Organizatorem przedsięwzięcia był Departament Komunikacji Społecznej przy współudziale Centrum Szkolenia Wojsk Lądowych w Poznaniu i 14 Wojskowego Oddziału Gospodarczego w Poznaniu.

W spotkaniu łącznie wzięło udział 113 osób, a jego uczestnikami byli muzealnicy działający na rzecz zachowania dziedzictwa militarnego, żołnierze i pracownicy wojska – opiekunowie sal tradycji w jednostkach wojskowych oraz przedstawiciele grup rekonstrukcji historycznej.

W trakcie forum głos zabierali m.in.: dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej Sławomir Frątczak, radca podsekretarza stanu prof. dr. hab. Wojciecha Fałkowskiego Adam Gałkowski, dyrektor Departamentu Zezwoleń i Koncesji  MSWiA Krzysztof Falkowski oraz przedstawiciele Wojskowego Instytutu Techniki i Uzbrojenia, Wojskowego Instytutu Techniki Pancernej i Samochodowej, Muzeum Wojska Polskiego i Wielkopolskiego Muzeum Wojskowego Muzeum Narodowego w Poznaniu.

Zasady funkcjonowania muzeów o tematyce militarnej w oparciu o istniejące przepisy, wspieranie przez MON działalności muzealniczej i rekonstrukcyjnej, „Ceremoniał wojskowy SZRP” i możliwość udziału podmiotów społecznych w uroczystościach państwowych i wojskowych, zasady funkcjonowania sal tradycji w jednostkach wojskowych, pozbawianie bojowych cech użytkowych broni i innego uzbrojenia, kontrola nabywania i posiadania broni – te i inne zagadnienia były przedmiotem wystąpień.

Spotkanie pozwoliło na wymianę doświadczeń w prowadzeniu działalności muzealniczej bądź rekonstruktorskiej, stworzyło platformę do podejmowania wspólnych działań na rzecz zachowania dziedzictwa militarnego np. w postaci przygotowania i prowadzenia bazy artefaktów, o co apelował do uczestników dyrektor Sławomir Frątczak. Forum służyło również integracji środowiska wojskowego ze środowiskiem cywilnym, co w przyszłości może zaowocować realizacją wspólnych przedsięwzięć, wymianą informacji oraz wspieraniem się w dążeniu do zachowania dziedzictwa militarnego Polski.

Tematem, który wzbudzał największe dyskusje była zmiana dyrektywy Rady 91/477/EWG w sprawie nabywania i posiadania broni, podjęta przez Parlament Europejski i Radę, a dotycząca zaostrzenia przepisów odnoszących się do nabywania i posiadania broni. Udział przedstawicieli Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji pozwolił na zmniejszenie obaw o posiadane artefakty związanych z wprowadzeniem proponowanych przez Unię Europejską obostrzeń.

Uczestnicy przedsięwzięcia mogli się przekonać, jak wygląda trening kandydatów na żołnierzy zawodowych w oparciu o system szkolenia Śnieżnik i trenażery KTO Rosomak. Jedną z atrakcji, która dostarczyła wielu emocji była prezentacja filmu „Historia Roja, czyli w ziemi lepiej słychać”, połączona ze spotkaniem z reżyserem filmu Panem Jerzym Zalewskim. Film obejrzało również 200 elewów kształconych w Centrum Szkolenia Wojsk Lądowych w Poznaniu.