Archiwum Zakładowe Ministerstwa Finansów prowadzi rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, na podstawie których komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują dokumenty do archiwum. Jest to tak zwany inwentarz ciągły spisów zdawczo-odbiorczych, który zawiera datę przekazania akt do archiwum, nazwę departamentu, ilość pozycji spisu, ilość przekazanych jednostek aktowych oraz kategorię akt.

 

Ewidencję archiwaliów stanowią spisy zdawczo-odbiorcze podzielone na dwie kategorie akt A i B. W ramach każdej kategorii spisy grupowane są:

• według kolejności wpływów;
• według działów administracji rządowej;
• według Departamentów i Biur;
• według kategorii.

 

Ponadto, dostępne są również spisy akt niearchiwalnych, które za zgodą Archiwum Państwowego zostały zniszczone w minionych latach, oraz spisy dokumentacji archiwalnej przekazanej do Archiwum Akt Nowych.

 

Archiwum Zakładowe Ministerstwa Finansów posiada następujący zasób akt:

1. Akta własne Ministerstwa Finansów

kat. A –  950 mb z lat 1950-2019

kat. B – 3867 mb z lat 1950-2019

2. Zakład Obsługi Ministerstwa Finansów

 kat. B – 17,5 mb z lat 1951-2005

3. Państwowa Komisja Cen

kat. A – 64 mb z lat 1969-1982

kat. B – 1,3 mb z lat 1953-1982

4. Urząd Cen

kat. B – 2,4 mb z lat 1982-1985

5. Ośrodek Badawczo-Rozwojowy Informatyki Finansowej

kat. A – 0,3 mb z lat 1972-1984

6. Fundusz Rozwoju Rynku i Demonopolizacji Handlu

kat. B – 8 mb z lat 1990-1994

7. Instytut Finansów

kat. B – 3,1 mb z lat 1960-1999

8. Fundacja Rozwoju Systemu Finansowego

kat. B – 34 mb z lat 1992-1998 

9. Generalny Inspektorat Celny

 kat. B – 118 mb z lat 1994-2002

10. Główny Urząd Ceł

 kat. A – 0,8 mb z lat 1995-2002

 kat. B – 84,5 mb z lat 1947-2005

11. Kino „Skarb” (wcześniej kino „Niespodzianka”)

kat. B – 0,25 mb z lat 1956-1978

  (skrót kat. oznacza kategorię archiwalną akt)

  (skrót mb oznacza metry bieżące)

 

Udostępnianie i wypożyczanie akt z zasobów archiwum zakładowego określają następujące akty prawne: 

1. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217);
2. instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów, wprowadzona zarządzeniem nr 7 Ministra Finansów z dnia 21 stycznia 2016 r.

Dokumentację aktową przechowywaną w archiwum udostępnia się dla celów służbowych i naukowo-badawczych. Zasób archiwalny archiwum zakładowego służy przede wszystkim potrzebom Ministerstwa Finansów. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie, w tym w celach naukowo-badawczych i innych, konieczne jest zezwolenie Dyrektora Generalnego.

W pisemnym wniosku o udostępnienie dokumentacji aktowej należy podać w szczególności:

1. tytuł dokumentacji archiwalnej lub temat, którego ona dotyczy;
2. cel i przewidywany sposób wykorzystania dokumentacji archiwalnej;
3. nazwę jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej.

Udostępnienie akt odbywa się pod nadzorem pracownika archiwum w pomieszczeniu, gdzie stworzone są odpowiednie warunki do korzystania z akt. Archiwum zakładowe udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe, a nie pojedyncze dokumenty z nich wyjęte. Niedopuszczalne jest nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

Akta z zasobu archiwalnego są udostępniane, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.