Obowiązek CRU JSFP spoczywa na kierownikach jsfp w rozumieniu art. 53 u.f.p. To kierownik odpowiada za udostępnianie i aktualizację informacji o umowach, w tym za zgodność tych informacji ze stanem faktycznym i stanem prawnym oraz potwierdzenie, że zakres danych objętych obowiązkiem CRU JSFP stanowi informację publiczną i może zostać udostępniony w systemie CRU JSFP.

Kierownicy jsfp, każdy w zakresie swojej właściwości, są administratorami danych o umowach wprowadzonych lub udostępnionych w ramach systemu CRU JSFP, w szczególności ponoszą odpowiedzialność za zgodnie z przepisami prawa udostępnianie danych osobowych np. stron umowy, którymi są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Kierownicy jsfp nie muszą wykonywać samodzielnie czynności w systemie CRU JSFP. W imieniu kierowników JSFP czynności w systemie CRU JSFP mogą wykonywać użytkownicy, którym dostęp do konta danej jednostki potwierdzi użytkownik konta tej jsfp z rolą administratora.

Zgodnie z art. 34a u.f.p. obowiązek CRU JSFP dotyczy jsfp. Sektor tych jednostek wynika z treści art. 9 u.f.p.

Warto podkreślić, że sektor finansów publicznych nie obejmuje innych niż jsfp podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 u.f.p., tj. podmiotów, które korzystają ze środków publicznych i stosują ustawę o finansach publicznych w zakresie, w jakim w wykorzystują środki publiczne lub dysponują tymi środkami. Do grupy tych podmiotów należą m.in. podmioty wyłączone z zakresu art. 9 u.f.p., w tym:

• przedsiębiorstwa,
• instytuty badawcze, działające na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych,
• instytuty działające w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz,
• banki,
• spółki prawa handlowego, niezależnie od struktury udziałowej w tych spółkach.

Ustawodawca już w pierwotnym brzmieniu przepisów odnoszących się do obowiązku CRU JSFP założył bowiem, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie jsfp, a zatem wyłącznie tych podmiotów, które mieszczą się w art. 9 u.f.p.

Przykład:

Minister Finansów i Gospodarki sprawuje nadzór właścicielski nad Aplikacje Krytyczne Sp. z o.o., w której całość udziałów należy do Skarb Państwa - Ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Spółka ta otrzymuje dotacje na realizację zadań zleconych przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych . Dlatego zgodnie z art. 4 u.f.p. jest zobowiązana do stosowania przepisów tej ustawy w zakresie, w jakim wykorzystuje środki publiczne.

Warto jednak podkreślić, że nie należy ona do sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 u.f.p. Spółka ta bowiem jest spółką prawa handlowego, a te formy prawne podmiotów są wyłączone z zakresu art. 9 tej ustawy. Stąd spółki tej nie dotyczą przepisy ustawy o finansach publicznych odnoszące się do Centralnego Rejestru Umów JSFP.

Spółki prawa handlowego nie należą do jednostek tworzących sektor finansów publicznych w rozumieniu art. 9 u.f.p. A zatem nie dotyczy ich obowiązek CRU JSFP.

Z punku widzenia kwalifikacji do jsfp nie jest istotne, kto jest organem założycielskim takiej spółki, a także to jaka jest struktura podziału udziałów w takiej spółce.

Przykład:

Minister Finansów i Gospodarki sprawuje nadzór właścicielski nad Aplikacje Krytyczne Sp. z o.o., w której całość udziałów należy do Skarb Państwa - Ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Spółka ta otrzymuje dotacje na realizację zadań zleconych przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych . Dlatego zgodnie z art. 4 u.f.p. jest zobowiązana do stosowania przepisów tej ustawy w zakresie, w jakim wykorzystuje środki publiczne.

Warto jednak podkreślić, że nie należy ona do sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 u.f.p. Spółka ta bowiem jest spółką prawa handlowego, a te formy prawne podmiotów są wyłączone z zakresu art. 9 tej ustawy. Stąd spółki tej nie dotyczą przepisy ustawy o finansach publicznych odnoszące się do Centralnego Rejestru Umów JSFP.

Jeżeli szkoła:

• jest jsfp w rozumieniu art. 9 u.f.p. oraz
• jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z umów objętych obowiązkiem CRU JSFP,

to jest zobowiązana do udostępniania informacji o umowach w ramach systemu CRU JSFP.

Jeżeli jednak szkoła ta stosuje przepisy u.f.p. jako podmiot, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, to nie jest zobowiązana do realizacji obowiązku CRU JSFP.

Jeżeli dany Dom Pomocy Społecznej (DPS):

• jest jsfp w rozumieniu art. 9 u.f.p. oraz
• jest obciążany zobowiązaniami wynikającymi z umów objętych obowiązkiem CRU JSFP,

to jest zobowiązany do udostępniania informacji o umowach w ramach systemu CRU JSFP.

Jeżeli jednak dany DPS stosuje przepisy u.f.p. jako podmiot, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, to nie jest zobowiązany do realizacji obowiązku CRU JSFP.

Jeżeli placówka:

• jest jsfp w rozumieniu art. 9 u.f.p. oraz
• jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z umów objętych obowiązkiem CRU JSFP,

to jest zobowiązana do udostępniania informacji o umowach w ramach systemu CRU JSFP.

Jeżeli jednak placówka ta stosuje przepisy u.f.p. jako podmiot, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, to nie jest zobowiązana do realizacji obowiązku CRU JSFP.

W systemie CRU JSFP występuje:

• konto jednostki (konto jsfp),
• konto osoby fizycznej (konto imienne użytkownika).

W systemie CRU JSFP nie występując konta techniczne, ponieważ w systemie tym muszą być identyfikowalne czynności konkretnych użytkowników tego systemu. Wynika to z zakresu obowiązku CRU JSFP oraz przepisów prawa dotyczących konieczności zapewnienia rozliczalności użytkowników systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych.

W systemie CRU JSFP nie występując konta techniczne, ponieważ w systemie tym muszą być identyfikowalne czynności konkretnych użytkowników tego systemu. Wynika to z zakresu obowiązku CRU JSFP oraz przepisów prawa dotyczących konieczności zapewnienia rozliczalności użytkowników systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych.

Konto w systemie CRU JSFP powinna założyć każda jsfp:

• która zawiera umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP, które stanowią obciążenie danej jednostki lub
• na rzecz której inne podmioty zawierają umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP, lub
• która zapewnia obsługę organu władzy publicznej lub funduszu celowego i w ramach tych zadań zawiera umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP.

W ramach konta danej jednostki w systemie CRU JSFP powinny być udostępniane wyłącznie informacje o umowach, które dotyczą danej jednostki. Wynika to bowiem z zakresu odpowiedzialności nałożonej na kierowników jsfp.

Udostępnianie w ramach konta danej jsfp informacji o umowach dotyczących innych jsfp stanowi zaprzeczenie zgodności wpisu ze stanem faktycznym i stanem prawnym, a w konsekwencji nie stanowi realizacji obowiązku CRU JSFP.

O konto danej jsfp, objętej obowiązkiem CRU JSFP, może zawnioskować wyłącznie:

• kierownik tej jednostki albo
• reprezentant kierownika tej jednostki.  

O konto danej jednostki nie może wnioskować kierownik innej jednostki albo reprezentant kierownika innej jednostki.

W ramach obowiązku CRU JSFP nie jest istotna hierarchia jednostek względem siebie.

Przykład:

Jedną z jednostek podległych Ministrowi Finansów i Gospodarki jest Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF).

CIRF jest jednostką objętą obowiązkiem CRU JSFP. Zatem Dyrektor CIRF, jako kierownik jednostki, zobowiązany jest złożyć (osobiście lub przez reprezentanta) wniosek o kont w systemie CRU JSFP.

Każda jednostka, objęta obowiązkiem CRU JSFP, powinna działać w ramach własnego konto w systemie CRU JSFP.

W ramach konta danej jednostki w systemie CRU JSFP powinny być udostępniane wyłącznie informacje o umowach, które dotyczą danej jednostki. Wynika to bowiem z zakresu odpowiedzialności nałożonej na kierowników jsfp.

Udostępnianie w ramach konta danej jsfp informacji o umowach dotyczących innych jsfp stanowi zaprzeczenie zgodności wpisu ze stanem faktycznym i stanem prawnym, a w konsekwencji nie stanowi realizacji obowiązku CRU JSFP.

