kryteriów merytorycznych ocenianych punktowo, projekt może być: 

  1. rekomendowany do dofinansowania (osiągnięcie wymaganego wyniku punktowego oraz brak skierowania do negocjacji), 
  2. skierowany do etapu negocjacji, jeśli w zakresie kryteriów dostępu, horyzontalnych lub merytorycznych punktowych oceniający stwierdzili taką konieczność,
  3. oceniony negatywnie. 

Lista rankingowa, po zakończeniu oceny wniosków, niezwłocznie po jej zatwierdzeniu jest publikowana na stronie internetowej NCBR .

  • W konkursach międzynarodowych: 

Wniosek wstępny oceniany jest przez instytucję organizującą konkurs. W drugim etapie oceny wnioskodawca składa wniosek krajowy, który podlega ocenie formalnej, a następnie merytorycznej. NCBR na stronie internetowej umieszcza informację o projektach, które otrzymały pozytywną ocenę. Wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji do Komisji Odwoławczej Rady NCBR, wyłącznie w przypadku naruszenia procedury konkursowej lub innych naruszeń formalnych, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wnioskodawcy decyzji. 

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych: 

Wniosek podlega ocenie formalnej, a następnie merytorycznej. W większości konkursów elementem oceny merytorycznej jest spotkanie członków panelu z wnioskodawcą w siedzibie NCBR. Podczas spotkania, które trwa do 90 min, wnioskodawca ma możliwość odniesienia się do pytań i ewentualnych wątpliwości członków panelu dotyczących projektu. NCBR na stronie internetowej umieszcza listę rankingową projektów wybranych i niewybranych do dofinansowania. Wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji do Komisji Odwoławczej Rady NCBR, wyłącznie w przypadku naruszenia procedury konkursowej lub innych naruszeń formalnych, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wnioskodawcy decyzji. 

Ile będzie trwała ocena?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): czas od zakończenia naboru wniosków do dnia publikacji list projektów wybranych  i niewybranych do dofinansowania to do 90 dni lub do 120 dni, w zależności od konkursu.
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): czas od zakończenia naboru wniosków do dnia publikacji list projektów wybranych i niewybranych do dofinansowania to maksymalnie 120 dni.
  • W konkursach międzynarodowych: ocena w programach międzynarodowych trwa do dwunastu miesięcy.
  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych: czas od zakończenia naboru wniosków do dnia publikacji list projektów wybranych i niewybranych do dofinansowania to 8 miesięcy i może różnić się w zależności od konkursu
     
Jak wygląda spotkanie panelowe?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

Elementem oceny jest spotkanie panelu z wnioskodawcą, podczas którego wnioskodawca może odnieść się do pytań i ewentualnych wątpliwości członków panelu dotyczących projektu. Przed spotkaniem NCBR przesyła wnioskodawcy wstępne pytania sformułowane przez członków panelu. Spotkanie członków panelu z wnioskodawcą odbywa się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. NCBR ogłasza terminy spotkań panelu z wnioskodawcami na swojej stronie internetowej. Robi to niezwłocznie po zakończeniu naboru. Wnioskodawca otrzymuje informację o dacie spotkania drogą elektroniczną co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowanym spotkaniem. Jeżeli wnioskodawca nie zgodzi się na przeprowadzenie spotkania za pomocą środków komunikacji elektronicznej w wyznaczonym terminie lub nie weźmie udziału w spotkaniu w tym terminie, będzie to równoznaczne z wycofaniem wniosku w trakcie oceny. Nie ma możliwości zmiany wyznaczonego terminu spotkania na prośbę wnioskodawcy. Wyjątkiem są wypadki losowe, niezależne od wnioskodawcy (jednak kolejny wyznaczony termin spotkania nie może wpłynąć na datę rozstrzygnięcia konkursu). Wnioskodawcę na spotkaniu może reprezentować maksymalnie 5 osób, które mają pełną wiedzę o ocenianym projekcie. Spotkanie z wnioskodawcą trwa maksymalnie 60 minut. Przebieg spotkania członków panelu z wnioskodawcą jest rejestrowany dźwiękowo. Nie może być nagrywany przez innych uczestników spotkania.

Zachęcamy do zapoznania się z kanałem na YouTube NCBR News, gdzie znajdą Państwo filmy z udziałem Ekspertów NCBR, w których opowiadamy jak wygląda proces oceny wniosków o dofinansowanie w NCBR.

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych: 

W większości konkursów elementem oceny merytorycznej jest spotkanie członków panelu z wnioskodawcą w siedzibie NCBR. Podczas spotkania, wnioskodawca ma możliwość odniesienia się do pytań i ewentualnych wątpliwości członków panelu dotyczących projektu. Wnioskodawcę na spotkaniu może reprezentować maksymalnie 5 osób posiadających wiedzę o projekcie będącym przedmiotem oceny. Terminy spotkań panelowych ogłaszane są na stronie internetowej NCBR niezwłocznie po zakończeniu naboru. Informacja o dacie i miejscu spotkania przesyłana jest wnioskodawcy e-mailem. Przebieg spotkania jest nagrywany przez NCBR.

Kiedy dostanę zaproszenie na panel?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

NCBR ogłasza terminy spotkań panelu z wnioskodawcami na swojej stronie internetowej. Robi to niezwłocznie po zakończeniu naboru. Natomiast informację o dacie spotkania wnioskodawca otrzymuje drogą elektroniczną co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowanym spotkaniem.

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych: 

Data wysyłki informacji o terminie spotkania panelowego różni się między konkursami, ale jest to nie później niż 3 dni przed planowanym spotkaniem.
 

Kiedy otrzymam wyniki oceny?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

Wyniki oceny są publikowane na stronie NCBR w postaci listy rankingowej do 90 lub do 120 dni po zakończeniu naboru wniosków w konkursie/rundzie.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Wyniki oceny są publikowane w postaci listy rankingowej do 120 dni od zakończenia naboru wniosków. Po zakończeniu oceny projektów NCBR przekazuje niezwłocznie wnioskodawcy informację o zakończeniu oceny jego projektu.

  • W konkursach międzynarodowych: 

Decyzje o przyznaniu bądź nieprzyznaniu dofinansowania wydawane są do dwunastu miesięcy od daty zamknięcia naboru. Termin zakończenia oceny różni się między konkursami.

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych: 

W większości konkursów decyzje przesyłane są do wnioskodawców w terminie do 8 miesięcy od dnia zamknięcia naboru wniosków.

Kto będzie oceniał mój wniosek?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

Eksperci oceniający projekty zostali wyznaczeni przez Dyrektora NCBR spośród przedstawicieli naukowych, gospodarczych i finansowych. Każdy z ekspertów spełnia wymogi określone w art. 68a ust. 3 Ustawy Wdrożeniowej. Eksperci oceniający wniosek są fachowcami, posiadającymi wymagane kompetencje do jego oceny oraz wykazali się obszerną wiedzą z zakresu celów i sposobu realizacji POIR. Dobierani są na podstawie m.in. słów kluczowych podanych przez wnioskodawcę, odpowiedniego doświadczenia oraz dorobku w tematyce, której dotyczył złożony wniosek oraz klasyfikacji projektu według OECD.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) powołuje Komisję Oceny Projektów (KOP) oraz określa regulamin jej pracy. W skład KOP, z prawem dokonywania oceny projektów, mogą wchodzić: pracownicy IOK, pracownicy tymczasowi, o których mowa w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i eksperci, o których mowa w art. 68a ust. 1 pkt. 1 ustawy.  Liczba członków KOP z prawem dokonywania oceny projektów wynosi nie mniej niż trzy osoby. Do składu KOP mogą być powołane wyłącznie osoby, które posiadają certyfikat potwierdzający ukończenie obligatoryjnego e-learningowego programu szkoleniowego uprawniającego do dokonywania oceny w ramach III Osi priorytetowej PO WER.

  • W konkursach międzynarodowych: 

Eksperci oceniający wnioski wstępne składane do międzynarodowych organizatorów konkursu są wybierani różnym trybem. Liczba osób oceniających wniosek i ich kwalifikacje różnią się w zależności od wymagań konkursu. Wnioski krajowe w drugim etapie oceny sprawdzane są przez niezależnych ekspertów, np. w konkursie EUREKA są to dwie osoby. By zachować pełną transparentność procesu oceny merytorycznej, eksperci oceniający wniosek pozostają anonimowi zarówno dla wnioskodawcy, jak i koordynatorów poszczególnych konkursów w NCBR.

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Ocena wstępna przeprowadzana jest przez pracowników NCBR na podstawie informacji zawartych we wniosku oraz wyjaśnień udzielonych przez wnioskodawcę. Następnie ocena merytoryczna przeprowadzana jest przez ekspertów zewnętrznych na podstawie informacji zawartych we wniosku oraz wyjaśnień udzielonych przez wnioskodawcę. W niektórych konkursach w ocenę są włączeni członkowie Komitetów Sterujących. 

