Z dniem publikacji komunikatu przestaje obowiązywać komunikat GIIF z 19 czerwca 2018 roku dotyczący kursu e-learningowego „przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu” oraz wszystkie wcześniejsze komunikaty w zakresie obowiązku szkoleniowego.

Cel komunikatu

Komunikat przedstawia dobre praktyki oraz oczekiwania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) oraz Narodowego Banku Polskiego (NBP) (na potrzeby komunikatu dalej łącznie: „Organy kontroli”) dotyczące zapewnienia udziału osób, które wykonują obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML/CFT), w programach szkoleniowych z zakresu realizacji tych obowiązków, z uwzględnieniem tematyki ochrony danych osobowych.

Kogo dotyczy komunikat

Komunikat ma zastosowanie do instytucji obowiązanych wymienionych w art. 2 ust. 1 ustawy AML¹. 

Obowiązek szkoleniowy określony w art. 52 ustawy AML dotyczy nie tylko pracowników instytucji obowiązanych, którzy związani są z tymi instytucjami stosunkiem pracy, lecz wszystkich osób wykonujących obowiązki związane z AML/CFT. Obejmuje on m.in. osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, agentów, podmioty działające na zlecenie instytucji obowiązanej oraz innych współpracowników, którzy realizują czynności w obszarze AML/CFT. Obowiązek ten dotyczy również członków zarządu lub innego organu zarządzającego odpowiedzialnych za obszar AML. 

Aby zapewnić ciągłość wykonywania zadań związanych z AML/CFT oraz prawidłową ich realizację, istotne jest także, aby osoby, które zastępują pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie zadań w obszarze AML/CFT również brały udział w odpowiednich szkoleniach. 

Jednocześnie – w ramach dobrych praktyk – zarząd instytucji obowiązanej powinien dysponować pełną i bieżącą informacją na temat stanu realizacji obowiązku szkoleniowego zarówno w odniesieniu do własnych pracowników, jak i podmiotów zewnętrznych wykonujących obowiązki wynikające z ustawy AML. Wymagane jest, aby taki nadzór i raportowanie (np. poprzez AMLRO²) były częścią sprawozdawczości uwzględnianej podczas okresowych przeglądów lub posiedzeń organów zarządzających.

Instytucja obowiązana powinna dołożyć staranności, aby dobre praktyki, określone w  komunikacie, stosowane były również przez podmioty trzecie, którym powierzyła zadania do wykonywania w swoim imieniu. W przypadku korzystania z usług podmiotu trzeciego przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1-3 ustawy AML, lub powierzenia innemu podmiotowi stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz prowadzenia i dokumentowania wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji, o której mowa w art. 43 ust. 3 ustawy AML³, wypełnienie obowiązku szkoleniowego przez podmioty świadczące takie usługi, powinno być elementem umowy wiążącej instytucję obowiązaną z tymi podmiotami. 

Zapisy w umowie z takim podmiotem powinny zapewniać instytucji obowiązanej pełną kontrolę procesu szkoleniowego, w celu zapewnienia jego prawidłowego przebiegu. Co istotne, korzystanie z usług podmiotu trzeciego nie zwalnia instytucji obowiązanej z odpowiedzialności za stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. Ponadto instytucja obwiązana powinna w umowie zagwarantować sobie otrzymanie od podmiotu trzeciego dowodów potwierdzających przeszkolenie wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków związanych z AML/CFT w tym podmiocie, w tym zakres i częstotliwości szkoleń.

Osoby wykonujące obowiązki związane z AML/CFT w instytucjach obowiązanych muszą przejść odpowiednie szkolenia przed rozpoczęciem wykonywania czynności w tym obszarze. Instytucje obowiązane muszą być w stanie wykazać Organom kontroli, że powierzenie pracownikowi obowiązków w obszarze AML/CFT nastąpiło po jego przeszkoleniu.

Powierzenie wykonywania obowiązków dotyczących AML/CFT osobie, która nie została odpowiednio przeszkolona jest brakiem w realizacji obowiązku określonego w art. 52 ustawy AML i jest zagrożone karą administracyjną, zgodnie z art. 147 pkt 9 ustawy AML. 