Przykład:

Plan finansowy Ministerstwa Finansów może zostać obciążony zobowiązaniami wynikającymi z umów zawieranych przez działających w imieniu Ministra Finansów i Gospodarki - na podstawie właściwych upoważnień:

1. pracowników ministerstwa lub
2. pracowników jednostek podległych lub nadzorowanych (np. Centrum Informatyki Resortu Finansów czy Izby Administracji Skarbowej), lub
3. pracowników innych podmiotów (np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej, Aplikacji Krytycznych sp. z o.o.).

W każdym takim przypadku informacje o takich umowach (tj. obciążających plan finansowy Ministerstwa Finansów) będą udostępniane w ramach konta Ministerstwa Finansów.

Niemniej jednak w przypadku, gdy umowa zawarta przez pracownika Ministerstwa Finansów obciąży plan finansowy CIRF (na podstawie właściwego upoważnienia dyrektora CRIF), to informacja o takiej umowie powinna być udostępniona w systemie CRU JSFP w ramach konta CIRF.

System CRU JSFP pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON. Zatem jeżeli obowiązkiem CRU JSFP są objęte i gmina, i urząd gminy, to jest możliwe założenie dwóch kont dla każdej z tych jednostek.

Jeżeli z przeprowadzonej analizy będzie wynikało, że umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP są zawierane wyłącznie w ramach jednej z tych jednostek, to wystarczy założyć konto tylko na tę jedną jednostkę.

Warto przy okazji podkreślić, że w ramach konta danej jednostki w systemie CRU JSFP powinny być udostępniane wyłącznie informacje o umowach, które dotyczą danej jednostki. Wynika to bowiem z zakresu odpowiedzialności nałożonej na kierowników jsfp.

Udostępnianie w ramach konta danej jsfp informacji o umowach dotyczących innych jsfp stanowi zaprzeczenie zgodności wpisu ze stanem faktycznym i stanem prawnym, a w konsekwencji nie stanowi realizacji obowiązku CRU JSFP.

Przykład:

Plan finansowy Ministerstwa Finansów może zostać obciążony zobowiązaniami wynikającymi z umów zawieranych przez działających w imieniu Ministra Finansów i Gospodarki - na podstawie właściwych upoważnień:

1. pracowników ministerstwa lub
2. pracowników jednostek podległych lub nadzorowanych (np. Centrum Informatyki Resortu Finansów czy Izby Administracji Skarbowej), lub
3. pracowników innych podmiotów (np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej, Aplikacji Krytycznych sp. z o.o.).

W każdym takim przypadku informacje o takich umowach (tj. obciążających plan finansowy Ministerstwa Finansów) będą udostępniane w ramach konta Ministerstwa Finansów.

Niemniej jednak w przypadku, gdy umowa zawarta przez pracownika Ministerstwa Finansów obciąży plan finansowy CIRF (na podstawie właściwego upoważnienia dyrektora CRIF), to informacja o takiej umowie powinna być udostępniona w systemie CRU JSFP w ramach konta CIRF.

System CRU JSFP pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON. Zatem jeżeli obowiązkiem CRU JSFP są objęte i powiat, i starostwo, to jest możliwe założenie dwóch kont dla każdej z tych jednostek.

Jeżeli z przeprowadzonej analizy będzie wynikało, że umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP są zawierane wyłącznie w ramach jednej z tych jednostek, to wystarczy założyć konto tylko na tę jedną jednostkę.

Warto przy okazji podkreślić, że w ramach konta danej jednostki w systemie CRU JSFP powinny być udostępniane wyłącznie informacje o umowach, które dotyczą danej jednostki. Wynika to bowiem z zakresu odpowiedzialności nałożonej na kierowników jsfp.

Udostępnianie w ramach konta danej jsfp informacji o umowach dotyczących innych jsfp stanowi zaprzeczenie zgodności wpisu ze stanem faktycznym i stanem prawnym, a w konsekwencji nie stanowi realizacji obowiązku CRU JSFP.

Przykład:

Plan finansowy Ministerstwa Finansów może zostać obciążony zobowiązaniami wynikającymi z umów zawieranych przez działających w imieniu Ministra Finansów i Gospodarki - na podstawie właściwych upoważnień:

1. pracowników ministerstwa lub
2. pracowników jednostek podległych lub nadzorowanych (np. Centrum Informatyki Resortu Finansów czy Izby Administracji Skarbowej), lub
3. pracowników innych podmiotów (np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej, Aplikacji Krytycznych sp. z o.o.).

W każdym takim przypadku informacje o takich umowach (tj. obciążających plan finansowy Ministerstwa Finansów) będą udostępniane w ramach konta Ministerstwa Finansów.

Niemniej jednak w przypadku, gdy umowa zawarta przez pracownika Ministerstwa Finansów obciąży plan finansowy CIRF (na podstawie właściwego upoważnienia dyrektora CRIF), to informacja o takiej umowie powinna być udostępniona w systemie CRU JSFP w ramach konta CIRF.

System CRU JSFP pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON. Zatem jeżeli obowiązkiem CRU JSFP są objęte i zespół szkół, i każda ze szkół działających w ramach tego samego zespołu szkół, to jest możliwe założenie kont dla każdej z tych jednostek.

Jeżeli z przeprowadzonej analizy będzie wynikało, że umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP są zawierane wyłącznie w ramach jednej z tych jednostek, to wystarczy założyć konto tylko na tę jedną jednostkę.

Warto przy okazji podkreślić, że w ramach konta danej jednostki w systemie CRU JSFP powinny być udostępniane wyłącznie informacje o umowach, które dotyczą danej jednostki. Wynika to bowiem z zakresu odpowiedzialności nałożonej na kierowników jsfp.

Udostępnianie w ramach konta danej jsfp informacji o umowach dotyczących innych jsfp stanowi zaprzeczenie zgodności wpisu ze stanem faktycznym i stanem prawnym, a w konsekwencji nie stanowi realizacji obowiązku CRU JSFP.

Przykład:

Plan finansowy Ministerstwa Finansów może zostać obciążony zobowiązaniami wynikającymi z umów zawieranych przez działających w imieniu Ministra Finansów i Gospodarki - na podstawie właściwych upoważnień:

1. pracowników ministerstwa lub
2. pracowników jednostek podległych lub nadzorowanych (np. Centrum Informatyki Resortu Finansów czy Izby Administracji Skarbowej), lub
3. pracowników innych podmiotów (np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej, Aplikacji Krytycznych sp. z o.o.).

W każdym takim przypadku informacje o takich umowach (tj. obciążających plan finansowy Ministerstwa Finansów) będą udostępniane w ramach konta Ministerstwa Finansów.

Niemniej jednak w przypadku, gdy umowa zawarta przez pracownika Ministerstwa Finansów obciąży plan finansowy CIRF (na podstawie właściwego upoważnienia dyrektora CRIF), to informacja o takiej umowie powinna być udostępniona w systemie CRU JSFP w ramach konta CIRF.

Jeżeli gmina zawiera umowy, z których zobowiązania obciążają plany finansowe różnych jsfp, to każda z tych jednostek zobowiązana jest posiadać konto w systemie CRU JSFP, aby w jego ramach wykazywać tę część umowy zawartej przez gminę, która obciąży daną jednostkę.

Z punktu widzenia realizacji obowiązku CRU JSFP nie ma znaczenia:

• który podmiot zawiera umowę, ale to, która jednostka jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy oraz
• że w komparycji umowy pojawia się jsfp, która realizuje obowiązki w zakresie centralizacji VAT, bo istotne jest to, która jednostka jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy.

Przykład:

Centrum Obsługi Administracji Rządowej (COAR), na podstawie właściwego zarządzenia Prezesa Rady Ministrów, jest centralnym zamawiającym dla jednostek administracji rządowej. Wobec tego zawiera umowy na rzecz jednostek administracji rządowej, w tym m.in. na rzecz Ministerstwa Finansów.

Do systemu CRU JSFP umowy zawierane przez COAR będą wprowadzały wszystkie jednostki rządowe, na rzecz których dana umowa została zawarta, ale w takim zakresie, w jakim umowa ta obciąża plan finansowy danej jednostki rządowej.

Zatem jeżeli umowa zawarta przez COAR na rzecz wielu jednostek została zawarta np. na łączną wartość 1 mln zł. bez VAT, a plan finansowy Ministerstwa Finansów zostanie obciążony jedynie wartością 20 tys. zł bez VAT, to w ramach systemu CRU JSFP Ministerstwo Finansów udostępni informacje o takiej umowie ze wskazaną wartością umowy 20 tys. zł bez VAT. Pozostała wartość z tej umowy zostanie wykazana przez inne jednostki, których plany finansowe zostaną obciążone zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy.

