Wniosek mogą złożyć pracodawcy - zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne, takie jak jednostki samorządu terytorialnego, wojewódzkie i powiatowe urzędy pracy.  

Kluczowe warunki uczestnictwa to: 

• Prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku. 

• Zatrudnianie co najmniej 75% pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. 

• Objęcie projektem minimum 50% pracowników. 

• Utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90% określonego we wniosku stanu początkowego. 

• Utrzymanie wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego (przez cały okres jego trwania). 

• Brak pogorszenia warunków pracy i płacy pracowników objętych projektem. 

Zgodnie z regulaminem naboru na projekty pilotażowe pod nazwą „Skrócony czas pracy – to się dzieje!”, realizatorami projektu pilotażowego mogą być podmioty publiczne oraz podmioty prywatne. Realizator może złożyć tylko jeden wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego, który będzie realizował samodzielnie lub we współpracy tylko z jednym podmiotem współpracującym.

Należy podkreślić, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej będzie zawierać umowy wyłącznie z podmiotami posiadającymi osobowość prawną lub przynajmniej zdolność sądową. Wobec powyższego w przypadku podmiotów publicznych, takich jak jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego (np. szkoła, ośrodek pomocy społecznej, powiatowy urząd pracy, urząd gminy, starostwo, ośrodek kultury), umowy w ramach naboru będą podpisywane z jednostką samorządu terytorialnego, której dana jednostka organizacyjna podlega – tj. odpowiednio z gminą, miastem, powiatem lub województwem, będącą Realizatorem pilotażu. Podobnie wniosek o udział w naborze składa również Realizator - jednostka samorządu terytorialnego, której dana jednostka organizacyjna podlega – czyli odpowiednio gmina, miasto, powiat lub województwo.

Podsumowując jednostka samorządu terytorialnego może wziąć udział w naborze i złożyć jako Realizator tylko jeden wniosek dla wybranej jednostki podległej, w której testowany będzie model skróconego czasu pracy. Przy czym należy mieć na uwadze, że opis projektu pilotażowego ma jasno wskazywać, w której jednostce podległej testowany będzie skrócony czas pracy oraz zawierać informacje dotyczące liczby zatrudnionych w tej jednostce pracowników.

Nabór wniosków w formie elektronicznej rozpoczął się 14 sierpnia 2025 r. i potrwa do 15 września 2025 r. Lista projektów rekomendowanych do realizacji zostanie opublikowana nie później niż 15 października 2025 r. 

Wniosek należy złożyć elektronicznie poprzez udostępniony przez MRPiPS generator wniosków.  

Wymagane dokumenty to: 

• Wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego. 

• Projekt pilotażowy zawierający opis, cel, uzasadnienie, założenia, w tym planowane rezultaty, wskaźniki oraz sposoby ich pomiaru. 

• Wymagane oświadczenia, w tym m.in. o systematycznym i terminowym wypełnianiu ankiet, niezaleganiu z wypłatami dla pracowników, braku zaległości podatkowych i w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, niezaleganiu z opłacaniem innych danin publicznych, braku nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych oraz deklaracja współpracy z urzędem pracy (przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu - więcej w dalszej części).  

Należy pamiętać, że złożenie dokumentów nie jest równoznaczne z przyznaniem środków. 

Realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na trzy etapy: 

• I etap: Przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy – trwa od podpisania umowy i kończy się 31 grudnia 2025 r. 

• II etap: Testowanie wprowadzenia skróconego czasu pracy w środowisku pracy – zaczyna się 1 stycznia 2026 r. i trwa do 31 grudnia 2026 r. 

• III etap: Podsumowanie realizacji projektu pilotażowego – kończy się najpóźniej 15 maja 2027 r. (do tego czasu realizator projektu jest zobowiązany przekazać Ministrowi sprawozdanie końcowe oraz ankiety kwartalne pracodawcy i pracowników). 

Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych. Co ważne, koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych. 

W ramach projektu pilotażowego finansowane mogą być: 

• Koszty obsługi np. działania informacyjno-promocyjne, koszty związane z obsługą projektu, w tym: koordynowaniem, rekrutacją uczestników, monitorowaniem, oceną, rozliczaniem. Ważne! Koszty obsługi nie mogą przekroczyć 10% wartości złożonego projektu. 

• Koszty merytoryczne np. badania, analizy czy ekspertyzy dotyczące sposobu wdrożenia skróconego czasu pracy i oczekiwań pracowników oraz realizatora w tym zakresie, szkolenia dla pracowników związane z testowanym rozwiązaniem, finansowanie optymalizacji i automatyzacji procesów kluczowych dla możliwości skracania czasu pracy czy dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.  

Przez deklarowaną współpracę z urzędami pracy rozumie się przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu. Natomiast przez dotychczasową współpracę z urzędem pracy rozumie się np. zgłaszanie ofert pracy do bazy ofert pracy (ePraca), realizacja usług, instrumentów rynku pracy, form pomocy realizowanych przez urząd pracy, współpraca w zakresie Krajowego Funduszu Szkoleniowego lub w zakresie realizacji projektów EFS/EFS+. 

Oznacza to, że co najmniej 75% kadry podmiotu musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.  