Z kim się kontaktować w sprawie oceny wniosku?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): proszę kontaktować się z sekretarzem panelu. 
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): proszę kontaktować się drogą elektroniczną poprzez adres e-mail wskazany w regulaminie konkursu.
  • W konkursach międzynarodowych: proszę kontaktować się drogą elektroniczną poprzez adres e-mail wskazany w regulaminie konkursu.
  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych: proszę kontaktować się drogą elektroniczną poprzez adres e-mail wskazany w regulaminie konkursu.
Czy negatywna weryfikacja formalna powoduje niedostanie się do etapu oceny merytorycznej?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Dopiero po pozytywnej weryfikacji formalnej wniosek przechodzi do etapu oceny merytorycznej.

Czy mogę poprawić wniosek?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): poprawa wniosku następuje w wyniku rekomendacji ekspertów po spotkaniu panelowym.
  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER): treść wniosku o dofinansowanie w części dotyczącej spełniania kryterium może być uzupełniana lub poprawiana w zakresie określonym w regulaminie konkursu na etapie negocjacji. 
  • W konkursach międzynarodowych: wniosek można poprawić jednokrotnie tylko na etapie oceny formalnej.
  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych: w większości konkursów po spotkaniu członków panelu ekspertów, wnioskodawca ma prawo do jednokrotnego uzupełnienia lub poprawy wniosku w części wskazanej przez panel ekspertów, na podstawie informacji opartej o uwagi panelu w zakresie kryteriów oceny merytorycznej, podlegających możliwości uzupełnienia lub poprawy.
Kiedy mogę złożyć protest/odwołanie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Wnioskodawcy, w przypadku negatywnej oceny jego projektu wybieranego w trybie konkursowym, przysługuje prawo wniesienia protestu w celu ponownego sprawdzenia złożonego wniosku w zakresie oprotestowanych kryteriów wyboru projektów.
Negatywną oceną jest ocena w zakresie spełniania przez projekt kryteriów wyboru projektów, w ramach której:

  1. projekt nie uzyskał wymaganej liczby punktów lub nie spełnił kryteriów wyboru projektów, na skutek czego nie może być wybrany do dofinansowania albo skierowany do kolejnego etapu oceny;
  2. projekt uzyskał wymaganą liczbę punktów lub spełnił kryteria wyboru projektów, jednak kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na wybranie go do dofinansowania. 

W przypadku gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie albo w ramach rundy konkursu nie wystarcza na wybranie projektu do dofinansowania, okoliczność ta nie może stanowić wyłącznej przesłanki wniesienia protestu.

Zachęcamy do zapoznania się z kanałem na YouTube NCBR News, gdzie znajdą Państwo filmy z udziałem Ekspertów NCBR, w których m.in. opowiadamy, jak przygotować i poprawnie złożyć protest.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Wnioskodawca może wnieść protest w terminie 14 dni od dnia doręczenia pisma informującego o wyniku oceny projektu.

  • W konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych: 

Od decyzji Dyrektora NCBR, w przypadku naruszenia procedury konkursowej lub innych naruszeń formalnych, wnioskodawcy przysługuje odwołanie w terminie 14 dni od dnia doręczenia wnioskodawcy decyzji, wnoszone za pośrednictwem Dyrektora NCBR.

Jak należy złożyć protest/odwołanie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Wnioskodawca może wnieść protest w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji o niewybraniu projektu do dofinansowania. Termin ten jest obligatoryjny, zgodnie z art. 54. ust. 1. Ustawy wdrożeniowej, gdzie stosuje się sposób obliczania terminów na podstawie przepisów działu I rozdziału 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego – co wynika z art.  45. ust. 4  Ustawy wdrożeniowej.
Wnioskodawca może:

  • osobiście złożyć protest w siedzibie NCBR (liczy się data umieszczona na pieczątce kancelarii NCBR),
  • nadać protest za pomocą poczty polskiej lub kuriera poczty polskiej (liczy się data nadania, data stempla poczty polskiej),
  • nadać protest za pomocą kurierów innych niż Pocztex (liczy się data wpłynięcia do NCBR).

W szczególnych warunkach spowodowanych COVID-19, gdy wniesienie protestu w formie pisemnej jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, protest może zostać wniesiony w „postaci elektronicznej”, co zgodnie z rozumieniem utrwalonym w doktrynie i orzecznictwie jest pojęciem szerokim i obejmuje wszelkie formy elektronicznego komunikowania się na odległość pozwalające na przekazywanie i odbieranie informacji i identyfikację ich autorów.
Art. 18 ust. 2 specustawy nie wprowadza dodatkowych wymagań technicznych oprócz zastrzeżenia, żeby postać elektroniczna nadawała się do utrwalenia na trwałym nośniku lub w systemie teleinformatycznym. Protest w postaci elektronicznej powinien więc zostać „podpisany” przez wnoszącego lub osobę upoważnioną do jego reprezentowania w taki sposób, żeby wiadomo było, kto go złożył.

Zachęcamy do zapoznania się z kanałem na YouTube NCBR News, gdzie znajdą Państwo filmy z udziałem Ekspertów NCBR, w których m.in. opowiadamy, jak przygotować i poprawnie złożyć protest.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Protest należy złożyć osobiście w kancelarii NCBR lub w sekretariacie Działu Rozwoju Kadry Naukowej (ul. Nowogrodzka 47a, 00-695 Warszawa) lub nadać w placówce pocztowej lub przez kuriera na ten sam adres. Protest jest wnoszony w formie pisemnej i musi zawierać: 

  • oznaczenie instytucji właściwej do rozpatrzenia protestu; 
  • oznaczenie wnioskodawcy; 
  • numer wniosku o dofinansowanie projektu; 
  • wskazanie kryteriów wyboru projektów, z których oceną wnioskodawca się nie zgadza, wraz z uzasadnieniem; 
  • wskazanie zarzutów o charakterze proceduralnym w zakresie przeprowadzonej oceny, jeżeli zdaniem wnioskodawcy naruszenia takie miały miejsce, wraz z uzasadnieniem; 
  • podpis wnioskodawcy lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania, z załączeniem oryginału lub kopii dokumentu poświadczającego umocowanie takiej osoby do reprezentowania wnioskodawcy.
  • W konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych: 

Odwołanie od decyzji Dyrektora Centrum w sprawie przyznania środków finansowych wysyłane jest pocztą.

 

Kwalifikowalność kosztów

Co mogę kupić w projekcie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

Koszt zakupu drobnego sprzętu, aparatury (niebędącej środkiem trwałym) rozliczane są w projekcie poprzez zakup. Natomiast koszt aparatury niezbędnej do prowadzenia prac badawczych (będącej środkiem trwałym) rozlicza się jedynie poprzez amortyzację/leasing/wynajem. 
Zachęcamy do zapoznania się z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów oraz z naszą aplikacją Asystent Budżetowy.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): 

Możliwości zakupów są omówione odrębnie w każdej dokumentacji konkursowej.

  • W konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Aparaturę, infrastrukturę informatyczną lub inne urządzenia (sprzęt), których wartość nie przekracza 500 000 zł, a zakup został zaplanowany i ujęty w wykazie aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń (sprzętu) służących celom badawczym wraz z merytorycznym uzasadnieniem. Ponadto należy wykazać, że jednostka nie dysponuje aparaturą/środkiem trwałym, który mógłby zostać użyty zamiennie. Beneficjent ma obowiązek weryfikacji możliwości rozliczenia w ramach projektu zakupu aparatury lub WNiP w oparciu o przepisy powszechnie obowiązujące oraz wewnętrzne regulaminy, w tym m.in. politykę rachunkowości. Jeżeli beneficjent, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, dokonuje odpisów amortyzacyjnych, w ramach projektu możliwe jest rozliczenie wyłącznie tych odpisów. Ponadto zakupy można rozliczać poprzez leasing lub wynajem.

Kogo i na jakie umowy mogę zatrudnić?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

Zatrudnianie pracowników związanych z prowadzeniem prac badawczych dopuszczalne jest na umowę o pracę, umowę zlecenia oraz umowę o dzieło. 
Osoby współpracujące jako B2B nie stanowią personelu projektu i do ich wyboru potrzebne jest zastosowanie rozeznania rynku lub zasady konkurencyjności (dla zamówień powyżej 50 tys. zł). Koszt takiego pracownika powinien być zakwalifikowany do kategorii budżetowej -  podwykonawstwo.
Zachęcamy do zapoznania się z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów oraz z naszą aplikacją Asystent Budżetowy.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): 

Forma zatrudnienia pracowników do realizacji prac w projekcie musi być zgodna z Kodeksem pracy lub Kodeksem cywilnym.

  • W konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Zatrudnianie pracowników związanych z prowadzeniem prac badawczych dopuszczalne jest na umowę o pracę, umowę zlecenia oraz umowę o dzieło. 