System CRU JSFP pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON. Zatem jeżeli obowiązkiem CRU JSFP są objęte i województwo, i urząd marszałkowi, i jednostki podległe tym jednostkom, to jest możliwe założenie kont dla każdej z tych jednostek.

Jeżeli z przeprowadzonej analizy będzie wynikało, że umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP są zawierane w ramach każdej z tych jednostek, to każda powinna posiadać konto w systemie CRU JSFP.

Warto przy okazji podkreślić, że w ramach konta danej jednostki w systemie CRU JSFP powinny być udostępniane wyłącznie informacje o umowach, które dotyczą danej jednostki. Wynika to bowiem z zakresu odpowiedzialności nałożonej na kierowników jsfp.

Udostępnianie w ramach konta danej jsfp informacji o umowach dotyczących innych jsfp stanowi zaprzeczenie zgodności wpisu ze stanem faktycznym i stanem prawnym, a w konsekwencji nie stanowi realizacji obowiązku CRU JSFP.

Przykład:

Plan finansowy Ministerstwa Finansów może zostać obciążony zobowiązaniami wynikającymi z umów zawieranych przez działających w imieniu Ministra Finansów i Gospodarki - na podstawie właściwych upoważnień:

1. pracowników ministerstwa lub
2. pracowników jednostek podległych lub nadzorowanych (np. Centrum Informatyki Resortu Finansów czy Izby Administracji Skarbowej), lub
3. pracowników innych podmiotów (np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej, Aplikacji Krytycznych sp. z o.o.).

W każdym takim przypadku informacje o takich umowach (tj. obciążających plan finansowy Ministerstwa Finansów) będą udostępniane w ramach konta Ministerstwa Finansów.

Niemniej jednak w przypadku, gdy umowa zawarta przez pracownika Ministerstwa Finansów obciąży plan finansowy CIRF (na podstawie właściwego upoważnienia dyrektora CRIF), to informacja o takiej umowie powinna być udostępniona w systemie CRU JSFP w ramach konta CIRF.

O konto jednostki w systemie CRU JSFP występuje kierownik danej jednostki albo jego reprezentant. Innymi słowy czynności tej nie wykonuje kierownik innej jednostki albo reprezentant kierownika innej jednostki.

W ramach obowiązku CRU JSFP nie jest istotne który podmiot obsługuje inne podmioty, ale kto jest kierownikiem danej jsfp.

Przykład:

Jedną z jednostek podległych Ministrowi Finansów i Gospodarki jest Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF).

CIRF jest jednostką objętą obowiązkiem CRU JSFP. Zatem Dyrektor CIRF, jako kierownik jednostki, zobowiązany jest złożyć (osobiście lub przez reprezentanta) wniosek o kont w systemie CRU JSFP.

O konto jednostki w systemie CRU JSFP występuje kierownik danej jednostki albo jego reprezentant. Innymi słowy czynności tej nie wykonuje kierownik innej jednostki albo reprezentant kierownika innej jednostki.

W ramach obowiązku CRU JSFP nie jest istotna hierarchia występująca między jednostkami.

Przykład:

Jedną z jednostek podległych Ministrowi Finansów i Gospodarki jest Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF).

CIRF jest jednostką objętą obowiązkiem CRU JSFP. Zatem Dyrektor CIRF, jako kierownik jednostki, zobowiązany jest złożyć (osobiście lub przez reprezentanta) wniosek o kont w systemie CRU JSFP.

System CRU JSFP pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON. Zatem jeżeli obowiązkiem CRU JSFP są objęte i gmina miejska, i urząd miejski, to jest możliwe założenie dwóch kont dla każdej z tych jednostek.

Jeżeli z przeprowadzonej analizy będzie wynikało, że umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP są zawierane wyłącznie w ramach jednej z tych jednostek, to wystarczy założyć konto tylko na tę jedną jednostkę.

Co warte podkreślenia z punktu widzenia realizacji obowiązku CRU JSFP nie ma znaczenia:

• który podmiot zawiera umowę, ale to, która jednostka jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy oraz
• że w komparycji umowy pojawia się jsfp, która realizuje obowiązki w zakresie centralizacji VAT, bo istotne jest to, która jednostka jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy.

Przykład:

Plan finansowy Ministerstwa Finansów może zostać obciążony zobowiązaniami wynikającymi z umów zawieranych przez działających w imieniu Ministra Finansów i Gospodarki - na podstawie właściwych upoważnień:

1. pracowników ministerstwa lub
2. pracowników jednostek podległych lub nadzorowanych (np. Centrum Informatyki Resortu Finansów czy Izby Administracji Skarbowej), lub
3. pracowników innych podmiotów (np. Centrum Obsługi Administracji Rządowej, Aplikacji Krytycznych sp. z o.o.).

W każdym takim przypadku informacje o takich umowach (tj. obciążających plan finansowy Ministerstwa Finansów) będą udostępniane w ramach konta Ministerstwa Finansów.

Niemniej jednak w przypadku, gdy umowa zawarta przez pracownika Ministerstwa Finansów obciąży plan finansowy CIRF (na podstawie właściwego upoważnienia dyrektora CRIF), to informacja o takiej umowie powinna być udostępniona w systemie CRU JSFP w ramach konta CIRF.

System CRU JSFP pozwala założyć konto dla każdego numeru REGON. Zatem jeżeli umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP są zawierane i w ramach centrali NFZ, i w ramach każdego z oddziałów NFZ, stanowiących odrębne jsfp, to jest możliwe utworzenia konta jednostki dla każdej z tych jednostek.

Jeżeli z przeprowadzonej przez każdego kierownika jednostki analizy wynika, że umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP są zawierane wyłącznie w ramach jednej z tych jednostek, to wystarczy założyć konto tylko na tę jedną jednostkę.

Co warte podkreślenia z punktu widzenia realizacji obowiązku CRU JSFP nie ma znaczenia:

• który podmiot zawiera umowę, ale to, która jednostka jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy oraz
• że w komparycji umowy pojawia się jsfp, która realizuje obowiązki w zakresie centralizacji VAT, bo istotne jest to, która jednostka jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z takiej umowy.

Sposób formułowania komparycji umowy wprowadzony w związku z centralizacją rozliczeń VAT nie ma wpływu na obowiązek posiadania konta w systemie CRU JSFP. Z punktu widzenia realizacji obowiązku CRU JSFP istotne jest bowiem to, czy dana jsfp jest obciążana zobowiązaniami wynikającymi z umów objętych obowiązkiem CRU JSFP, a nie to czy jest jednostką, która przejęła obowiązki podatkowe od wszystkich podległych jednostek organizacyjnych.

Nie ma możliwości wskazania jednoznacznie terminu rozpatrywania wniosków przez Administratorów Centralnych. Czas rozpatrywania wniosków jest bowiem zależny od liczby wniosków złożonych w danym okresie przez jsfp. Wnioski składane przez kierowników jsfp albo ich reprezentantów są rozpatrywane zgodnie z kolejnością ich wpływu.

Co do zasady wnioski, w stosunku do których nie ma żadnych wątpliwości, są rozpatrywane tego samego dnia, w którym zostaną złożone.

O konto danej jednostki sektora finansów publicznych (jsfp), objętej obowiązkiem CRU JSFP, może zawnioskować wyłącznie:

• kierownik tej jednostki albo
• reprezentant kierownika tej jednostki. 

Wnioskujący o konto JSFP automatycznie po zaakceptowaniu tego wniosku uzyskuje pełny zakres ról (uprawnień) umożliwiających mu zarządzanie kontem JSFP, o które wnioskował.

Osoba wnioskująca o założenie konta jsfp:

• powinna wejść na stronę: https://jsfp.rejestrumow.gov.pl,
• zalogować się po uprzednim uwierzytelnieniu się w ramach jednej z dostępnych opcji udostępnionych w WKIE,
• wypełnić i wysłać Wniosek o założenie konta JSFP

Link do instrukcji wideo:

https://www.youtube.com/watch?v=ae_imZYMCVA&t=1s

https://www.youtube.com/watch?v=DoWSI9bteWQ&t=6s

• poczekać na weryfikację przesłanego wniosku przez przedstawiciela Ministra Finansów i Gospodarki.

W przypadku, gdy podczas wypełniania wniosku o założenie konta jednostki brakuje wymaganych danych, należy jak najszybciej złożyć wniosku RG-OP o aktualizację danych w bazie REGON do właściwego urzędu statystycznego.
Szczegółowe informacje o sposobie składania wniosku RG-OP są dostępne na stronie: https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/skladanie-wnioskow/.

