Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno - technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200 poz. 1651) Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej uruchomiło Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP). Umożliwia ona przyjmowanie i obsługę dokumentów elektronicznych.

Dokumenty elektroniczne powinny być doręczane za pomocą ESP, dostępnej na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) pod adresem:
/4g447ytes7/skrytka
lub
http://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/pismo-ogolne-do-podmiotu-publicznego

Dodanie prostszego adresu ułatwi adresowanie korespondencji do MRiPS za pośrednictwem ePUAP.

Korzystanie z systemu możliwe jest po założeniu konta w systemie ePUAP z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP, wystawionego przez organ wskazany przez Ministra Administracji i Cyfryzacji.

Po złożeniu dokumentu elektronicznego Interesant otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Sposób korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej opisany został na stronie  http://epuap.gov.pl

W Elektronicznej Skrzynce Podawczej akceptowane są formaty dokumentów elektronicznych wymienione w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212 poz. 1766):

·  dokumenty tekstowe lub tekstowo – graficzne:

-  .rtf  (Rich Text Format), dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,

-  .pdf (Portable Dokument Format), dokumenty dla przeglądarki Adobe Reader,

-  .doc dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,

-  .odt (Open Document), dokumenty w formacie Open Office,

·   pliki graficzne:

-  .jpg (.jpeg),

-  .gif,

-  .tif (.tiff),

·  pliki skompresowane:

-  .zip format kompresji plików ZIP,

-  .rar format kompresji plików RAR.

W przypadku doręczania dokumentów elektronicznych na informatycznych nośnikach danych należy je dostarczyć w godzinach pracy (8.15 – 16.15) do Kancelarii Ogólnej MRiPS, ul. Nowogrodzka 1/3/5. Obowiązują formaty plików analogiczne do formatów akceptowalnych podczas korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Akceptowalnymi nośnikami danych są: pamięć masowa USB 1.1/2.0, płyta CD-RW, płyta DVD-RW. Ponadto należy pamiętać, aby informatyczny nośnik danych, na którym doręcza się dokument elektroniczny umożliwiał zapis Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej udziela odpowiedzi na korespondencję otrzymywaną pocztą elektroniczną, która spełnia następujące wymogi określone w art. 63 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeksu postępowania administracyjnego:
„Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.”

Oznacza to, że treść kierowanej korespondencji powinna zawierać co najmniej wskazanie:

• osoby (imienia i nazwiska), od której pochodzą,
• adresu (kodu pocztowego, miejscowości, ulicy i numeru domu),
• przedmiotu sprawy, której dotyczy.