Czy mogę zlecić usługi pomocnicze?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR), w konkursach międzynarodowych i konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Tak, koszty usług obcych o charakterze pomocniczym, które są niezbędne do realizacji projektu są kosztem kwalifikowalnym.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Nie przewiduje się takiej kategorii kosztów.

Czy mogę wynająć laboratorium?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR), w konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych:
  • Jeżeli wynajmujemy od kogoś wyposażone w sprzęt badawczy laboratorium wraz z jego pracownikami (czyli klasyczne zlecenie usługi badawczej) to należy to rozliczać w kategorii E (podwykonawstwo);
  • Jeżeli wynajmujemy od kogoś wyposażone w sprzęt badawczy laboratorium i wprowadzamy tam naszych pracowników (żeby robili badania) to koszty wynajmu wyposażonego laboratorium należy rozliczać w kategorii E (podwykonawstwo) –  są to koszty zasobów udostępnionych przez strony trzecie;
  • Jeżeli wynajmujemy powierzchnię laboratoryjną (bez sprzętu badawczego – tzn. przystosowaną na wstawienia aparatury badawczej, bo ma wyciągi, wypuszczone za ścian rurki z gazami laboratoryjnymi, odpowiednią wytrzymałość stropów, odpowiednią czystość itp., itd.) to rozliczamy to w kategorii Op – Pozostałe koszty bezpośrednie (jako wynajem powierzchni laboratoryjnej).
  • Jeżeli wynajmujemy zwykłą powierzchnię biurową – to jest to kategoria O (koszty pośrednie).
Czy mogę wynająć biuro?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój, w konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Tak, koszty biura są wliczone w koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

Czym jest amortyzacja?

Amortyzacja (odpisy umorzeniowe/amortyzacyjne) to odpowiednik pieniężny zużycia środków trwałych oraz Wartości Niematerialnych i Prawych (WNiP) wywołany jego zużyciem fizycznym – powstałym wskutek eksploatacji oraz ekonomicznym (moralnym) – będącym wynikiem postępu technicznego, związanego z możliwością uzyskania na rynku np. nowoczesnych maszyn, urządzeń bardziej wydajnych, tańszych w eksploatacji, pozwalających uzyskać produkty lepszej jakości. Ta utrata wartości jest przenoszona na wartość produktów wytworzonych przy wykorzystaniu amortyzowanego majątku trwałego. Amortyzacja jest to rodzaj kosztu, który nie stanowi wydatku pieniężnego. Koszty te obejmują odpisy z tytułu systematycznego i planowanego rozłożenia wartości początkowej zarówno środków trwałych oraz Wartości Niematerialnych i Prawnych (z wyłączeniem wartości firmy). Amortyzacja jest obiektywnym wyrazem ponoszonych nakładów, które są potrzebne do wytworzenia towarów i usług.
W projekcie w przypadku np. amortyzacji budynków, gdy wykorzystywane są one także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania budynków w celu realizacji projektu objętego pomocą. Koszty kwalifikowalne związane z wydatkami w tym obszarze powinny być rozliczane w ramach kategorii Op – Pozostałe koszty bezpośrednie.

Czy w trakcie mogę projektu zmienić budżet?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Nie ma możliwości zwiększenia poziomu dofinansowania ani zwiększenia budżetu. Natomiast możliwe są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem, bez wpływu na zakres rzeczowy projektu. Nie są dopuszczalne przesunięcia kosztów pomiędzy kategoriami kosztów rozliczanymi stawką ryczałtową a pozostałymi kategoriami kosztów w ramach projektu. Opisane możliwości są uwzględnione w umowie o dofinansowanie.

Czy koszty w projekcie wpisuję netto/brutto?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR), w konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Kwoty wydatków powinny dotyczyć kwot netto (tj. bez VAT), w przypadku wnioskodawców, którzy mają możliwość odzyskania VAT albo kwot zawierających VAT w przypadku wnioskodawców, dla których VAT może być wydatkiem kwalifikowalnym. W odniesieniu do wynagrodzeń – wynagrodzenie podstawowe wraz z narzutami w proporcji odpowiadającej procentowi zaangażowania pracownika w projekcie.

Czym jest środek trwały?

Środek trwały musi być własnością lub też współwłasnością wnioskodawcy i musi zostać nabyty lub wytworzony we własnym zakresie. Ponadto składnik ten musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania. Co ważne, składnik, który uznaje się za środek trwały, musi mieć określony przewidywany okres użytkowania dłuższy niż 1 rok (a wartość początkowa musi przekraczać 10 000 zł netto). Musi być także wykorzystywany przez wnioskodawcę wyłącznie na cele firmowe, czyli na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Jak przygotować budżet w projekcie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR), w konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych:

W pierwszej kolejności należy posługiwać się Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów. Przewodnik kwalifikowalności kosztów to dokument konkursowy, z którego dowiesz się, jakie wydatki dofinansowujemy. Wskazuje również jak zaklasyfikować koszty na etapie przygotowania wniosku oraz jak je rozliczyć podczas realizacji projektu. 
Dodatkowo zachęcamy do zapoznania się z naszą aplikacją Asystent Budżetowy: dedykowaną dla Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. Asystent Budżetowy to aplikacja do łatwego weryfikowania rodzajów kosztów zaplanowanych w projektach finansowanych ze środków Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. 

Pytania i odpowiedzi dotyczące szczegółowych kwestii finansowych w projektach realizowanych ramach PO IR 

Jeśli jesteś beneficjentem Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój i realizujesz projekty w ramach PO IR, z pewnością zainteresują Cię odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące kwestii finansowych realizowanych zadań.

Lista najczęściej zadawanych pytań zgłoszonych przez beneficjentów konkursów PO IR i odpowiedzi dotyczących kwestii finansowych realizowanych zadań 

 

Zasada konkurencyjności

Kiedy stosuje się zasadę konkurencyjności, a kiedy rozeznanie rynku?

W przypadku wydatków o wartości poniżej kwoty 20 tys. zł netto możliwe jest stosowanie wewnętrznej procedury dotyczącej udzielania zamówień opracowanej przez beneficjenta w postaci np. instrukcji, regulaminów wraz ze wskazaniem poszczególnych czynności i stanowisk odpowiedzialnych 
za ich realizację, pod warunkiem, że zapewnia ona ponoszenie wydatku w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie, dokonuje się rozeznania rynku w celu potwierdzenia, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa zgodnie z sekcją 6.5.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020.
W przypadku zamówień o wartości powyżej 50 tys. zł stosuje się zasadę konkurencyjności zgodnie 
z sekcją 6.5.2 Wytycznych  w  zakresie  kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w tym poprzez upublicznienie zapytania ofertowego w „Bazie konkurencyjności Funduszy Europejskich". Szczegółowe informacje na temat rejestracji i dodawania ogłoszeń w Bazie konkurencyjności znajdują się w instrukcjach zamieszczonych na stronie nowej Bazy konkurencyjności 2021
Należy pamiętać, że zgodnie z podrozdziałem 6.5. pkt 10 Wytycznych „Podstawą ustalenia wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień, o których mowa w pkt 7 lit. g. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu 
lub w notatce z szacowania). 
Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):

  • usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa),
  • możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
  • możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części.

Zachęcamy do zapoznania się z kanałem na YouTube NCBR News, gdzie znajdą Państwo filmy z udziałem Ekspertów NCBR, w których opowiadamy o stosowaniu zasady konkurencyjności w projektach B+R. 

Zapraszamy też do zapoznania się z prezentacją dotyczącą udzielania zamówień w projektach dofinansowanych ze środków UE. 

Jak należy opisać przedmiot zamówienia w ramach zasady konkurencyjności?

Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia,  opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to  doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się stosowanie takich odniesień, jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób zgodnie ze zdaniem pierwszym. Takim odniesieniom muszą towarzyszyć słowa „lub równoważne”. W przypadku gdy zamawiający korzysta z możliwości zastosowania takich odniesień, nie może on odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli wykonawca udowodni w swojej ofercie, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym. 

Zachęcamy do zapoznania się z kanałem na YouTube NCBR News, gdzie znajdą Państwo filmy z udziałem Ekspertów NCBR, w których opowiadamy o stosowaniu zasady konkurencyjności w projektach B+R. 

Zapraszamy też do zapoznania się z prezentacją dotyczącą udzielania zamówień w projektach dofinansowanych ze środków UE. 

Jakie terminy na publikację ogłoszenia obowiązują w ramach zasady konkurencyjności?

W przypadku podmiotów niezobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli wartość zamówienia jest wyższa niż 50 tys. zł netto i jednocześnie nie przekracza 214 tys. euro netto, to czas publikacji wynosi minimum 7 dni, liczonych od dnia następującego po dniu publikacji ogłoszenia.
Jeśli wartość zamówienia przekracza 214 tys. euro netto, to termin na składanie ofert wynosi minimum 30 dni, licząc od dnia następującego po dniu publikacji zapytania ofertowego.

Czy zatrudniając osoby do projektu, należy udzielić zamówienia zgodnie z procedurami konkurencyjnymi?