W przypadku, gdy podczas wypełniania wniosku o założenie konta jednostki zostanie stwierdzone występowanie nieprawidłowych danych pobranych z bazy REGON, to w celu ich usunięcia należy złożyć wniosek RG-OP o aktualizację danych w bazie REGON do właściwego urzędu statystycznego.
Szczegółowe informacje o sposobie składania wniosku RG-OP są dostępne na stronie: https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/skladanie-wnioskow/.

Wymóg dołączania dokumentów dotyczy wyłącznie wniosku o:

• założenie konta JSFP,
• ustanowienie Kierownika JSFP albo Reprezentanta Kierownika JSFP,
• zmianę Kierownika JSFP.

Do wniosku o założenie konta użytkownika lub nadanie uprawnień nie są dołączane żadne dokumenty.

Dokumenty dołączane do wniosków dotyczących CRU JSFP muszą spełniać wszystkie poniższe wymagania:

• są dokumentami elektronicznymi w formacie pdf,
• stanowią oryginały dokumentów albo kopie elektroniczne potwierdzone za zgodność z oryginałem,
• zostały podpisane elektronicznie,
• certyfikat złożonego podpisu elektronicznego jest ważny w dniu składania wniosku albo został zabezpieczony znacznikiem czasu,
• są zanonimizowane do niezbędnego minimum pod względem zawartych w nich danych osobowych
• potwierdzają aktualny stan faktyczny i stan prawny.

Wystarczy, aby do wniosku została załączona kopia (skan – plik w formacie pdf) powołania kierownika jednostki. Należy jednak pamiętać, że kopia dokumentu musi zostać potwierdzona za zgodność z oryginałem.

Aby wykonać elektroniczne potwierdzenie za zgodność dokumentu elektronicznego będącego w postaci pliku pdf, należy podpisać go jednym z  trzech podpisów:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo
• podpis zaufany, albo
• podpis osobisty.

Czynność potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentu elektronicznego w postaci pliku w formacie pdf na potrzeby złożenia wniosku w systemie CRU JSFP może dokonać każda osoba, która w danej jednostce może takie czynności wykonywać w imieniu kierownika jednostki.

Rekomendujemy, aby na potrzeby CRU JSFP potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokonywała osoba występująca z wnioskiem o założenie konta jednostki.

Nie jest wymagane dołączanie do wniosków upoważnienia pracownika do wykonywania czynności potwierdzania za zgodność z oryginałem.

Dokumenty dołączone do wniosku o założenie konta jednostki muszą być dołączane jako dokumenty elektroniczne (pliki pdf) i być:

• oryginałami dokumentów albo
• kopiami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem.

Dla ważności oryginału dokumentu elektronicznego wymagane jest złożenie na dokumencie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Natomiast w przypadku dołączania kopii dokumentów wymagane jest opatrzenie ich jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo
• podpis zaufany, albo
• podpis osobisty.

W przypadku wniosku o założenia konta gminy, składanego przez  reprezentanta wójta/burmistrza wystarczy:

• zaświadczenia komisji wyborczej o wyniku wyborów,
• pełnomocnictwo dla reprezentanta wydane przez wójta/burmistrza.

Należy jedynie pamiętać, aby oba te dokumenty zostały opatrzone podpisem elektronicznym.

Do wniosku o założenie konta jednostki można dołączyć:

• oryginały dokumentów lub
• potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów.

Aby potwierdzić za zgodność skan dokumentu, wystarczy plik pdf zawierających skan dokumentu podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo
• podpis zaufany, albo

• podpis osobisty.

Dokumenty powołania znajdujące się w dwóch plikach elektronicznych należy połączyć w jeden plik pdf korzystając z darmowych narzędzi online, takich jak Adobe Acrobat online, Smallpdf lub PDF24 Tools.

Dokumenty niezbędne do dołączenia do wniosku o konto jednostki, które w jednostce występują tylko w formie pisemnej (dokument papierowy podpisany odręcznie), należy zeskanować do pliku pdf, a następnie plik taki podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo
• podpis zaufany, albo

• podpis osobisty.

Tak, postanowienie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej jest wystarczające w przypadku ministrów z teką. Należy jednak pamiętać o jego podpisaniu za zgodność z oryginałem, jeżeli nie dysponujemy oryginałem tego dokumentu.

Tak, kierownik jednostki może potwierdzić za zgodność kopie elektroniczne dokumentów dołączanych do wniosku o konto jednostki.

Taką czynność może wykonać również każda inna osoba w jednostce, która może wykonywać takie czynności na podstawie regulacji wewnętrznych.

Na potrzeby założenia konta jednostki w systemie CRU JSFP wystarczające jest podanie pierwszego imienia kierownika jednostki, zgodnego z danymi wskazanymi w dowodzie osobistym kierownika jednostki.

Dokumenty niezbędne do dołączenia do wniosku o konto jednostki, które w jednostce występują tylko w formie pisemnej (dokument papierowy podpisany odręcznie), należy zeskanować do pliku pdf, a następnie plik taki należy podpisać jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo
• podpis zaufany, albo
• podpis osobisty.

Podpis na takim dokumencie traktowany jest jako poświadczenie za zgodność z oryginałem.

Nie ma potrzeby oznaczenia dokumentów dołączanych do wniosku adnotacją „za zgodność z oryginałem”. Wystarczające jest podpisanie pliku jednym z trzech podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny albo
• podpis zaufany, albo
• podpis osobisty.

W treści upoważnienia do reprezentowania kierownika jednostki w zakresie realizacji obowiązku CRU JSFP wystarczy wpisać imię i nazwisko osoby upoważnianej, z ewentualnym wskazaniem stanowiska służbowego. Nie ma konieczności wskazywania w upoważnieniu numeru PESEL.

Jeżeli z wewnętrznej polityki jednostki w zakresie wystawiania upoważnień wynika, że numer PESEL jest obowiązkowy, to rekomendujemy jego anonimizację (ukrycie) przed dołączeniem do systemu CRU JSFP pliku z odwzorowaniem cyfrowym takiego upoważnienia.

W przypadku, gdy upoważnienie nie będzie potwierdzało możliwości działania reprezentant kierownika do realizacji obowiązków CRU JSFP, to wniosek o założenie konta jednostki zostanie rozpatrzony negatywnie ze wskazaniem uzasadnienia negatywnej oceny wniosku.

Nie ma obowiązującego druku upoważnienia. Rekomendujemy jednak, aby w:

1. podstawie wydania upoważnianie uwzględnić art. 34b ust. 3 i 4 u.f.p.,
2. treści upoważnienia zostały zawarte sformułowania:

Upoważniam Imię Nazwisko – stanowisko służbowe do złożenia wniosku o założenie dla Nazwa Jednostki konta jednostki sektora finansów publicznych w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, aktualizacji danych zawartych w tym wniosku i zarządzania tym kontem, w tym do wyznaczania użytkowników tego konta oraz udostępniania informacji o umowach zawartych od dnia 1 lipca 2026 r. i ich aktualizacji.

Rekomendujemy aby w:

1. podstawie wydania upoważnianie uwzględnić art. 34b ust. 3 i 4 u.f.p.,
2. treści upoważnienia zostało zawarte sformułowanie:

Upoważniam Imię Nazwisko – stanowisko służbowe do złożenia wniosku o założenie dla Nazwa Jednostki konta jednostki sektora finansów publicznych w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, aktualizacji danych zawartych w tym wniosku i zarządzania tym kontem, w tym do wyznaczania użytkowników tego konta oraz udostępniania informacji o umowach zawartych od dnia 1 lipca 2026 r. i ich aktualizacji.

W sytuacji długotrwałej nieobecności kierownika jsfp wniosek powinna złożyć osoba, która zastępuje kierownika jsfp podczas nieobecności. Osoba taka składa wniosek jako reprezentant kierownika jsfp, wskazując we wniosku dane kierownika jsfp przebywającego na długotrwałej nieobecności.

Do wniosku należy dołączyć w takiej sytuacji:

• powołanie kierownika jsfp przebywającego na długotrwałej nieobecności,
• dokument potwierdzający zastępowanie kierownika jsfp podczas nieobecności wraz ze zwięzłą informacją, że kierownik jsfp przebywa na długotrwałej nieobecności.

