Realizacja projektu

Raport końcowy

Wymogi w zakresie raportu końcowego beneficjentów projektów w Programie „Badania stosowane” wynikają z „Wytycznych dotyczących programów badawczych” dla Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 oraz umowy o dofinansowanie projektu.

Zgodnie z Wytycznymi:

Promotor Projektu przekazuje do Operatora Programu raport końcowy w języku angielskim 60 dni po zakończeniu realizacji projektu;
raport końcowy obejmuje część techniczną i część finansową;
w ramach końcowego raportu z projektu (część techniczna) Promotor Projektu jest zobowiązany do przesłania pełnej listy publikacji dotyczących wyników projektu;
jako załącznik do końcowego raportu z projektu (część finansowa) Promotor Projektu jest zobowiązany do przesłania proof of expenditure (jeśli dotyczy);
wszyscy partnerzy projektu otrzymują kopię raportu rocznego i raportu końcowego w chwili ich przesłania do Operatora Programu.

Raport końcowy wraz z pozostałymi wynikami prac jest przygotowywany i składany w imieniu konsorcjum przez Promotora Projektu wyłącznie poprzez system LSI, dostępny pod adresem: lsi.ncbr.gov.pl.

Wzory dokumentów dla projektów POLNOR, POLNOR CCS, IdeaLab:

1. raport końcowy - część techniczna

2. raport końcowy - część finansowa

3. oświadczenie - część techniczna

4. oświadczenie - część finansowa

Wzory dokumentów dla projektów SGS:

1. raport końcowy - część techniczna

2. raport końcowy - część finansowa

3. oświadczenie - część techniczna

4. oświadczenie - część finansowa

Oświadczenia podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby umocowanej do reprezentacji Promotora Projektu należy załączyć w LSI. W przypadku braku kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy załączyć w LSI skan odręcznie podpisanego oświadczenia, a jego oryginał przesłać tradycyjną pocztą do Operatora Programu.

Wydłużenie terminu na złożenie wniosku o wprowadzenie zmian – dodatkowe dofinansowanie

Operator Programu informuje o wydłużeniu terminu na złożenie wniosku o zmianę dotyczącą zwiększenia dofinansowania do 10 maja 2023 r., godz. 16:00 CET. Wnioski o zmianę są przyjmowane w sposób ciągły.

Wniosek o wprowadzenie zmian – dodatkowe dofinansowanie

W odpowiedzi na wyjątkowe wzrosty cen oraz bezprecedensową obecną sytuację gospodarczą Operator Programu (OP) informuje o możliwości zwiększenia dofinansowania dla zatwierdzonych projektów w konkursach: POLNOR, POLNOR CCS oraz IdeaLab.

Wniosek o zmianę dotyczący zwiększenia dofinansowania może zostać złożony, jeżeli na realizację projektu miały wpływ okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie składania wniosku o dofinansowanie. Ponadto, wniosek o zmianę może zostać złożony, jeżeli realizowany projekt ma zdolność zwiększania skali rezultatów.

Dodatkowe dofinansowanie może zostać przyznane wyłącznie Promotorom Projektów (PP) i Partnerom aktywnych projektów badawczych finansowanych w ramach konkursów POLNOR, POLNOR CCS i IdeaLab, którzy są organizacjami badawczymi. Przedsiębiorstwa nie mogą otrzymać dodatkowego dofinansowania.

Maksymalna kwota dofinansowania w PLN może zostać zwiększona o 7 % całkowitej przyznanej kwoty dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie projektu. Realizacja projektu może zostać przedłużona maksymalnie do 30 kwietnia 2024 r.

PP składa wniosek o zmianę w języku angielskim do OP wyłącznie poprzez system LSI, dostępny pod adresem: lsi.ncbr.gov.pl od 20 lutego 2023 r. Wniosek o zmianę o dodatkowe dofinansowanie można składać w sposób ciągły do 20 kwietnia 2023 r., godz. 16:00 CET.

Wniosek o dofinansowanie wraz z towarzyszącymi dokumentami podlega ocenie formalnej przeprowadzanej przez OP. Kompletny i poprawny wniosek o zmianę wraz z pozytywną oceną formalną poddawany jest następnie ocenie merytorycznej przez ekspertów zewnętrznych.

Po zaakceptowaniu wniosku o zmianę lub zatwierdzeniu przez OP wymaganych zmian we wniosku o zmianę, OP wydaje decyzję zmieniającą. Następnie podpisywany jest aneks do umowy o dofinansowanie projektu.

Zwracamy uwagę, że aneks do umowy o dofinansowanie projektu zawiera dodatkowo zapisy dotyczące rozszerzenia wskazanych w umowie praw, obowiązków, odpowiedzialności i zobowiązań PP oraz Partnerów projektu na okres 5 lat od daty zatwierdzenia raportu końcowego z programu oraz obowiązek PP do przesyłania wysokiej jakości zdjęć i filmów z fazy realizacji projektu na uruchomioną przez BMF platformę multimedialną Media Library.

Szczegółowe informacje znajdują się w „Guide for Project Promoters and Project Partners: submitting the amendment request for additional funds” oraz załącznikach do niego.