Możliwość niestosowania procedur związanych z rozeznaniem rynku lub zasadą konkurencyjności zachodzi w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę, lub gdy we wniosku o dofinansowanie projektu wnioskodawca/beneficjent wprost wskaże osobę/y fizyczne (z imienia i nazwiska) do realizacji usług B+R wraz z wymaganymi kwalifikacjami, pozwalającymi na przeprowadzenie prac B+R zaplanowanych w projekcie. W pozostałych przypadkach należy udzielić zamówienia zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Co dzieje się, jeśli przy udzielaniu zamówienia w trybie rozeznania rynku lub zasady konkurencyjności wystąpią nieprawidłowości?

Na zamówienie nakładana jest wtedy korekta finansowa. Zachęcamy do zapoznania się z komunikatem oraz Rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 22 czerwca 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień.

Kiedy nie muszę stosować zasady konkurencyjności?

Możliwość niestosowania procedur związanych z rozeznaniem rynku lub zasadą konkurencyjności zachodzi wyłącznie w sytuacjach opisanych w katalogu zwolnień z podrozdziału 6.5 pkt 6 i 7 Wytycznych  w  zakresie  kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020 z 22 sierpnia 2019 r.

 

Umowa o dofinansowanie

Jestem na liście rankingowej. Kiedy podpiszę umowę o dofinansowanie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Po opublikowaniu Informacji o wynikach konkursu, wnioskodawca dostarcza dokumenty niezbędne do zawarcia umowy za pomocą systemu informatycznego NCBR. Powinien to zrobić w terminie 
7 dni kalendarzowych od daty wezwania w systemie informatycznym (które następuje zwykle w pierwszym tygodniu od opublikowania listy rankingowej). Jeżeli dokumenty niezbędne do zawarcia umowy przesłane w wersji elektronicznej są poprawne, wnioskodawca dostarcza do NCBR umowę oraz wymagane dokumenty w wersji papierowej. Wnioskodawca na ich dostarczenie ma 5 dni kalendarzowych od dnia, w którym przekazano mu informację w systemie informatycznym NCBR o zatwierdzeniu ich wersji elektronicznej (ww. 7 i 5 dni są ruchome tzn. mogą ulegać zmianie w zależności od konkursu). Jeśli wnioskodawca nie dostarczy dokumentów zgodnie z wezwaniem, NCBR może odstąpić od zawarcia umowy o dofinansowanie projektu bez dalszych wezwań.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): 

Warunkiem zawarcia umowy jest przedłożenie załączników do umowy sporządzonych zgodnie z aktualnym wzorem umowy zamieszczonej na stronie NCBR w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania pisma z informacją dotyczącą wyników oceny merytorycznej.

  • W konkursach międzynarodowych i w konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Daty dostarczenia odpowiednich dokumentów potrzebnych do podpisania umowy są umieszczone w regulaminie konkursu. W większości konkursów jest to 7 dni, ale np. dla konkursu TECHMATSTRATEG ten termin to 30 dni.

Jakich dokumentów potrzebuję do podpisania umowy?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):
  • wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami,
  • budżet projektu,
  • weksel in blanco opatrzony klauzulą „nie na zlecenie” oraz deklaracja wekslowa (jeżeli dotyczy),
  • kopia dokumentu potwierdzającego umocowanie przedstawiciela beneficjenta do działania w jego imieniu i na jego rzecz (pełnomocnictwo, inne), 
  • oświadczenie wnioskodawcy dotyczące złożenia wniosku o dofinansowanie za pośrednictwem systemu informatycznego NCBR (oryginał),
  • wypełniony formularz „Analiza zgodności projektu z polityką ochrony środowiska”,
  • oświadczenie o spełnianiu kryteriów MŚP,
  • oświadczenie wnioskodawcy potwierdzające, że dokumenty dołączone w systemie informatycznym NCBR są zgodne ze stanem faktycznym,
  • zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej (jeśli dotyczy).

Lista załączników może zostać rozszerzona w zależności od specyfiki danego Projektu.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): 

Najczęściej wymagane są: 

  • oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług,
  • harmonogram płatności,
  • umowa partnerska (jeśli dotyczy),
  • oraz dokumenty specyficzne dla projektu. 
  • W konkursach międzynarodowych:
  • umowa o współpracy między partnerami konsorcjum międzynarodowego,
  • dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela wnioskodawcy do działania w jego imieniu i na jego rzecz,
  • umowa konsorcjum – brak określonego wzoru, dokument własny podmiotu,
  • formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie,
  • umowa spółki cywilnej,
  • oświadczenie współmałżonka przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną/współmałżonka wspólnika spółki cywilnej o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie przez współmałżonka zobowiązania w postaci zawarcia umowy o dofinansowanie – wzór określony w załączniku nr 5 do wykazu albo oświadczenie o niepozostawaniu w związku małżeńskim albo o pozostawaniu w rozdzielności majątkowej,
  • zgoda na przetwarzanie danych osobowych współmałżonka – wzór określony w załączniku nr 7 
  • do wykazu (w przypadku programów międzynarodowych z krajami spoza ue, treść oświadczenia wymaga skonsultowania z działem właściwym ds. prawnych oraz inspektorem ochrony danych osobowych),
  • oświadczenie o uzyskaniu zgody, pozytywnej opinii lub pozwolenia (zezwolenia) właściwej komisji bioetycznej, etycznej lub właściwego organu.
  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych:
  • umowa o utworzeniu konsorcjum,
  • dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela wnioskodawcy do działania w jego imieniu i na jego rzecz,
  • oświadczenie o zdolności do rzetelnego wydatkowania środków publicznych,
  • formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie,
  • formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis,
  • wszystkie zaświadczenia o pomocy de minimis, jakie wnioskodawca otrzymał w roku, w którym ubiega się o pomoc oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat albo oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w roku, w którym ubiega się o pomoc oraz w okresie 2 poprzedzających go lat,
  • oświadczenie woli dotyczące składania dokumentów/oświadczeń za pośrednictwem systemu LSI,
  • oświadczenie o uzyskaniu zgody, pozytywnej opinii lub pozwolenia (zezwolenia) właściwej komisji bioetycznej, etycznej lub właściwego organu.
Kto podpisuje umowę w imieniu przedsiębiorcy i uczelni?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Umowa musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wnioskodawcy zgodnie z KRS, CEIDG, Statutem, udzielonym Pełnomocnictwem itp. Stroną umowy z NCBR w przypadku konsorcjum jest Lider konsorcjum. 

Gdzie znajdę treść umowy?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Treść umowy znajduje się zawsze w dokumentacji konkursowej.

Z kim mogę się kontaktować w sprawie umowy?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Z wnioskodawcą kontaktuje się opiekun umowy, który po opublikowaniu listy rankingowej zostaje przypisany do danego projektu w systemie LSI. Jeśli nie ma modułu umów, to opiekun kontaktuje się mailowo na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER), w konkursach międzynarodowych i konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Opiekun umowy kontaktuje się mailowo na adres wskazany we wniosku o dofinansowanie.

Co mi grozi za zerwanie umowy z NCBR?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

W przypadku rozwiązania umowy, jeśli doszło do naruszeń ze strony beneficjenta, jest on zobowiązany do zwrotu całości lub części otrzymanego dofinansowania w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek bankowy beneficjenta do dnia ich zwrotu oraz wraz z odsetkami bankowymi narosłymi od dofinansowania przekazanego w formie zaliczki.

 

Opiekun

Kiedy dowiaduję się, kto jest moim opiekunem?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (POIR):

Informacja, kto będzie opiekunem Państwa projektu zostaje przekazana w wiadomości powitalnej w systemie SL2014. Taka wiadomość jest wysyłana do osoby wskazanej do kontaktu we wniosku o dofinansowanie.

  • W programach międzynarodowych: 

Beneficjent poznaje personalia opiekuna zaraz po publikacji listy rankingowej. Opiekun merytoryczny przesyła informacje o wynikach konkursu i prośbę o wypełnienie dodatkowych dokumentów, związanych z procesem podpisywania umowy o dofinansowanie. Opiekun finansowy jest wskazany tuż po podpisaniu umowy z NCBR.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER): 

Opiekun jest przypisywany do projektu zaraz po podpisaniu umowy i wprowadzeniu jej do systemu SL2014. Wówczas osoba wyznaczona na opiekuna projektu przekazuje za pośrednictwem modułu korespondencji w SL2014 dane kontaktowe do siebie i pakiet najważniejszych informacji i wskazówek.

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Po podpisaniu umowy z beneficjentem, opiekun projektu wysyła wiadomość mailową (tzw. „wiadomość powitalną”) do osoby wskazanej do kontaktu w treści umowy m.in. z danymi osoby do kontaktu po stronie NCBR  (opiekuna projektu). 