W sytuacji wakatu na stanowisku kierownika jsfp wniosek powinna złożyć osoba, która została wyznaczona do pełnienia zadań kierownika jsfp do czasu powołania kierownika jsfp. Osoba taka składa wniosek jako kierownik jsfp albo wyznacza swojego reprezentanta.

Do wniosku należy dołączyć w takiej sytuacji powierzenie obowiązków kierownika jsfp wraz z informacją o wakacie na stanowisku kierownika jsfp. Dodatkowo - w przypadku składania wniosku przez reprezentanta osoby pełniącej obowiązki kierownika jsfp – do wniosku należy dołączyć upoważnienie dla reprezentanta podpisane przez osobę, której powierzono obowiązki kierownika jsfp.

5.1. Jak założyć konto użytkownika?

O konta użytkowników systemu CRU JSFP wnioskują bezpośrednio pracownicy jsfp. Konta użytkownika nie może założyć inna osoba.

Osoba wnioskująca o takie konto:

• powinna wejść na stronę: https://jsfp.rejestrumow.gov.pl,
• zalogować się po uprzednim uwierzytelnieniu się w ramach jednej z dostępnych opcji udostępnionych WKIE,
• wypełnić i wysłać Wniosek o założenie konta użytkownika lub nadanie uprawnień.

Link do instrukcji wideo: https://www.youtube.com/watch?v=bEKgWgoHuDs&t=18s

• poczekać na weryfikację przesłanego wniosku przez użytkownika w jednostce, który posiada uprawnienia administratora jsfp.

Nie, nie ma w systemie CRU JSFP funkcjonalności pozwalającej administratorowi jsfp na założenie konta użytkownika. Konto użytkownika zakładane jest na podstawie wniosku złożonego przez bezpośrednio przez danego użytkownika.

Wniosek o założenie konta użytkownika lub nadanie uprawnień jest weryfikowany przez administratora jsfp w oparciu o przyjęte w danej jsfp przepisy wewnętrze regulujące sposób realizacji obowiązku CRU JSFP.

Do wniosku o założenie konta użytkownika lub nadanie uprawnień nie dołącza się dokumentów. Administrator jsfp weryfikując taki wniosek powinien opierać się na przepisach wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce dotyczących sposobu realizacji obowiązku CRU JSFP.

Użytkownik z uprawnieniem administrator JSFP:

• na stronie: https://jsfp.rejestrumow.gov.pl loguje się na swoje konto po uprzednim uwierzytelnieniu się w ramach jednej z dostępnych opcji WKIE,
• w menu systemu klika w opcję Obsługa wniosków,
• w ostatniej kolumnie tabeli, która zostanie wyświetlona w głównym obszarze roboczym systemu klika w ikonę oka w wierszu tabeli odnoszącym się do konkretnego wniosku,
• w wyświetlonym widoku klika w przycisk Weryfikuj,
• klika w przycisk Akceptuj albo Ogranicz albo Odrzuć – odpowiednio do decyzji jaką podejmie w kontekście treści weryfikowanego wniosku.

Wniosek o ustanowienie Kierownika JSFP albo Reprezentanta Kierownika JSFP należy złożyć jeżeli konieczne jest założenie imiennego konta użytkownika dla:

• kierownika jsfp albo
• reprezentanta kierownika jsfp.

Należy pamiętać, że do konta danej jsfp może istnieć powiązanie z:

• jednym kontem kierownika jsfp,
• wieloma kontami reprezentantów kierownika jsfp.

Wniosek o ustanowienie Kierownika JSFP albo Reprezentanta Kierownika JSFP wymaga dołączenia dokumentów, w tym w przypadku wnioskowania o ustanowienie:

• Kierownika JSFP – wymagane jest dołączenie dokumentu powołania na kierownika jsfp,
• Reprezentanta Kierownika JSFP - wymagane jest dołączenie dokumentu powołania kierownika jsfp oraz upoważnienie do występowania jako reprezentant kierownika jsfp.

Wniosek o zmianę Kierownika JSFP należy złożyć jeżeli konieczne jest dokonanie w systemie CRU JSFP zmiany danych (imienia i nazwiska) kierownika jsfp. Co do zasady taki obowiązek występuje w przypadku zmiany na stanowisku kierownika jsfp w wyniku m.in.:

• przeprowadzenia wyborów powszechnych,
• zmiany składu rządu,
• rozstrzygnięcia konkursu na stanowisko kierownika danej jsfp, 
• zgonu dotychczasowego kierownika jsfp.

Wniosek o zmianę Kierownika JSFP wymaga dołączenia dokumentów, w tym w przypadku wnioskowania o zmianę kierownika jsfp składanego przez:

• nowego kierownika JSFP – wymagane jest dołączenie dokumentu powołania na kierownika jsfp,
• reprezentanta nowego Kierownika JSFP - wymagane jest dołączenie dokumentu powołania kierownika jsfp oraz upoważnienie do występowania jako reprezentant kierownika jsfp.

Użytkownik systemu CRU JSFP może mieć przypisaną jedną z następujących funkcji:

• kierownik jsfp,
• reprezentant kierownika jsfp,
• pracownik jsfp.

W przypadku funkcji kierownika jsfp albo reprezentanta kierownika jsfp użytkownik zawsze ma przypisany pełny zakres ról (uprawnień) do konta jsfp. Użytkownikowi z przypisaną jedną z tych funkcji nie można odebrać żadnej z ról do czasu, gdy ma przypisaną jedną z tych funkcji.

Użytkownik z funkcją pracownik jsfp może mieć przypisaną dowolną kombinację ról (uprawnień) występujących w systemie.

Użytkownik systemu CRU JSFP może posiadać następujące role:

• administrator JSFP – rola obejmująca zakres uprawnień pozwalających na zarządzanie organizacyjne kontem jsfp, w tym użytkownikami i uprawnieniami użytkowników,
• wprowadzający – rola obejmująca zakres uprawnień pozwalających na wprowadzanie i aktualizowanie informacji o umowach bez możliwości udostępniania tych informacji,
• publikujący – rola obejmująca zakres uprawnień pozwalających na udostępnianie informacji o umowach zarówno z poziomu systemu CRU JSFP, jak i przez API z poziomu systemu zintegrowanego z systemem CRU JSFP.

Użytkownik systemu CRU JSFP z funkcją pracownik jsfp może mieć przypisaną dowolną kombinację ról (uprawnień) występujących w systemie, natomiast użytkownikom z funkcją kierownika jsfp albo reprezentanta kierownika jsfp zawsze jest nadawany pełny zakres uprawnień do konta jsfp.

Z puntu widzenia realizacji zasady dwóch par oczu zasadne wydaje się wprowadzenie w jednostce reguły, aby pracownicy danej jsfp, nawet jeżeli posiadają wszystkie role w systemie CRU JSFP, nie korzystali z tych ról w ramach realizacji obowiązku CRUJSFP w odniesieniu do tej samej umowy. Innymi słowy: jeżeli jeden użytkownik wprowadza informacje o umowie, to inny użytkownik dokonuje weryfikacji tego wpisu i udostępnia te informacje.

W celu umożliwienia użytkownikowi wprowadzania informacji o umowach do systemu CRU JSFP konieczne jest nadanie mu roli wprowadzający.

W celu umożliwienia użytkownikowi udostępniania informacji o umowach w ramach systemu CRU JSFP konieczne jest nadanie mu roli publikujący.

Tak, użytkownik z rolą administrator jsfp ma wgląd do wykazu umów, a dodatkowo ma uprawnienie do odblokowywania formularza umowy zablokowanego przez użytkowników z innymi rolami. Odblokowanie formularza umowy umożliwia jego późniejszą edycję użytkownikom z rolami wprowadzający lub publikujący (w zależności od statusu procesowego umowy).

Aby móc odblokować umowę, użytkownik musi posiadać rolę administrator jsfp.

Nie, system CRU JSFP jest dostępny nieodpłatnie zarówno dla użytkowników logujących się, jak i dla osób przeglądających udostępnione w ramach tego systemu informacje o umowach.

System CRU JSFP jest dostępny z dowolnej przeglądarki internetowej po wpisaniu właściwego adresu, w tym:

• https://jsfp.rejestrumow.gov.pl/ - pod tym adresem z systemu mogą korzystać przedstawiciele jsfp, którzy będą realizowali obowiązek CRU JSFP w imieniu kierowników jsfp,
• https://rejestrumow.gov.pl/ - pod tym adresem zapewniony jest powszechny dostęp do informacji o umowach udostępnianych przez przedstawicieli jsfp.

