Ze strony MRPiPS w delegacji udział wzięli: Koordynator Projektu, Specjaliści ds. rozpowszechniania informacji oraz Specjalistki ds. treści merytorycznych. Ze strony KG OHP w spotkaniu uczestniczyli Kierownik Projektu oraz przedstawiciele Biura Komunikacji Elektronicznej – komórki organizacyjnej KG OHP, która odpowiada za funkcjonowanie i obsługę Zielonej Linii.

Głównym celem spotkania było omówienie zagadnień związanych z akcją informacyjną dotyczącą platformy „Working and living in Poland”, która będzie produktem projektu oraz uwag uzyskanych w ramach konsultacji zewnętrznych na temat schematu treści na projektowanej stronie internetowej.

Do głównych obszarów tematycznych wyodrębnionych w trakcie analizy otrzymanych uwag należą:

• tematy merytoryczne – wskazujące konkretne zagadnienia lub bloki informacyjne, które powinny zostać rozwinięte lub w ogóle znaleźć się na portalu;
• governance – uwagi dotyczące zarządzania portalem jako projektem, w tym odpowiedzialności za treści i ich aktualizację, mierniki i KPI portalu i call centre;
• UX i architektura informacji – dotyczące sposobu organizacji, nawigacji i prezentacji treści, a także dostępności cyfrowej;
• technologia i narzędzia – uwagi odnoszące się do konkretnych rozwiązań technicznych, systemów i narzędzi, takich jak chatbot, sztuczna inteligencja (AI), aplikacja mobilna, analityka oraz mechanizmy monitorowania;
• call centre – zagadnienia związane z funkcjonowaniem infolinii i pracą konsultantów, np. model eskalacji bot–człowiek, historia kontaktów, system CRM czy czas odpowiedzi;
• promocja i komunikacja zewnętrzna – obserwacje dotyczące docierania do grup docelowych z informacją o portalu i call centre, obejmujące m.in. kampanie informacyjne, kanały dystrybucji, języki komunikacji.

Omówiony został też przebieg prac wykonawcy usługi Inżyniera Kontraktu, która jest fundamentalna dla projektu, zależą od niej inne działania, w tym przeprowadzenie akcji informacyjnej.

Wykonawca przedstawił już dokumentację przygotowaną w ramach I i II etapu prac, m.in. założenia wielokanałowej platformy obsługi klienta oraz opracowaną dokumentacji przetargową na budowę i wdrożenie systemu. Przed Partnerem III etap działań z udziałem Inżyniera Kontraktu - ogłoszenie przetargu na dostarczenie wielokanałowej platformy obsługi klienta w zakresie systemu Contact Centre, serwisu internetowego i platformy e-learningowej.

Delegacja umożliwiła omówienie i uzgodnienie szeregu istotnych kwestii merytorycznych związanych z realizacją projektu, a także wypracowanie wspólnych rozwiązań w zakresie planowanych działań. Dzięki poczynionym ustaleniom możliwe będzie skuteczne wdrażanie kolejnych etapów projektu „Working and Living in Poland” – wielokanałowa platforma obsługi cudzoziemców.