Jak wygląda procedura kontaktu z opiekunem?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Wraz z otrzymaniem informacji o personaliach opiekuna projektu, zostają przekazane dane teleadresowe jak nr telefonu i adres e-mail. Preferowaną formą kontaktu bezpośrednio z opiekunem Państwa projektu jest korespondencja w systemie SL2014 i ewentualna rozmowa telefoniczna. 

  • W programach międzynarodowych: 

Beneficjent kontaktuje się ze swoim opiekunem drogą e-mailową i telefoniczną.  Nie ma żadnych ograniczeń w kontaktach na linii beneficjent – opiekun.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): 

Kontakt prowadzony jest głównie na pośrednictwem modułu korespondencji w SL. Możliwy jest również kontakt telefoniczny. 

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych:

W związku z panującą pandemią koronawirusa rekomendujemy kontakt mailowy, ponieważ pracujemy w trybie mieszanym (praca stacjonarna/praca zdalna). 
Beneficjent ma możliwość zwrócenia się z prośbą o spotkanie w celu omówienia ważnych dla niego kwestii, które może się odbyć online.

W czym pomaga opiekun?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Głównym zadaniem opiekuna Państwa projektu jest bieżący kontakt z beneficjentem, szczególnie 
w  kwestiach związanych z: wszelkimi zmianami w projekcie, w tym zawieraniem aneksów do umowy, raportami z etapów projektów, wnioskami o płatność, w tym obsługa SL2014 w tym okresie, kwestie formalne związane ze zmianami w budżecie, harmonogramem płatności itp.

  • W programach międzynarodowych: 

W każdej sprawie związanej z realizacją projektu. Zwłaszcza na początkowym etapie zachęcamy do regularnego kontaktu z Państwa opiekunem. Szczegółowe kwestie finansowe rozwiązuje opiekun finansowy, który również jest znany beneficjentowi.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Opiekun przede wszystkim monitoruje prawidłową realizację projektu, a także weryfikuje wydatki rozliczane we wnioskach o płatność. Opiekuna można również określić mianem coacha. Pomaga bowiem nie tylko w kwestiach technicznych przy wypełnianiu wniosku, ale także przekazuje różnego rodzaju wskazówki pomocne w prawidłowej realizacji projektu tak, by decyzja po stronie beneficjenta był łatwiejsza.

  • W konkursach realizowanych ze środków krajowych:

Opiekun projektu przede wszystkim jest pierwszą osobą do kontaktu we wszelkich problemach/wątpliwościach. Jest osobą do której należy skierować pytanie w sytuacji braku odnalezienia przez beneficjenta odpowiedzi na swoje wątpliwości w dokumentacji konkursowej lub w Umowie o wykonanie i finansowanie projektu. Rolą opiekuna projektu jest wsparcie beneficjenta w prawidłowym realizowaniu projektu i jego prawidłowym rozliczeniu zgodnie z warunkami Umowy o wykonanie i finansowanie projektu.  
Do zadań opiekuna projektu należą m.in.: udzielanie odpowiedzi na pytania skierowane przez beneficjentów, weryfikacje składanych przez beneficjenta dokumentów m.in. wniosków o płatność, obsługa oceny Raportów okresowych oraz Raportu końcowego, a także wspieranie beneficjenta w ustanowieniu ścieżki postępowania np. w sytuacji nieokreślonej warunkami umowy tj. niemożliwej do przewidzenia na dzień podpisania umowy. 

Co zrobić, gdy opiekun nie odpisuje/odpowiada?

W przypadku braku kontaktu z opiekunem projektu prosimy o kontakt z Punktem Informacyjnym NCBR:
 Numer telefonu   tel.: 22 39 07 170 22 39 07 377
Adres mailowy    mail: info@ncbr.gov.pl

lub osobiście: Warszawa, ul. Nowogrodzka 47a.
 

 

Realizacja projektu

Jakie zmiany są dopuszczalne w projekcie?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

Zmiany w projekcie są możliwe w trakcie realizacji projektu. Wyróżniamy cztery rodzaje zmian w Państwa projekcie: 

  1. zmiany niewymagające aneksowania umowy, lecz wymagające poinformowania Instytucji Pośredniczącej (NCBR), są to np.: zmiana adresu i sposobu reprezentacji beneficjenta czy numery rachunków bankowych, 
  2. zmiany niewymagające aneksowania, lecz wymagające zgody Instytucji Pośredniczącej, są to np.: status prawno-organizacyjny beneficjenta, harmonogram płatności dotyczący przesunięcia środków pomiędzy latami, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin złożenia wniosku o płatność końcową czy terminy realizacji poszczególnych etapów projektu określonych we wniosku o dofinansowanie, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na ustalony w Umowie termin złożenia wniosku o płatność końcową, 
  3. zmiany niewymagające aneksowania, lecz wymagające poinformowania Instytucji Pośredniczącej najpóźniej w dniu złożenia kolejnego wniosku o płatność, są to np.: przesunięcie pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem bez wpływu na zakres rzeczowy projektu do 10% wartości kwoty danej kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie, przesunięcia środków wewnątrz kategorii kosztów kwalifikowalnych, określonych w budżecie projektu, zgodnych z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów czy dotycząca przekroczenia docelowej wartości skwantyfikowanych wskaźników realizacji projektu, 
  4. zmiany wymagające aneksowania, są to m.in.: przesunięcia środków pomiędzy kategoriami wydatków powyżej 25%, zmiana terminu kwalifikowania wydatków, zmniejszenie wartości wydatków kwalifikowalnych lub dofinansowania czy zmiany dotyczące wskaźników.

Zachęcamy, aby przed każdą zmianą w Państwa projekcie skontaktować się z opiekunem Państwa projektu celem omówienia zmian oraz sposobu ich wcielenia.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): 

Beneficjent może dokonywać zmian w projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia do NCBR nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu oraz przekazania zaktualizowanego wniosku i uzyskania akceptacji NCBR z zastrzeżeniami opisanymi we wzorze umowy o dofinansowanie.
Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego  są przesuwane środki, jak i do zadania, na które są przesuwane środki w stosunku 
do zatwierdzonego wniosku. Nie ma możliwości zwiększania budżetu projektu.
W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie powstałych w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zasady konkurencyjności, przekraczających 10% środków alokowanych na dane zadanie, mogą one być wykorzystane przez beneficjenta wyłącznie za pisemną zgodą Instytucji Pośredniczącej (NCBR). 

  • W konkursach międzynarodowych i realizowanych ze środków krajowych:

W większości konkursów możliwa jest zmiana: 

  1. dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów nieprzekraczających 10% kwoty w ramach kategorii (w niektórych konkursach 15%), 
  2. terminów realizacji poszczególnych zadań/etapów harmonogramu wykonania projektu nie więcej niż o 4 miesiące, przy niezmienionym terminie zakończenia realizacji projektu,
  3. dotycząca przesunięcia otrzymanych, niewykorzystanych środków między kolejnymi latami budżetowymi, o ile nie wpływają na ustalenia harmonogramu wykonania projektu i budżetu projektu,
  4. kwoty kosztów kwalifikowalnych zadania/etapu do którego dokonywane jest przesunięcie (+20%), przy zachowaniu dopuszczalnych poziomów intensywności pomocy publicznej, nie wymaga zmiany umowy w formie aneksu, lecz wymaga poinformowania NCBR.

Natomiast zmiana: 

​​​​​​nie wymaga zmiany umowy w formie aneksu, lecz wymaga zgody NCBR.Nie są dopuszczalne przesunięcia środków pomiędzy kategoriami wydatków rozliczanymi stawką ryczałtową a pozostałymi kategoriami wydatków w ramach projektu. 

  1. statusu prawno-organizacyjnego Lidera konsorcjum lub konsorcjanta, 
  2. harmonogramu płatności, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin zakończenia realizacji Projektu, 
  3. kierownika projektu

nie wymaga zmiany umowy w formie aneksu, lecz wymaga zgody NCBR. 
Nie są dopuszczalne przesunięcia środków pomiędzy kategoriami wydatków rozliczanymi stawką ryczałtową a pozostałymi kategoriami wydatków w ramach projektu.

Czy mogę wydłużyć etap?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Każdy przypadek wydłużenia etapu realizacji projektu jest uzależniony od indywidualnej decyzji NCBR i jest on poprzedzony analizą przeprowadzaną przez niezależnego eksperta NCBR.

Czy mogę wydłużyć projekt?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Każdy przypadek wydłużenia realizacji projektu jest uzależniony od indywidualnej decyzji NCBR i jest on poprzedzony analizą przeprowadzaną przez niezależnego eksperta NCBR.

Czy mogę zmienić pracownika w projekcie?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Możliwe są zmiany kadry zaangażowanej w realizację Państwa projektu. Należy pamiętać, że nowy pracownik powinien mieć co najmniej takie same kompetencje i doświadczenie jak pracownik za którego dokonywana jest zmiana.