Logowanie do systemu CRU JSFP jest wymagane wyłącznie w odniesieniu do użytkowników będących przedstawicielami jsfp, którzy będą realizowali ustawowy obowiązek CRU JSFP w imieniu kierowników jsfp, tj. będą udostępniać i aktualizować informacje o umowach.

Użytkownicy logujący się do systemu CRU JSFP powinni:

• być przedstawicielami jsfp,
• przed przystawieniem do logowania zapoznać się z klauzulą informacyjną Ministra Finansów i Gospodarki,
• uwierzytelnić się w ramach jednej z opcji dostępnych w ramach WKIE.

Nie, w ramach systemu CRU JSFP dostępne są wyłącznie te opcje uwierzytelniania, które dostępne są w ramach WKIE.

Co do zasady może tego wymagać, jeżeli taki sposób uwierzytelniania jest niezbędny do wykonywania obowiązków służbowych, w szczególności jeżeli z  przepisów regulujących korzystanie z systemu CRU JSFP wynika taki sposób uwierzytelniania. Sposób uwierzytelniania użytkowników systemu CRU JSFP został uregulowany w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Konieczność zastosowania w ramach systemu CRU JSFP wskazanego sposobu uwierzytelniania użytkowników wynika z  przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.  o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w której określone zostały m.in. zasady zapewniania warunków sprawnego funkcjonowania oraz współdziałania systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych.

Samo wykorzystanie numeru PESEL nie jest zakazane. Numer ten staje się daną osobową w rozumieniu przepisów RODO w momencie jego połączenia z imieniem i nazwiskiem. Dlatego do przetwarzania połączenia tych trzech danych musi:

• odbywać się w oparciu o podstawę prawną,
• być ograniczone do niezbędnego zakresu
• zostać zapewnione odpowiednie zabezpieczenie,
• realizować konkretny, zgodny z prawem cel.

Warto podkreślić, że podczas uwierzytelniania się w ramach systemu CRU JSFP użytkownik nie przekazuje swoich danych innym osobom tylko wyraża zgodę, aby jego dane (nie wyświetlone) zostały wykorzystane do jednoznacznego potwierdzenia tożsamości danego użytkownika. Potwierdzenie to realizowane jest w ramach komunikacji dwóch systemów CRU JSFP oraz WKIE.

Dane osobowe użytkowników systemu CRU JSFP są przetwarzane na podstawie i w celu:

• wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO) związanym z zapewnieniem funkcjonowania systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (w skrócie: Centralny Rejestr Umów JSFP albo CRU JSFP);
• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), który polega na:
  • zapewnieniu kierownikom jednostek sektora finansów publicznych możliwości realizacji ciążącego na nich obowiązku, wynikającego z przepisów prawa;
  • wdrożenia wymaganych prawem adekwatnych środków organizacyjnych i technicznych zapewniających m.in. rozliczalność działań użytkowników systemu teleinformatycznego, w tym środka identyfikacji elektronicznej,

w związku z przepisami:

• ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
• ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
• ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej,
• rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Zgodnie z informacją wyświetlaną na ekranie logowania do systemu CRU JSFP, w systemie tym przetwarzane są dane osobowe w zakresie: imię (imiona), nazwisko i PESEL. Wynika to z przyjętego sposobu uwierzytelniania użytkowników systemu CRU JSFP, uregulowanego w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

Konieczność zastosowania w ramach systemu CRU JSFP wskazanego sposobu uwierzytelniania użytkowników wynika z  przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.  o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w której określone zostały m.in. zasady zapewniania warunków sprawnego funkcjonowania oraz współdziałania systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych.

Warto podkreślić, że w celu zapewnienia szczególnej ochronnych numerów PESEL, są one przechowywane w wyodrębnionej części systemu. Nie ma do nich wglądu żaden użytkownik z poziomu aplikacji.  W przypadku zaistnienia sytuacji wymagającej wglądu do bazy przechowującej te numery, uruchamiana będzie szczególna procedura, umożliwiająca taki wgląd, ale tylko bardzo ograniczonemu kręgowi osób.

Nie, dane osobowe użytkowników wykonujących czynności w systemie CRU JSFP w imieniu kierowników jsfp nie są widoczne w ramach dostępu publicznego.

Warto jednak podkreślić, że imiona i nazwiska użytkowników wykonujących czynności w systemie CRU JSFP są widoczne w ramach pracy w ramach konkretnego kontekstu i są zapisywane w historiach potwierdzających realizację konkretnych czynności np. w historii zmian umowy, w historii zmian uprawnień użytkowników. Wynika to z konieczności zapewnienia rozliczalności czynności wykonywanych przez każdego z użytkowników.

Zakres przedmiotowy obowiązku CRU JSFP wynika z art. 34a ust. 1 u.f.p. i dotyczy umów, które:

1. stanowią zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych oraz
2. zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Co warte podkreślenia przesłanki muszą być spełnione łącznie. Dlatego w stosunku do umów, które nie spełniają chociaż jednej przesłanki z powyższych, obowiązek CRU JSFP nie ma zastosowania.

Warto wskazać, że dokonując interpretacji definicji umowy na rzecz realizacji obowiązku ujawniania informacji w CRU JSFP, należy odnosić się do składowych elementów tej definicji w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych. Konieczność ta dotyczy zarówno definicji wynikających wprost z tej ustawy, jak i ugruntowanej na podstawie orzecznictwa tej ustawy. Dlatego pomocne w tym zakresie jest sięganie do komentarza do tej ustawy przygotowanego przez Urzędu Zamówień Publicznych albo opinii wydawanych przez ten urząd.

Wpisowi do CRU JSFP podlegają informacje o każdej umowie spełniającej łącznie warunki wskazane w art. 34a ust. 1 u.f.p., tj.

• stanowią zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych oraz
• zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Z uwagi na powyższe, dokonując analizy istnienia wobec danej umowy obowiązku CRU JSFP należy sprawdzić czy dana umowa:

• spełnia definicję umowy dwustronnie zobowiązującej w rozumieniu Kodeksu cywilnego, tj. jest wyrazem zgodnego oświadczeniem przynajmniej dwóch stron umowy, w której każda ze stron ma obowiązek spełnienia określonych świadczeń lub czynności na rzecz drugiej strony,
• jest odpłatna - czyli wiąże się z potencjalnym przekazaniem przez jsfp drugiej stronie umowy (wykonawcy) korzyści majątkowej w zamian za wykonanie usługi, dostawy lub roboty budowlanej; należy zwrócić uwagę, że korzyść majątkowa może mieć różne formy: wynagrodzenie pieniężne, rzeczowe lub mieszane,

• dotyczy zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;
• została zawarta z wykonawcą w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych,
• została zawarta w formie: pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 

Wszystkie powyższe przesłanki muszą zostać spełnione łącznie.

W tym kontekście warto podkreślić, że realizacja obowiązku CRU JSFP jest niezależna od:

• progu wartości tej umowy - definicja umowy przyjęta na potrzeby tego obowiązku nie określa takiego progu, czyli obowiązkowi będą potencjalnie podlegały umowy o wartości od 1 grosza, wychodząc z przesłanki odpłatności;
• "pilności" potrzeby jej zawarcia – nie ma znacznie jak szybko doszło do zawarcia umowy, istotny jest sam fakt jej zawarcia;
• realizacji przedmiotu umowy – definicja nie odnosi się do faktu realizacji umowy, a do mementu jej zawarcia;
• poziomu wydatkowania środków w ramach takiej umowy – z punktu widzenia przyjętej definicji umowy niema znaczenia czy jednostka faktycznie poniosła wydatki w ramach zawartej umowy, liczy się tylko fakt zawarcia umowy;
• źródeł finansowania umowy – nie ma znaczenia czy środki przeznaczone na daną umowę ponosi bezpośrednio jednostka czy płatnikiem jest inny podmiot, np. bezpośredni użytkownicy przedmiotu umowy jak w umowie na wywóz śmieci czy umowie na ubezpieczenia dobrowolne pracowników;
• wyłączeń przewidzianych w ustawie z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych – nie ma znaczenia czy do zawarcia umowy doszło na skutek przeprowadzenia postępowania na podstawie przepisów tej ustawy czy na podstawie innych przepisów, liczy się wyłącznie spełnianie przesłanek definicji zamówienia;
• rodzaju umowy – nie ma znaczenia czy została zawarta jedna z umów nazwanych, uregulowanych przepisami Kodeksu cywilnego, tzn. nie jest istotne czy zawarta została umowa sprzedaży, umowa najmu, umowa darowizny, umowa zlecenia czy umowa o dzieło.