Materiały

Guide - amendment request for additional funds
Guide_-_amendment_request_for_additional_funds.pdf 0.23MB Annex 1 to the Guide - Template of the amendment request for additional funds
Annex_1_to_the_Guide_-_Template_of_the_amendment_request_for_additional_funds.docx 0.06MB Annex 2 to the Guide Assessment criteria
Annex_2_to_the_Guide_Assessment_criteria.pdf 0.14MB Annex 3 to the Guide Template of the amendment to a Project contract – aktualizacja 15.06.2023
Annex_3_to_the_Guide_Template_of_the_amendment_to_a_Project_contract_with_changes_in_par_9.docx 0.10MB Annex 4 to the Guide - Declaration
Annex_4_to_the_Guide_-_Declaration.docx 0.04MB Annex 5 to the Guide Information clause under Art. 13 and Art. 14 GDPR
Annex_5_to_the_Guide_Information_clause_under_Art_13_and_Art_14_GDPR.pdf 0.11MB

Implementation Guide

Materiały

Implementation Guide

Media Library

Biuro Mechanizmów Finansowych uruchomiło platformę multimedialną Media Library https://eealibrary.org/, której celem jest gromadzenie i dzielenie się zasobami multimedialnymi, tworzonymi przez państwa-beneficjentów oraz państwa-darczyńców Funduszy norweskich i EOG. Prosimy o zasilanie tej biblioteki zdjęciami i materiałami video z realizacji projektów.

Podręcznik użytkownika Media Library w języku polskim i angielskim znajduje się na stronie. Pomocna może być również poniżej załączona prezentacja i 20 minutes video training.

Po każdorazowym umieszczeniu materiałów w Media Library, prosimy o przekazanie takiej informacji do opiekuna merytorycznego w NCBR, a także o sprawozdanie łączne z tej aktywności w merytorycznym raporcie rocznym w pkt. D5.

Materiały

Prezentacja Media Library

Umowa o dofinansowanie projektu – Small Grant Scheme 2020 Call

Poniżej przedstawiamy wzory: umowy o dofinansowanie projektu oraz dokumentów, których dostarczenie jest niezbędne do podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Umowę zawiera Promotor Projektu, który odpowiada za realizację projektu zgodnie z umową.

Przygotowanie umowy będzie odbywać się za pośrednictwem systemu LSI. Dokumenty będą podlegały weryfikacji przez Operatora Programu. Po przekazaniu w systemie LSI informacji o zatwierdzeniu dokumentów umowa zostanie podpisana w postaci papierowej bądź elektronicznej z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego.

Umowę wraz z dokumentami niezbędnymi do zawarcia umowy należy złożyć w terminie wskazanym w decyzji w sprawie przyznania środków finansowych.

Materiały

Umowa o dofinansowanie Projektu – wzór

Umowa o dofinansowanie Projektu – wzór (tłumaczenie angielskie)

Oświadczenie woli dotyczące złożenia wniosku za pośrednictwem systemu informatycznego

Oświadczenie o uzyskaniu zgody, pozytywnej opinii lub pozwolenia (zezwolenia) właściwej komisji bioetycznej, etycznej lub właściwego organu

Weksel wraz z deklaracją wekslową

Umowa konsorcjum

Poniżej zamieszczamy wzór umowy konsorcjum, który może być wykorzystany przez beneficjentów realizujących projekty w ramach konkursów: POLNOR, POLNOR CCS i IdeaLab Call for Full Proposals. Wzór nie jest obligatoryjny i stanowi pomoc we właściwym ukształtowaniu stosunków prawnych łączących członków konsorcjów projektowych. Wzór został opracowany w porozumieniu z partnerem Programu ze strony Darczyńców – Research Council of Norway.

Partnership Agreement template for EEA Norway Grants

Coroczna sprawozdawczość

Wymogi w zakresie corocznej sprawozdawczości beneficjentów projektów w Programie „Badania stosowane” wynikają z Wytycznych dotyczące programów badawczych dla Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.

Zgodnie z Wytycznymi:

Promotor Projektu przekazuje do Operatora Programu roczny raport w języku angielskim z postępów naukowych (część techniczna) i finansowych (część finansowa) za poprzedni rok;
dla projektów, które ze względu na datę początkową trwały krócej niż 6 miesięcy w pierwszym roku sprawozdawczym, przedstawia się jedynie raporty finansowe i nie dokonuje się oceny postępu w badaniach naukowych;
wszyscy partnerzy projektu otrzymują kopię raportu rocznego i raportu końcowego w chwili

ich przesłania do Operatora Programu.

Raport roczny wraz z pozostałymi wynikami prac jest przygotowywany i składany w imieniu konsorcjum przez Promotora Projektu wyłącznie poprzez system LSI, dostępny pod adresem: lsi.ncbr.gov.pl. Raport roczny powinien zostać złożony w ciągu 60 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego.

Wzory dokumentów dla projektów POLNOR, POLNOR CCS, IdeaLab:

Wzory dokumentów dla projektów SGS:

Wniosek o płatność

Wzór wniosku o płatność

Wytyczne dotyczące programów badawczych

Guideline for Research Programmes. Rules for the establishment and implementation of programmes falling under the Programme Area “Research”

Wytyczne dotyczące programów badawczych. Zasady opracowywania i wdrażania programów w obszarze programowym „Badania” - tłumaczenie na język polski

Umowa o dofinansowanie projektu – IdeaLab Call for Full Proposals

Poniżej przedstawiamy wzory: umowy o dofinansowanie projektu oraz dokumentów, których dostarczenie jest niezbędne do podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Umowę w imieniu konsorcjum zawiera Promotor Projektu, który odpowiada za realizację projektu zgodnie z umową.

Przygotowanie umowy będzie odbywać się za pośrednictwem systemu LSI. Dokumenty będą podlegały weryfikacji przez Operatora Programu.

Po przekazaniu w systemie LSI informacji o zatwierdzeniu dokumentów należy je dostarczyć do Operatora Programu w wersji papierowej, podpisane przez osobę uprawnioną po stronie Promotora Projektu.

Umowę wraz z dokumentami niezbędnymi do zawarcia umowy należy złożyć w terminie wskazanym w decyzji w sprawie przyznania środków finansowych.