Jak i kiedy składać wnioski o płatność?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Warunki dotyczące składania wniosku o dofinansowanie, zostały określone w §8 Umowy o dofinasowanie. Beneficjent jest zobowiązany do składania wniosków o płatność za pośrednictwem SL2014 w terminach określonych przez NCBR, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące licząc od dnia zawarcia Umowy.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Pierwszy wniosek o płatność należy złożyć po przesłaniu w systemie SL2014 harmonogramu płatności oraz jednocześnie w miesiącu wskazanym w zatwierdzonym przez Instytucję Pośredniczącą (NCBR) harmonogramie płatności. Kolejne wnioski o płatność należy składać poprawnie wskazując okres rozliczeniowy nie później niż 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego wskazanego we wniosku o płatność oraz jednocześnie w miesiącu wskazanym w zatwierdzonym przez Instytucję Pośredniczącą (NCBR) harmonogramie płatności. Ponadto został opracowany Poradnik dla beneficjentów realizujących projekty w ramach III Osi Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju.

  • W konkursach międzynarodowych i realizowanych ze środków krajowych:

Zgodnie z zapisami umowy, wniosek o płatność należy złożyć najpóźniej do 31 października danego roku kalendarzowego w formie papierowej.
NCBR weryfikuje wniosek o płatność w terminie 60 dni od dnia otrzymania poprawnego i kompletnego wniosku o płatność.
Dowodem poniesienia kosztu jest wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Wszystkie oryginały dokumentów księgowych dotyczące ponoszonych kosztów bezpośrednich muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z realizowanym projektem. W opisie dokumentu należy uwzględnić informacje takie jak: 

  • numer umowy, 
  • numer zadania realizowanego w projekcie, w ramach którego koszt został poniesiony, 
  • kwotę kwalifikowaną w odniesieniu do danego zadania,
  • kategorię kosztu.
Jakie dokumenty/sprawozdania przedkładam do NCBR w trakcie realizacji projektu?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Beneficjent zobowiązany jest do przedkładania dokumentów tj. dokumentów finansowych, dokumentów związanych ze zmianami w projekcie, aneksów, raportów z kamieni milowych czy raportów końcowych. W trakcie kontroli ze strony NCBR, wnioskodawca jest zobowiązany do okazania wszelkich dokumentów na żądanie NCBR.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Pierwszy wniosek o płatność może być wnioskiem wyłącznie sprawozdawczym, jeżeli łącznie: od rozpoczęcia realizacji projektu podjęto już działania, ale nie poniesiono jeszcze wydatków w projekcie (albo projekt jest rozliczany ryczałtem), nie chcesz wnioskować o pierwszą transzę dofinansowania. 
Drugi i kolejny wniosek o płatność są wnioskami wyłącznie sprawozdawczymi, jeżeli łącznie: w danym okresie sprawozdawczym nie poniesiono żadnych wydatków w projekcie/w projekcie rozliczanym ryczałtem nie jest rozliczana kwota ryczałtowa, beneficjent nie chce wnioskować o kolejną zaliczkę. Należy sprawdzić, czy uczestnicy projektu przystąpili już do projektu (otrzymali wsparcie). Jeżeli tak trzeba wypełnić formularz Monitorowanie uczestników i przesłać go wraz z wnioskiem o płatność.

  • W konkursach międzynarodowych i realizowanych ze środków krajowych:

W większości konkursów sprawozdania obejmują: 

  • Kopię sprawozdania przekazywana jest do NCBR niezwłocznie po złożeniu sprawozdania w Głównym Urzędzie Statystycznym. 
  • Informację nt. wartości wskaźników osiągniętych w danym roku kalendarzowym – składane w terminie 14 dni od zakończenia roku kalendarzowego. 
  • Raport okresowy – po każdych 12 miesiącach realizacji projektu, liczonych od rozpoczęcia okresu realizacji projektu, w terminie 30 dni od zakończenia danego okresu sprawozdawczego. 
  • Raport po zakończeniu realizacji części badawczej projektu (jeśli dotyczy). 
  • Raport końcowy - przekazywany w termie 60 dni po zakończeniu realizacji projektu. 
  • Raport z wdrożenia wyników projektu – składany w terminie 30 dni po upływie 3 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu. 
  • Raport ex-post - w terminie 30 dni po upływie 5 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu.
Czy mogę zmienić budżet projektu?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Beneficjent nie ma możliwości zwiększenia budżetu projektu w trakcie realizacji. Jeżeli budżet będzie mniejszy to wnioskodawca nie uwzględnia poszczególnych kosztów we wniosku o płatność oraz musi poinformować o tym fakcie opiekuna projektu.

Czy mogę zakończyć niezrealizowany projekt?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Istnieje możliwość zakończenia niezrealizowanego projektu. W zależności od okoliczności niezrealizowania projektu, które będą badane indywidualnie przez NCBR, wnioskodawca może zostać zobowiązany do zwrotu dofinasowania z odsetkami karno-skarbowymi lub projekt zostanie zakończony bez poniesienia przez wnioskodawcę dodatkowych kosztów. 

Czy mogę otrzymać zaliczkę zamiast refundacji kosztów?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Beneficjent może ubiegać się o zaliczkowanie realizowanego projektu. Łączna wartość dofinansowania w formie zaliczki nie może przekroczyć 95% całkowitej wysokości dofinansowania.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER):

Dofinansowanie jest wypłacane w formie zaliczki w wysokości określonej w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do umowy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dofinansowanie może być wypłacane jako zwrot wydatków poniesionych przez beneficjenta.

  • W konkursach międzynarodowych i realizowanych ze środków krajowych:

W większości konkursów dofinansowanie przekazywane jest beneficjentowi w transzach w formie zaliczek lub refundacji wypłacanych w wysokości określonej w Harmonogramie płatności. Wypłata dofinansowania nastąpi zgodnie z oceną analizy ryzyka przeprowadzoną przez NCBR, w formie: 

 

  • Standardowych zaliczek (zgodnie z zapisami Umowy §8 ust. 2 lub 3 w zależności czy umowa jest realizowana przez pojedynczy podmiot czy konsorcjum oraz Harmonogramem płatności).
  • Zmniejszonych zaliczek w kwotach ustalonych przez Centrum. 
  • Refundacji. 
  • Zaliczki po wniesieniu dodatkowego zabezpieczenia.

Beneficjent jest informowany o wynikach przeprowadzonej analizy ryzyka przez NCBR.

Ile czasu mija od podpisania umowy do otrzymania pierwszej transzy dofinansowania?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR):

Po podpisaniu Umowy o dofinansowanie, beneficjent może składać wniosek o zwrot poniesionych kosztów już po poniesieniu pierwszego kosztu (nie rzadziej niż raz na 3 miesiące licząc od dnia zawarcia Umowy). Otrzymanie pierwszej transzy dofinansowania w dużej mierze zależy od beneficjenta (termin złożenia wniosku) oraz poprawności i kompletności wniosku.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Po podpisaniu Umowy o dofinansowanie, pierwszy wniosek o płatność należy złożyć po przesłaniu w systemie SL2014 harmonogramu płatności oraz jednocześnie w miesiącu wskazanym w zatwierdzonym przez Instytucję Pośredniczącą (NCBR) harmonogramie płatności. Kolejne wnioski o płatność należy składać poprawnie wskazując okres rozliczeniowy, nie później niż 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego wskazanego we wniosku o płatność oraz jednocześnie w miesiącu wskazanym w zatwierdzonym przez IP harmonogramie płatności.

  • W konkursach międzynarodowych i realizowanych ze środków krajowych:

Dofinansowanie jest udzielane na podstawie Harmonogramu płatności będącego załącznikiem umowy. NCBR weryfikuje wniosek o płatność w terminie 60 dni od dnia otrzymania poprawnego i kompletnego wniosku o płatność.