W pilotażu wymagane jest utrzymanie zatrudnienia osób objętych pilotażem na poziomie nie niższym niż 90% określonego we wniosku stanu początkowego. Oznacza to, że w sytuacji, kiedy w trakcie realizacji pilotażu część pracowników objętych pilotażem odejdzie z pracy (np. przejdzie na emeryturę, zwolni się, przebywa na dłuższym zwolnieniu lekarskim), pracodawca może uzupełnić te miejsca i objąć pilotażem innych pracowników lub pozostać przy zmniejszonej liczbie pracowników testujących skrócony czas pracy, ale liczba tych pracowników nie może być mniejsza niż 90% wszystkich objętych pilotażem. 

Dokumenty, czyli wzór wniosku oraz wzór projektu pilotażowego w wersji elektronicznej, dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wraz z informacją o ogłoszeniu naboru pn. „Skrócony Czas Pracy – To Się Dzieje!” (http://www.gov.pl/rodzina/minister-rodziny-pracy-i-polityki-spolecznej-oglasza-nabor-na-projekty-pilotazowe-pod-nazwa-skrocony-czas-pracy--to-sie-dzieje) 

Pilotaż przewiduje testowanie różnych modeli skróconego czasu pracy. Może to być zmniejszenie liczby dni pracy w tygodniu, zmniejszenie liczby godzin pracy w poszczególne dni, zmniejszenie liczby godzin pracy poprzez dodatkowe dni wolne w miesiącu lub udzielanie dodatkowych dni wolnych w formie urlopu wypoczynkowego. Dopuszczalne są również inne modele dopasowane do specyfiki danego pracodawcy.  

 Obowiązki sprawozdawcze realizatora obejmują: 

• Wypełnianie ankiet przez pracodawcę i pracowników przed rozpoczęciem pilotażu, a następnie co kwartał w trakcie jego trwania. 

• Złożenie częściowego sprawozdania z wykorzystania środków Funduszu Pracy w danym roku budżetowym. 

• Po zakończeniu realizacji projektu, złożenie sprawozdania końcowego zawierającego informacje o zrealizowanych działaniach, wypracowanych rozwiązaniach, informację finansową z wykazem faktur oraz ewaluację projektu. 

Minister może również wezwać do udzielenia dodatkowych informacji, wyjaśnień lub dowodów do sprawozdania. 

Zaproponowany w regulaminie naboru sposób oceny wniosków oparty na koszykach ma na celu wybranie do dofinansowania projektów pilotażowych realizowanych przez pracodawców z różnych branż. Zależy nam, by warianty skrócenia czasu pracy zostały przetestowane w kilku sektorach i strukturach organizacyjnych. 

Projekty pilotażowe, które spełnią kryteria formalne określone w regulaminie naboru, zostaną przyporządkowane do jednego z 12 koszyków, wyodrębnionych według kryterium grup sekcji PKD (3 grupy) oraz wielkości zatrudnienia w podmiotach (4 grupy podmiotów), zgodnie z tabelą, przedstawiającą pulę miejsc w każdym z koszyków.  

Do dofinansowania zostaną rekomendowane projekty, które uzyskają najwyższą punktację w każdym z 12 koszyków, zgodnie z przedstawioną w tabeli pulą miejsc. W przypadku, gdy pula miejsc w danym koszyku nie zostanie wyczerpana, do dofinansowania rekomendowane zostaną projekty pilotażowe, które uzyskały największą liczbę punktów spośród wszystkich pozostałych projektów. 

Wnioski są oceniane przez Komisję do spraw oceny projektów pilotażowych za pomocą Karty oceny. Kryteria merytoryczne obejmują: 

• Odsetek pracowników podmiotu uczestniczących w pilotażu. 

• Spójność i racjonalność projektu pilotażowego. 

• Plan wdrożenia SCP, obejmujący zmiany organizacyjne i technologiczne usprawniające procesy stosowane w organizacji. 

• Wykorzystanie własnego wskaźnika/wskaźników monitorujących wydajność pracy w organizacji. 

Realizator projektu pilotażowego ma obowiązek niezwłocznego poinformowania Ministra o wszelkich istotnych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu pilotażowego. Dotyczy to także propozycji przeciwdziałania potencjalnym zagrożeniom w jego realizacji. Co oznacza termin “niezwłocznie”? Nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty powzięcia informacji o zaistnieniu wspomnianych okoliczności.  

W sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności mających wpływ na dalszą realizację pilotażu zgodnie ze złożonym w naborze wnioskiem oraz projektem pilotażowym istnieje możliwość podpisania aneksu umowy. 

Realizator projektu pilotażowego może w ramach środków otrzymanych na realizację pilotażu sfinansować koszty szkoleń dla pracowników.  

Jednocześnie w sytuacji, kiedy szkolenia organizuje i realizuje sam pracodawca w ramach własnych zasobów (np. szkolenie prowadzi menadżer czy kierownik dla swoich przełożonych), takie szkolenia nie będą mogły być finansowane w ramach projektu pilotażowego. 

Pracodawca jako realizator podejmuje decyzję, których pracowników obejmie projektem pilotażowym. Jednym z warunków realizacji projektu pilotażowego jest objęcie nim co najmniej 50% pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach. Jednocześnie spośród wszystkich osób zatrudnionych przez pracodawcę co najmniej 75% muszą stanowić osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.  

Wsparcie finansowe w ramach projektu pilotażowego udzielane jest w formie pomocy de minimis, pod warunkiem, że nie przekroczy dopuszczalnego pułapu pomocy de minimis, przez jednego przedsiębiorcę określonego w rozporządzeniu Komisji Europejskiej regulującym zasady udzielania pomocy de minimis obowiązującego na dzień udzielenia tej pomocy