Obowiązek określenia systemu szkoleń w procedurze wewnętrznej

Procedura wewnętrzna w zakresie AML/CFT powinna określać zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o  AML/CFT⁴ – z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności.

Zakres merytoryczny szkoleń

Artykuł 52 ustawy AML nakłada na każdą instytucję obowiązaną konieczność zapewnienia udziału osób wykonujących obowiązki związane z AML/CFT w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków, z uwzględnieniem tematyki  ochrony danych osobowych. Programy szkoleniowe powinny uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną oraz zapewniać aktualną wiedzę w zakresie realizacji obowiązków instytucji obowiązanej. 

Programy szkoleniowe powinny być nastawione przede wszystkim na aspekty praktyczne realizowanych obowiązków, w szczególności powinny pozwolić na zgodne z przepisami i sprawne realizowanie obowiązków, o których mowa w art. 74 ust. 1, art. 86 ust. 1 oraz art. 89 ust. 1 ustawy AML⁵, tj. m.in. rozpoznawanie odpowiednich sytuacji oraz zawiadamianie:

1. GIIF o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
2. GIIF o podejrzeniu, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu,
3. właściwego prokuratora o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że wartości majątkowe, będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku, pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwa skarbowego albo mają związek z  przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwem skarbowym.

Do instytucji obowiązanych, które są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, art. 52 ust. 1 ustawy AML stosuje się odpowiednio.

Szkolenia z zakresu AML/CFT, w jakich brali udział pracownicy danej instytucji obowiązanej w  poprzednim miejscu zatrudnienia, mogą być uznane za aktualne w obecnym miejscu pracy po odbyciu szkolenia uzupełniającego, uwzględniającego charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez aktualnego pracodawcę.

Sposób realizacji programów szkoleniowych

Wdrażane przez instytucje obowiązane programy szkoleniowe muszą być ciągłym procesem – a nie działaniem jednorazowym – który zapewni stały rozwój kompetencji osób realizujących obowiązki związane z AML/CFT. Tylko systematyczne podnoszenie kwalifikacji w tym zakresie wypełnia obowiązek ustawowy i stanowi podstawę skutecznej ochrony rynku przed nielegalnymi działaniami noszącymi znamiona czynów związanych z przestępstwem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Zawsze w przypadku istotnej zmiany stanu prawnego w zakresie AML/CFT, a także w razie zmian w charakterze lub rodzaju działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną, wymagane jest przeprowadzenie dodatkowego szkolenia. 

Forma programów szkoleniowych

Obowiązek szkoleniowy może zostać zrealizowany poprzez szkolenia wewnętrzne instytucji obowiązanej, jak i poprzez udział osób wykonujących zadania z obszaru AML/CFT w szkoleniach zewnętrznych. Kursy szkoleniowe mogą odbywać się stacjonarnie, jak też w formie online.

Publikacje, wytyczne i  komunikaty, udostępniane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, będące realizacją przez GIIF obowiązku udostępniania wiedzy i informacji z zakresu AML/CFT⁶, a także stanowiska i wytyczne UKNF i NBP są istotnym wsparciem edukacyjnym oraz narzędziem pomocniczym w podnoszeniu świadomości  w zakresie AML/CFT. Jednak z uwagi na ich ogólny lub selektywny charakter, samo zapoznanie się z nimi nie wystarcza do uznania przez Organy kontroli prawidłowej realizacji obowiązku określonego w art. 52 ustawy AML.

Co ważne samokształcenie nie jest realizacją obowiązku określonego w art. 52 ustawy AML, przy czym dotyczy to również zawodów prawniczych będących instytucjami obowiązanymi. Samokształcenie może jedynie być uzupełnieniem profesjonalnych szkoleń. 

Niedopuszczalne jest wzajemne szkolenie pracowników w  ramach tej samej instytucji obowiązanej, w której żadna z tych osób nie odbyła szkolenia zewnętrznego. 

Organy kontroli oczekują zatem weryfikacji przez instytucje obowiązane dotychczasowej praktyki wypełniania obowiązku wynikającego z art. 52 ustawy AML i niezwłocznego podjęcia kroków zmierzających do prawidłowej realizacji tego obowiązku.