 

Kontrola projektu

Jak wygląda kontrola?
  • W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (PO IR): 

NCBR realizuje co do zasady trzy rodzaje kontroli. Planową - jest to kontrola wynikająca z rocznego planu kontroli NCBR. Co roku zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli programów NCBR wybieramy próbę projektów do kontroli. Taka kontrola obejmuje wszystkie obszary realizacji projektu, zatem weryfikujemy: zakres finansowo-księgowy, sposób dokumentowania i rozliczania kosztów osobowych, sposób dokonywania zakupów w projekcie, w zależności od tego czy beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania ustawy Pzp, to weryfikujemy postępowania realizowane w ramach ustawy Pzp lub też zasadę konkurencyjności, rozeznanie rynku u tych beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do przestrzegania ustawy Prawo zamówień publicznych. Badamy również jak realizowane są działania informacyjno-promocyjne oraz w jaki sposób są przechowywane dokumenty, w jaki sposób beneficjent planuje archiwizować dokumentację projektową. W czynnościach kontrolnych bierze udział oprócz pracowników NCBR również ekspert merytoryczny, który ocenia zgodność stanu zaawansowania prac z założeniami umowy o dofinansowanie. O takiej kontroli beneficjenta informujemy pisemnie minimum pięć dni przed kontrolą. Oprócz kontroli planowych realizujemy również kontrole doraźne. Są to kontrole, które są inicjowane informacją o możliwości wystąpienia nieprawidłowości w projekcie. Źródłem takiej informacji mogą być doniesienia sygnalistów lub sygnały od innych jednostek publicznych biorących udział we wdrażaniu POIR, jak np. informacja z Instytucji Zarządzającej, czyli z Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej lub od organów ścigania. Wniosek o kontrolę doraźną może być również skierowany przez opiekuna projektu, który w toku weryfikacji wydatków lub sprawozdań uzna za konieczne sprawdzenie dokumentów w miejscu realizacji projektu. Kontrole doraźne różnią się tym od planowych, że nie ma obowiązku informowania beneficjenta z wyprzedzeniem o ich terminie. Natomiast zakres kontroli jest ograniczony bezpośrednio do zweryfikowania konkretnego sygnału dotyczącego potencjalnej nieprawidłowości. Kolejnym rodzajem kontroli jest kontrola trwałości. Jest to kontrola prowadzona po zakończeniu realizacji projektu. Za zakończony rozumiemy taki projekt, którego faktyczna realizacja zakończyła się, czyli beneficjent złożył wniosek o płatność końcową, raport końcowy oraz dodatkowo projekt taki musi zostać rozliczony przez NCBR, czyli ostatnia transza dofinansowania powinna zostać wypłacona beneficjentowi. W trakcie kontroli trwałości sprawdzamy, czy beneficjent utrzymał osiągnięte w trakcie realizacji projektu cele oraz na jakim poziomie zostały osiągnięte rezultaty projektu. Weryfikacji podlegają zakupione środki trwałe, jeśli takowe były oraz weryfikowany jest stopień osiągnięcia wskaźników. Badane jest również występowanie dochodów w projekcie. Kontrole przeprowadzane są w terminach określonych w umowie tj. na trzy lub pięć lat po zakończeniu realizacji projektu. O takiej kontroli beneficjent jest informowany tak, jak przy planowej, czyli minimum pięć dni przed terminem kontroli. Przy czym każdorazowo staramy się, jeśli mamy taką możliwość, z dużo większym wyprzedzeniem informować o kontroli, aby dać więcej czasu do przygotowania zarówno sobie, jak i beneficjentowi.

Zachęcamy do zapoznania się z webinarami dotyczącym kontroli:

Szczegóły dotyczące kontroli i audytu znajdują się w Ustawie z dnia 11 lipca 2014r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2018 poz. 1431) w rozdziale 7 „Kontrola i audyt”.

  • W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER): 

Projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

  • Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym. Dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowanymi tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować w danym programie.
  • Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany.
  • Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. Taka kontrola prowadzona jest na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Można dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś wtedy proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.
  • Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu.
  • Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje.
  • Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.

W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, kontrolę prowadzi się u lidera projektu, który powinien zapewnić kontrolującym dostęp do całości dokumentacji projektowej.
Jednostka kontrolująca może również zadecydować o przeprowadzeniu czynności kontrolnych u partnera, w szczególności jeśli istnieje wątpliwość co do prawidłowości jego działań w projekcie.
Szczegółowe zasady dotyczące kontroli są  wykazane Wytycznych w zakresie kontroli w ramach Programu Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020. 

Jak się przygotować do kontroli?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Przede wszystkim trzeba pamiętać o precyzyjnym opisywaniu skanów dokumentów, czyli np. dokumenty do próby w nazwie powinny zawierać numer wniosku o płatność oraz numer pozycji, w której były rozliczane. Ważne też jest, aby przekazywane dokumenty były kompletne, czytelne i pozwalały w całości zweryfikować dany wydatek. Jeśli dokumenty, które nam Państwo przekazują będą kompletne, czytelne i w całości będą pozwalały zweryfikować dany wydatek, nie będzie konieczności tak częstych kontaktów i praca będzie przebiegała dużo sprawniej. Wszelkie oświadczenia, które beneficjenci przedkładają powinny być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania beneficjenta w sprawach dotyczących kontrolowanego projektu. Bardzo istotny jest również sprawny i efektywny kontakt z Państwem, więc w tym celu najlepiej jest wyznaczyć jedną osobę, która będzie koordynowała wszelkie działania związane z obsługą kontroli po stronie beneficjenta. Proszę również odpowiednio wcześniej informować o wszelkich utrudnieniach w przygotowaniu dokumentacji, wówczas my tak zaplanujemy pracę, żeby jak najlepiej wykorzystać czas przeznaczony na kontrolę.

Szczegóły dotyczące kontroli i audytu znajdują się w ustawie z dnia 11 lipca 2014r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2018 poz. 1431) w rozdziale 7 „Kontrola i audyt”.

Kiedy spodziewać się kontroli z NCBR?
  • We wszystkich konkursach NCBR:

Kontrole doraźne z natury są takie, że czasami wymagają od NCBR niezapowiedzianej wizyty, aby w sposób wiarygodny zweryfikować potencjalne nieprawidłowości. Termin kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta będzie wysłany pismem, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem.

Czy NCBR jest jedyną instytucją kontrolującą projekt?

Kontrole realizowane na podstawie odrębnych przepisów mogą być przeprowadzane bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. zwalczania Nadużyć Finansowych Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową Urząd Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Promocja

W jakim języku oznakować projekt?

Projekt powinien być oznakowany w języku polskim, chyba że będzie promowany np. na zagranicznej konferencji, wtedy może być oznakowany w języku angielskim.

Gdzie znajdę wzory do oznakowania sprzętu finansowanego z Funduszy Europejskich/programów międzynarodowych/krajowych?

Logotypy do pobrania znajdziesz w zakładce Kontakt → Dla mediów → Logotypy.

Czy aparatura/sprzęt zakupiony w projekcie musi być oznaczony np. naklejką?

Należy dołożyć starań, aby zakupiony sprzęt/wyposażenie/urządzenia zostały oznaczone naklejkami z obowiązkowym zestawieniem znaków właściwym dla danego programu.
Zachęcamy do zapoznania się z zasadami promocji projektów realizowanych w ramach:

  • Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR): 
Jakie są zasady promocji projektu?

Zasady promocji projektów realizowanych w ramach:

  • Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR): 

NCBR prowadzi promocję projektów zrealizowanych z sukcesem, w zakładce Sukcesy Beneficjentów na naszej stronie. Jeśli chcesz pochwalić się swoimi sukcesami, wypełnij ankietę dostępną tutaj.

 

Trwałość projektu

Czym jest trwałość projektu?
  • W konkursach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR):

Trwałość projektu oznacza czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji i wynosi 3 lata dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw i 5 lat dla przedsiębiorstw innych niż MŚP i jednostek naukowych.  

  • W konkursach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER):

Trwałość projektu to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji. Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek: 

  • Zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,   
  • Nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści, 
  • Nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń. 
  • W konkursach międzynarodowych i w konkursach finansowanych ze środków krajowych:

Trwałość projektu to okres, w którym założone cele projektu muszą zostać utrzymane, a projekt nie może być poddany zasadniczej modyfikacji. Minimalny okres trwałości to okres 5 lat od daty zakończenia projektu lub 3 lat od daty zakończenia projektu, gdy beneficjent posiada status MŚP, a projekt jest objęty zasadami pomocy publicznej. 

Jak długo trwa okres trwałości? Czy można go skrócić?
  • W konkursach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR):

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji i wynosi 3 lata dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw i 5 lat dla przedsiębiorstw innych niż MŚP i jednostek naukowych.  

  • W konkursach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER):

Standardowo wynosi on 5 lat. Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji. Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek: 

  • Zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu.
  • Nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści. 
  • Nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń. 
  • W konkursach międzynarodowych i w konkursach finansowanych ze środków krajowych:

Minimalny okres trwałości to okres 5 lat od daty zakończenia projektu lub 3 lat od daty zakończenia projektu, gdy beneficjent posiada status MŚP, a projekt jest objęty zasadami pomocy publicznej.  

Z kim się kontaktować w sprawie trwałości?

W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z naszym Punktem Informacyjnym:
Warszawa, ul. Nowogrodzka 47a.
Numer telefonu Tel.: 22 39 07 170, 22 39 07 377
Adres mailowy E-mail: info@ncbr.gov.pl

Jakie dokumenty/sprawozdania przedkładam do NCBR w okresie trwałości projektu?

Wzory dokumentów (sprawozdań z okresu trwałości) znajdują się w zakładce każdego programu/konkursu. Są to raporty składane raz do roku i poświadczające zadeklarowane wskaźniki będące rezultatem zrealizowanego projektu.  
W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z naszym Punktem Informacyjnym:
Warszawa, ul. Nowogrodzka 47a.
Numer telefonu Tel.: 22 39 07 170, 22 39 07 377
Adres mailowy E-mail: info@ncbr.gov.pl

 

Rozpowszechnianie wyników projektu

Co  rozumiane jest pod pojęciem „powszechna baza danych, zapewniająca swobodny dostęp do uzyskanych wyników badań”? Czy wystarczające jest umieszczenie danych na  stronie internetowej beneficjenta, czy też należy umieścić wyniki badań w innej bazie, a jeśli tak – to jakiej?