Nie wszystkie umowy spełniające definicję umowy przyjętą na potrzeby obowiązku CRU JSFP będą objęte tym obowiązkiem. W art. 34a ust. 5 pkt 2-6 u.f.p. wskazany został katalog wyłączeń przedmiotowych. Dodatkowo wyłączenie z tego obowiązku przewidziano w art. 84 u.f.p. oraz w art. 1a ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o Bankowym Funduszu Gwarancyjnym, systemie gwarantowania depozytów oraz przymusowej restrukturyzacji.

Jeżeli zatem konkretna umowa podlega wyłączeniu w kontekście wskazanych przepisów, to informacje o niej oczywiście nie powinny znaleźć się w CRU JSFP.

Warto jednak pamiętać, że katalogu wyłączeń nie należy interpretować rozszerzająco. W szczególności jeżeli możliwe jest udostępnienie informacji o danej umowie z wyłączeniem z jawności niektórych informacji, które mogą stanowić dane newralgiczne, warto rozważyć udostępnienie informacji o takiej umowie w ograniczonym zakresie, np. wykorzystując wyłączenie jawności, o którym mowa.

Obowiązek CRU JSFP dotyczy umów, a nie dowodów księgowych czy dokumentów wewnętrznych. Faktury czy rachunki wystawiane przez wykonawców umów nie są umowami w rozumienie Kodeksu Cywilnego. Zatem jako takie nie podlegają obowiązkowi CRU JSFP.

Zgodnie m.in. z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 9 stycznia 2013 r., wydanym w sprawie o sygn. akt V ACa 648/12, Legalis: „(…) sama faktura, będąca rachunkiem, ma umożliwić dłużnikowi spełnienie świadczenia pieniężnego, nie jest jednak dowodem zawarcia umowy czy też jej wykonania przez wystawcę faktury. (…) Sam fakt odbioru faktury i jej ujawnienia w księgach pozwanej nie przesądza jeszcze o zawarciu przez strony umowy o określonej treści i jej wykonaniu przez powoda w zakresie świadczenia niepieniężnego. (…)”.

W tego typu dokumentach nie zawsze, a wręcz rzadko odzwierciedlana jest wartość zawartej umowy. Najczęściej w dokumentach tych prezentowana jest wysokość potencjalnego pojedynczego wydatku, który będzie realizowany w ramach zawartej umowy. Pojęcie wydatku jest odmienne od pojęcia wartości umowy. Na wartość umowy może bowiem składać się suma wielu wydatków (np. suma wydatków miesięcznych za świadczenie usług), a będą też przypadki umów, w ramach których nie zostanie zrealizowany żaden wydatek (np. w przypadku odstąpienia od realizacji umowy). Podobnie umowami nie są dokumenty wytwarzane wewnątrz jednostki (np. wnioski angażujące środki, faktury wewnętrzne, polecenia przelewów). Zatem one również nie są objęte obowiązkiem CRU JSFP.

Forma pisemna odnosi się do oświadczenie woli obu stron potwierdzonych na dokumencie własnoręcznym podpisem reprezentantów stron. Należy pamiętać, że ta forma zawierania umowy wymaga odręcznego podpisania dokumentu przez wszystkie strony umowy. Zatem umowa zawarta w tej formie będzie miała postać dokumentu sporządzonego na papierze.

Ze względu na powyższe w przypadku np. wymiany miedzy stronami umowy skanów dokumentów podpisanych jednostronnie uznane jest za zawarcie umowy w formie dokumentowej, gdyż skany dokumentów nie mogą zostać zrównane z formą pisemną z punku widzenia przepisów praw.

Forma elektroniczna umowy wymaga złożenia oświadczeń woli w postaci elektronicznego dokumentu opatrzonego kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi wszystkich stron umowy. Złożenie podpisu kwalifikowanego jest jedynym narzędziem pozwalającym na uznanie, że zachowana została forma elektroniczna w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny jest zrównany mocą prawną z podpisem własnoręcznym.

W tym kontekście należy zwrócić uwagę na konieczność rozróżniania formy elektronicznej od postaci elektronicznej. Postać elektroniczna to pojęcie odnoszące się do nośnika oświadczenia woli, czyli postaci, która do zapisu i odczytu informacji wymaga  środków technicznych zapisujących informację binarnie, a interpretacji i wyświetlenia (wydrukowania) w formie czytelnej dla odbiorcy dokonuje się za pomocą odpowiedniego oprogramowania interpretującego zapisy.

Forma dokumentowa umowy będzie spełniona wtedy, gdy oświadczenie woli zostanie złożone z zastosowaniem dokumentu, dzięki któremu będzie można ustalić, kto takie oświadczenie złożył. Nośnikiem oświadczenia woli w tym przypadku może być np. skan dokumentu, wiadomość e-mail, plik tekstowy, arkusz kalkulacyjny, nagranie audio lub video, zdjęcie, wypełnienie formularza online i akceptacja warunków na stronie internetowej. Co istotne forma ta nie wymaga złożenia podpisu na oświadczeniu woli.

Co do zasady umowy zawarte w formie ustnej, czyli tylko za pomocą słów, bez sporządzania jakiejkolwiek formy pisemnej umowy, nie są objęte obowiązkiem CRU JSFP. Niewątpliwie w kontekście konieczności zachowania zasady przejrzystości działania jsfp, umowy ustne co do zasady powinny być zawierane wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Niemniej zgodnie z art. 34a ust. 6 u.f.p. kierownicy jsfp mogą podjąć decyzję o zamieszczaniu w CRU JSFP informacji o umowach zawartych w formie ustnej.

Ustawowe formy umowy objęte obowiązkiem CRU JSFP oparte są na zasadzie pisemności tj. wyrażaniu informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać, powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Podkreślić należy, że pisemności nie należy utożsamiać z informacjami przekazywanymi w postaci papierowej.

Warto wziąć pod uwagę, ze wzrost liczby umów zawieranych w formie ustnej, w szczególności w przypadku braku wcześniejszej takiej praktyki i uregulowań wewnętrznych w danej jednostce, może być sugestia chęci unikania realizacji obowiązku CRU JSFP.

Zgodnie z art. 34a ust. 1 pkt. 2 u.f.p., obowiązek związany z CRU JSFP dotyczy wyłączenie umów zawartych w formie:

• pisemnej
• elektronicznej
• dokumentowej
• innej szczególnej

Natomiast zgodnie z art. 34a ust. 6 u.f.p. kierownik jednostki może udostępniać i aktualizować w CRUJ JSFP również informacje o umowie niespełniającej warunku dotyczącego formy zawarcia umowy. Przepis ten może zatem być zastosowany fakultatywnie w stosunku do umów zawartych w formie ustnej (z użyciem słów) lub formie dorozumianej (bez użycia słów, ale np. za pomocą gestów).

W CRU JSFP udostępniamy informacje o umowach wraz z informacjami aktualizującymi te umowy. Obowiązek ten dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

Aneksy są integralnymi elementami umowy, a nie odrębnymi bytami prawnymi. Innymi słowy aneks nie istniałby, jeżeli nie istniałaby umowa, do której odnosi się ten aneks. W tym kontekście liczy się data podpisania umowy, a nie data podpisania aneksu do umowy. Zatem nie należy wprowadzać do systemu CRU JSP aneksu do umowy z pominięciem wprowadzenia informacji o umowie, której ten aneks dotyczy. 

Przez wzgląd na powyższe, do systemu CRU JSFP nie należy wprowadzać aneksów do umów zawartych przed 1 lipca 2026 r. Do umów zawartych przed tym terminem nie mają zastosowania przepisy CRU JSFP, a skoro tak, to informacje o aneksach dotyczących takich umów również nie są objęte obowiązkiem CRU JSFP.

Umowy/zlecenia wykonawcze jak najbardziej są objęte obowiązkiem CRU JSFP, niezależnie od daty zawarcia umowy ramowej. Z punktu widzenia obowiązku CRU JSFP istotna jest data zawarcia umowy objętej obowiązkiem CRU JSFP, tj. data zawarcia umowy wykonawczej, bo ona stanowi odrębny byt prawny w stosunku do umowy ramowej.

Nie, obowiązkiem CRU JSFP objęte są umowy zawarte, a nie te, które są planowane do zawarcia.