Dokumentowanie udziału w programach szkoleniowych

Wypełnienie przez instytucje obowiązane obowiązku szkoleniowego musi być udokumentowane. Z dokumentów powinno jednoznacznie wynikać, kto, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo został przeszkolony. Dowodem udziału pracownika w szkoleniu, w przypadku szkoleń wewnętrznych, powinna być co najmniej lista obecności wraz z programem szkolenia zawierającym wszystkie wskazane informacje. W przypadku szkoleń zewnętrznych, dowodem udziału w szkoleniu może być np. certyfikat uczestnictwa oraz program szkolenia. Dobrą praktyką jest zakończenie szkolenia testem sprawdzającym wiedzę. 

Przy wyborze podmiotu oferującego szkolenie instytucja obowiązana powinna kierować się przede wszystkim doświadczeniem oraz uznaniem na rynku osób prowadzących te szkolenia. Szkolenia wewnętrzne mogą prowadzić jedynie osoby z odpowiednią wiedzą, potwierdzoną profesjonalnymi szkoleniami, oraz doświadczeniem zawodowym w zakresie AML/CFT. Dlatego uczestnictwo w szkoleniach i rzetelne ich udokumentowanie jest szczególnie ważne w przypadku osób, które prowadzą szkolenia wewnętrzne w instytucji obowiązanej. 

Rzetelne udokumentowanie udziału w szkoleniach (w tym ich programów szkoleniowych) jest szczególnie ważne w przypadku szkoleń wewnętrznych. Brak udokumentowania programów szkoleniowych jest brakiem w realizacji obowiązku określonego w art. 52 ustawy AML, który zagrożony jest karą administracyjną zgodnie z art. 147 pkt 9 ustawy AML. 

Szkolenia sprzed nowelizacji ustawy AML

Potwierdzenia wypełnienia obowiązku szkoleniowego poprzez udział w szkoleniu przed 2018 rokiem utraciły aktualność wraz z wejściem w życie ustawy AML 13 lipca 2018 roku. Dotyczy to także wszelkich zaświadczeń i certyfikatów potwierdzających ukończenie kursów i szkoleń. 

Instytucja obowiązana powinna każdorazowo, po istotnych zmianach w przepisach prawa krajowego lub unijnego z obszaru AML/CFT, którym podlega, organizować szkolenia uzupełniające uwzględniające te zmiany i odpowiednio je dokumentować. 

W związku z nowelizacją ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 30 marca 2021 r. oraz kolejnymi jej nowelizacjami, kurs e-learningowy „przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu”, organizowany przez GIIF do 2022 roku, nie potwierdza realizacji obowiązku szkoleniowego zgodnego z obecnym stanem prawnym⁷ i wymaga uzupełnienia.

 

---

¹Ustawa  z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2023 r. poz. 1124, ze. zm.).
²AMLRO - Anti-Money Laundering Reporting Officer – osoba odpowiedzialna za zgłaszanie podejrzanych transakcji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.
³Przypadki określone w art. 47 i 48 ustawy AML.
⁴Odpowiednio do art. 50 ust. 2 pkt 7 ustawy AML.
⁵Z uwagi na to, że art. 52 ustawy AML zawiera katalog otwarty obowiązków, jakie powinny być objęte szkoleniem w zakresie przekazywania zawiadomień, Organy kontroli rekomendują objęcie szkoleniami również obowiązków wynikających z art. 90 ustawy AML oraz w przypadku IO sektora bankowego i SKOK obowiązków wynikających z 106a ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe oraz z art. 16 ustawy z dnia 5 listopada 2009 r. o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych
⁶art. 12 ust. 1 pkt 11 ustawy AML.
⁷Procedura uzyskiwania informacji o ukończeniu kursu przez e-mail, opisana w Komunikacie GIIF dotyczącym kursu e-learningowego „przeciwdziałanie  praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu” już nie obowiązuje. W konsekwencji uczestnicy, którzy ukończyli kurs z wynikiem pozytywnym i uzyskali zaświadczenie, ale z różnych względów nie mogą go ponownie wydrukować z adresu e–mail,  podanego przy rejestracji do kursu, nie będą mogli uzyskać informacji o jego ukończeniu.