Umieszczenie danych na stronie internetowej nie jest wystarczające dla spełnienia warunku. Bazy, w których można zdeponować dane, pozyskane w ramach projektów, są właściwe dla branży/obszaru podejmowanych badań. Do beneficjenta należy wybór właściwej bazy, nie narzucamy konkretnych. Poniżej przykłady baz, niestanowiące katalogu zamkniętego: 

  • BLAST (Basic Local Alignment Search Tool),
  • European Nucleotide Archive (EMBL-EBI),
  • Gene (NCBI),
  • Protein Data Bank, 
  • Reactome,
  • UniProt, 
  • BacDive, 
  • Actor, 
  • iSpot.

Polską bazą danych, z której mozę skorzystać beneficjent, jest baza Otwarte Dane.

Warto pamiętać iż podstawowym elementem ułatwiającym wszystkim zainteresowanym odnalezienie danego zbioru danych jest odpowiedni ich opis za pomocą metadanych. Do opisu danych należy stosować przyjęte w danej dziedzinie konwencje nazewnicze – ułatwi to odnalezienie zbiorów dotyczących tych samych przedmiotów badań.

Co to znaczy „surowe dane badawcze”? Co oznacza sformułowanie „surowe”?

Są to dane, które nie podlegały lub podlegały w minimalnym stopniu przekształceniom, np. analizom statystycznym. W odróżnieniu od wyników surowe dane nie dają możliwości ich interpretacji bez podjęcia dodatkowych działań, np. odniesienia ich do standardów, wartości średnich dla populacji itd. Może to być np. sekwencja genetyczna białka, dane dotyczące jego struktury krystalograficznej itp.

Co rozumiane jest pod pojęciem „zostaną w całości rozpowszechnione”? Co dokładnie należy udostępnić i w jakim zakresie?

Sformułowanie „w całości” odnosi się do wszystkich danych, pozyskanych w ramach projektu. Sformułowanie to zostało użyte, aby nie dopuścić do sytuacji, w której Wnioskodawca opracowuje w projekcie np. kilka różnych produktów czy technologii, natomiast rozpowszechnia dane dotyczące tylko wybranych lub publikuje jedynie dane potwierdzające hipotezę, z odrzuceniem negatywnych wyników (tzw. cherry picking) lub w inny sposób decyduje się na udostępnienie danych niepełnych.

Co jest rozumiane pod pojęciem „bezpłatne oprogramowanie”?

Są to programy typu freeware, których można używać i rozpowszechniać za darmo bez uzyskania zgody autora (w odróżnieniu od shareware). Nie wolno ich jednak sprzedawać ani dokonywać w nich zmian.
Przykłady:

  • Skype,
  • Google Chrome, 
  • CPU-Z,
  • Anim8or.
Co to znaczy „oprogramowanie z licencją otwartego dostępu”?

 Jest to oprogramowanie z licencją Open Source​​​​​​1. Open Source jest oprogramowaniem, którego licencja pozwala na legalne i nieodpłatne kopiowane, zarówno kodu wynikowego, jak i źródłowego oraz na dowolne modyfikacje kodu źródłowego. Aby dany program został zakwalifikowany jako Open Source, musi spełnić następujące kryteria:

  • wolna redystrybucja,
  • otwarty kod źródłowy,
  • prace pochodne,
  • integralność kodów źródłowych autora,
  • nie dyskryminowanie osób lub grup,
  • nie dyskryminowanie pól zastosowań,
  • rozpowszechnianie licencji,
  • licencja nie musi być szczególna dla produktu,
  • licencja nie może wpływać na inne oprogramowanie.

Źródło: Encyklopedia Zarządzania online, hasło: Open Source.  

Przykłady publicznie dostępnych repozytoriów kodu źródłowego:

  • GitHub,
  • GitLab.

Przykłady oprogramowania:

  • GIMP,
  • Freshsales,
  • Ethereum,
  • LibreOffice,
  • VLC Media Player.

1 Licencje Open Source mają wiele podtypów. Wymienione kryteria różnią się w zależności od licencji typu Open Source, dlatego podano źródło definicji. Więcej informacji można znaleźć np. na stronie Choose an open source license.

Ekspert

Jak zostać ekspertem?

W kontekście współpracy z NCBR w opiniowaniu projektów ważne są dwa kroki:

  • Rejestracja w systemie InfoExpert - formularz rejestracji jest dotępny tutaj 
  • W przypadku chęci kontynuacji współpracy w ocenie wniosków w Programie Inteligentny Rozwój – wypełnienie formularza zgłoszeniowego w naborze kandydatów na ekspertów POIR (w związku z przepisami wynikającymi z tzw. ustawy wdrożeniowej).

Kandydatów na ekspertów chcących brać udział w ocenie projektów w Programie Inteligentny Rozwój, prosimy o postępowanie zgodnie z krokami opisanymi w ogłoszeniu o naborze kandydatów na ekspertów, to jest:

  1. wypełnienie elektronicznego formularza zgłoszeniowego dostępnego tutaj wraz z załączeniem wymaganych dokumentów (na etapie zgłoszenia wymagane są dokumenty potwierdzające wykształcenie, a dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe mogą być dostarczone później, na prośbę NCBR), 
  2. odbycie szkolenia antykorupcyjnego (3 moduły) dostępnego tutaj i przekazanie w ciągu 3 miesięcy certyfikatów ukończenia tych szkoleń na e-mail: eksperci-poir@ncbr.gov.pl 

Te dwie dodatkowe aktywności wynikają z konieczności uzyskania od Państwa dodatkowych informacji lub spełnienia dodatkowych wymogów. Jest to związane z dostosowaniem procesu naboru kandydatów na ekspertów do zasad określonych w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 oraz wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014–2020.

Z kim się kontaktować w sprawie rozliczeń ekspertów?

Prosimy o kontakt z Działem HR NCBR: hr@ncbr.gov.pl

Nie mogę się zalogować na konto eksperta. Z kim się kontaktować?

Prosimy o kontakt z Działem IT NCBR pod adresem: helpdesk@ncbr.gov.pl

Czy mogę poznać nazwiska ekspertów, którzy oceniali mój projekt?

W celu zapewnienia niezależności procesu oceny dane ekspertów oceniających poszczególne wnioski o dofinansowanie pozostają anonimowe. Zasada ta wynika z przepisów rangi ustawowej. Wprowadzona została w 2010 roku ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (art. 15 ust. 3 ustawy). Obecnie wynika z ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Art. 381 ust. 3 tej ustawy stanowi, że dane osobowe osób oceniających wnioski o przyznanie środków finansowych, o których mowa w ust. 1 [czyli m.in. wskazane w art. 365 pkt 11 tej ustawy środki finansowe na „zadania finansowane przez NCBiR”] nie podlegają ujawnieniu i nie stanowią informacji publicznej. Dlatego też z mocy prawa NCBR nie może udzielać informacji dotyczących osób oceniających wnioski o dofinansowanie w konkursie.

Czy można umówić się na spotkanie z ekspertami?

Nie umawiamy spotkań z ekspertami, natomiast zapraszamy na spotkania wirtualne z pracownikami Punktu Informacyjnego.

 

Inne instytucje

Gdzie znajdę listę instytucji podobnych do NCBR?
W jakiej instytucji uzyskam dofinansowanie na wkład własny?

Wkład własny wnoszony w formie pieniężnej może zostać poniesiony ze środków własnych, dokapitalizowania, kredytu czy pożyczki. NCBR nie wskazuje żadnej konkretnej instytucji czy podmiotu, który może udzielić kredytu / pożyczki / dokapitalizować Państwa firmę, natomiast informujemy, iż ze środków Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój Bank Gospodarstwa Krajowego posiada w swojej ofercie instrumenty finansowe wspomagające obszar dotyczący wkładu własnego. 

W jakiej instytucji uzyskam dofinansowanie na wdrożenie?

Wdrożenie, czyli wprowadzenie rezultatu projektu B+R na rynek, nie jest objęte wsparciem z NCBR, ale można wnioskować o wsparcie w innych instytucjach, które dysponują funduszami europejskimi właśnie na tę część realizacji projektu badawczo-rozwojowego. Są nimi PARP i BGK oraz Regionalne Programy Operacyjne (w zależności od regionu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza wnioskującego). 

W jakiej instytucji uzyskam dofinansowanie na inwestycję w przedsiębiorstwie?

Rekomendujemy kontakt z Punktami Informacyjnymi Funduszy Europejskich, które w swoich bazach posiadają kompleksową informację na ten temat.

Jaka instytucja jest nadrzędna dla NCBR?

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju jest agencją wykonawczą. W związku z pełnieniem roli Instytucji Pośredniczącej w ramach perspektywy finansowej 2014–2020, instytucją nadrzędną jest Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR).