Podróż służbowa, zwana potocznie delegacją, polega na tym, że pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której pracodawca ma siedzibę. Innymi słowy podróż służbowa to wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy w celu realizacji zadania służbowego.

Dla stwierdzenia czy dany wyjazd jest, czy nie jest dla pracownika podróżą służbową, kluczowe jest określenie miejsca pracy pracownika. Jest to jeden z obowiązkowych elementów umowy o pracę[1].

W zależności od rodzaju pracy może być to konkretny adres (jeżeli miejscem pracy będzie np. konkretny sklep czy biuro, w którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki), miejscowość lub inny obszar o pewnej powierzchni (gmina/województwo, jeżeli pracownik jest np. przedstawicielem handlowym). Jeżeli miejscem pracy byłaby Warszawa, podróżą służbową byłby dla pracownika wyjazd poza Warszawę, ale jeżeli jako miejsce pracy wyznaczone byłoby województwo mazowieckie, podróżą służbową byłby dopiero wyjazd poza granice tego województwa.

Pracownikowi w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą.

Wysokość i warunki ustalania należności za podróże służbowe dla pracowników zatrudnionych w jednostce  sfery budżetowej reguluje rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013 r. Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej[1].

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą we własnym zakresie ustalać warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze[2]:

• postanowień układu zbiorowego pracy,
• regulaminu wynagradzania,
• umowy o pracę.

Regulacje u danego pracodawcy mogą przewidywać inne warunki zwrotu należności niż wynikające z ww. rozporządzenia MRPiPS dot. sfery budżetowej. Nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej:

• na obszarze kraju oraz
• poza granicami kraju

w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej[3]. Aktualnie jest to 45 zł za dobę podróży służbowej.

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dot. należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, pracownikowi przysługują spoza sfery budżetowej przysługują należności odpowiednio zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia MRPiPS.

Na warunkach określonych w rozporządzeniu MRPiPS, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów,
2. dojazdów środkami komunikacji  miejscowej;
3.  noclegów;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z tytułu  podróży służbowej na obszarze kraju  pracownikowi  przysługuje:

1. dieta (45 zł).

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a)  mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b)  od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za  niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a)  do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b)  ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz
• w przypadku gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Dietę zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety;
• obiad - 50% diety;
•  kolacja - 25% diety;

2. zwrot kosztów przejazdu:

• publicznym środkiem transportu lub
•  samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy),

3. zwrot kosztów noclegu w wysokości określonej w rachunku (nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety);

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na:

• zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit,
•  zwrot w  formie ryczałtu w wysokości 150% diety, w przypadku nie przedstawienia rachunku i nie zapewnienia bezpłatnego noclegu,

4. ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

To 20% diety lub za zgodą pracodawcy zwrot udokumentowanych kosztów. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów;

5. w przypadku podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni, zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika i z powrotem; środek transportu określona pracodawca;
6. zwrot kosztów innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą, określonych lub uznanych przez pracodawcę, jeżeli zostały udokumentowane.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej. Wysokość zaliczki odpowiada wstępnej kalkulacji kosztów tej podróży.

Z tytułu  podróży służbowej poza granicami kraju  pracownikowi  przysługuje:

1. dieta w wysokości i walucie określonej dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia MRPiPS.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a)  do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b)  ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie  - 15% diety;
• obiad  - 30% diety;
• kolacja  - 30% diety.

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

2.  zwrot kosztów przejazdu:

• publicznym środkiem transportu lub
• samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy,

3. zwrot kosztów noclegów w wysokości wykazanej w rachunku, ale w granicach ustalonego limitu, który został określony w załączniku do rozporządzenia MRPiPS;

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. W przypadku, gdy pracownik nie przedstawi rachunku, jest uprawniony do ryczałtu w wysokości 25% limitu.

Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

4. ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu:

• z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego i morskiego - w wysokości  jednej diety w:

- miejscowości docelowej za granicą oraz

- w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu;

w przypadku ponoszenia kosztów wyłącznie w jedną stronę przysługuje 1/2 diety;

• środkami komunikacji miejscowej - w wysokości 10% diety.

Ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu nie przysługują, jeżeli :

• pracownik odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, lub
•  ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub 
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

5. zwrot, za zgodą pracodawcy, kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg (liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu), jeżeli:

• podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub
• gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie;

6. zwrot kosztów leczenia w razie choroby powstałej w czasie podróży, w tym niezbędnych leków;
7. zwrot kosztów udokumentowanych innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą, określonych lub uznanych przez pracodawcę.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Wysokość zaliczki odpowiada wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki w walucie obcej[1]. 

Pracownik rozlicza koszty podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia tej podróży

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli pracownik nie może przedstawić dokumentu, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach, które miały wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje się w:

- walucie otrzymanej zaliczki,

- walucie wymienialnej albo

- walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.