Zakres informacji o umowach, które będą udostępniane w CRU JSFP został określony w art. 34a ust. 7 u.f.p. i obejmuje on:

1. numer umowy - o ile taki numer nadano;
2. datę zawarcia umowy;
3. okres, na jaki umowa została zawarta;
4. oznaczenie stron umowy;
5. wskazanie przedmiotu umowy;
6. wartość umowy;
7. wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3;
8. status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy;
9. podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji - w przypadku, o którym mowa w ust. 8;
10. podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych w pkt 1-9, o ile dokonano takiej aktualizacji.

Numer umowy jest obowiązkowy tylko wtedy, gdy został nadany danej umowie.

Nie, numer umowy jest nadawany przez strony umowy. System CRU JSFP nadaje każdej umowie numer systemowy, ale nie należy się nim posługiwać w kontaktach z wykonawcą.

W tym kontekście należy podkreślić, ze numer systemowy jest nadawany w momencie dokonywani wpisu w ramach CRU JSFP, czyli po zawarciu umowy.

Co do zasady nie należy tej informacji zmieniać. Jedyną przesłanką do zmiany tej informacji wydaje się być korekta błędu użytkownika wpisującego tę informację.

Tak, umowy cywilnoprawne zawsze mają konkretną datę zawarcia. Co do zasady odpowiada ona dacie złożenia oświadczenia woli przez ostatnią stronę, która daną umowę zawarła, niezależnie od tego w jaki sposób oświadczenia woli były składane.

Co do zasady nie należy tej informacji zmieniać. Jedyną przesłanką do zmiany tej informacji wydaje się być korekta błędu użytkownika wpisującego tę informację.

Jako standard przyjmowane jest zawieranie umów na okres do 4 lat, chyba że istnieje przesłanka uzasadniająca zawieranie umów na dłuższe okresy oznaczone. Stąd w CRU JSFP przeważającą większość powinny stanowić umowy zawarte na czas oznaczony.

Wskazując okres oznaczony należy wskazać liczbę naturalną i jednostkę czasu (dzień/dni, miesiąc/miesiące, rok/lata) odnoszącą się do wskazanej liczby. Można też wskazać daty graniczne tego okresu, a system CRU JSFP przeliczy go na podstawie art. 114 Kodeksu Cywilnego i wyświetli we właściwej formie, tj. liczba wraz z jednostką czasu.

W przypadku umów realizowanych niezwłocznie po jej zawarciu (np. umowy ustne realizowane przez przedstawicieli zaopatrzenia jsfp, którzy dokonują płatności kartami płatniczymi, umowy za usługi hotelowe realizowane przez pracowników delegowanych albo umowy dokumentowe, których realizacja następuje bezpośrednio po przesłaniu zamówienia drogą elektroniczną) przez wskazanie najkrótszego możliwego okresu, tj. jednego dnia.

Tak, informacja dotycząca okresu, na jaki umowa została zawarta może podlegać aktualizacji np. w wyniku zawarcia aneksu do umowy, który wydłuży ten okres.

W przypadku zawierania umów z osobami fizycznymi zarówno prowadzącymi działalność gospodarczą, jak i nieprowadzącymi działalności, wskazywanie imienia i nazwiska co do zasady jest obowiązkowe w ramach oznaczenia strony umowy. Informacje takie zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 8 listopada 2012 r., sygn. akt I CSK 190/12, nie naruszają prawa do prywatności tej osoby, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 902.), dalej u.d.i.p.

Niemniej kierownik jsfp może podjąć decyzję o wyłączeniu jawności tych informacji, wówczas zamiast imienia i nazwiska osoby fizycznej należy wskazać podstawę prawną wyłączenia jawności tych informacji oraz nazwę organu lub stanowiska zajmowanego przez osobę, która podjęła decyzję o wyłączeniu jawności tych danych.

Nie, zakres dany odnoszących się do strony umowy, którą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, został zminimalizowany i obejmuje wyłącznie wskazanie imienia i nazwiska.

W odniesieniu do przedsiębiorców z siedzibą na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej pobierane są z bazy REGON. Dla podmiotów spoza Polski nie ma bazy referencyjnej.

Zakres danych stron umowy został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

Skontaktuj się z wykonawcą i wyjaśnij rozbieżność dany w bazie REGON. Ewentualne zmiany mogą być realizowane po aktualizacji danych w bazie REGON na podstawie wniosku RG-OP (przedsiębiorcy) albo RG-OF (osoby fizyczne) złożonego do właściwego urzędu statystycznego.

Więcej informacji można zaleźć na stronie GUS.

Tak, informacja dotycząca stron umowy może podlegać aktualizacji np. w wyniku przekształcenia spółka zmieniła formę prawną oraz nazwę. Nowa spółka przejęła zobowiązania starego podmiotu. W tym przypadku jako podstawę aktualizacji danych można podać informację przekazaną przez nowy podmiot, w którym poinformowała, ze wstęuje  wprawa i obowiązki starego podmiotu.

Przy ustaleniu tej wartości niezbędne jest:

• uwzględnienie wszystkich elementów wchodzących w zakres przedmiotu umowy, w tym opcji i wznowień (jeżeli występują w danej umowie),
• wskazania wartości bez VAT, o ile VAT w danej umowie ma zastosowanie,
• uwzględnienie całego okresu realizacji umowy (dotyczy umów zawartych na okres oznaczony) albo 48 pierwszych miesięcy realizacji umowy (dotyczy umów zawartych na okres nieoznaczony).

Niemniej nie należy uwzględniać wartości zamówień podobnych i zamówień uzupełniających, ponieważ do ich realizacja wymaga zawarcia odrębnych umów. Zatem będą one podlegały obowiązkowi wpisu do CRU JSFP jako odrębne umowy.

Pojęcia opcji i wznowień należy interpretować w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, tj. 

1. 1. opcja to uprawnienie jsfp do rozszerzenia (lub zmniejszenia) zakresu zamówienia o wskazany w treści umowy zakres;
   2. wznowienie to wykonywanie po raz kolejny tych samych dostaw lub usług przewidzianych w pierwotnej umowie.

Ani opcja, ani wznowienie nie wymagają zmiany umowy, która została zawarta. Dotyczą one wyłącznie umów zawartych na czas określony, które zgodnie z warunkami w nich zawartymi, na podstawie decyzji zamawiającego podlegają przedłużaniu na kolejny okres. Co do zasady w treści umowy powinny być jasno wskazane te części wynagrodzenia wykonawcy, które potencjalnie będą realizowane jako opcja albo wznowienie.

W przypadku zawarcia umowy (np. umowy zlecenia) z osobą fizyczną nieprowadzącą działalność gospodarczej należy uwzględnić kwotę składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez tę osobę tj. potrącane są z należnego jej wynagrodzenia. Natomiast nie należy uwzględniać dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosiła jsfp w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez jsfp kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W odniesieniu do umów zawartych na czas nieoznaczony zaproponowana została zasada, aby w CRU JSFP była wskazywana wartość umowy dotycząca 48 pierwszych miesięcy jej obowiązywania, czyli 48 pierwszych miesięcy odpłatnych.

Mimo braku wskazania w treści umowy wartości, umowy takie mają „limit” określany przez jsfp. Wynika to m.in. z wynikające z u.f.p. zasady zaciągania zobowiązań wskazane w art. 46 tej ustawy, tj. jsfp mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich, z zastrzeżeniem art. 136 ust. 4 i art. 153.

Ze względu na powyższe, w przypadku, gdy z treści umowy nie wynika bezpośrednio jej wartość, to w ramach CRU JSFP należy wskazać łączną wysokość środków, którą jsfp zamierza przeznaczyć na realizacje danej umowy odpowiednio w całym okresie jej obowiązywania (w przypadku umów zawartych na czas oznaczony) albo przez pierwsze 48 miesięcy obowiązywania umowy (w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony).

Przykłady umów, których może dotyczyć taka sytuacja:

• zakup usług, których łączna cena nie może być określona np. umowy z bankami na obsługę rachunków bankowych jednostki, które są zależne od cennika lub wartości środków zgromadzonych na danych rachunku bankowym.
• umowy barterowe.

Umowy barterowe polegają na wymianie dóbr lub usług, bez udziału pieniądza. Niemniej konieczne jest określenie ich wartości. Punktem odniesienia powinna być w takim przypadku wartość świadczeń wykonawcy. W takich przypadkach wartość umowy może być wówczas w znacznej mierze ocenna, ale powinna być oparta o wiarygodną podstawę wyceny świadczeń, które oferuje potencjalnym wykonawcom, w celu oceny ekwiwalentności oferty, aby zbliżona była do wartości rynkowej tego świadczeni.

Dokonując ustalenia wartości umowy na potrzeby obowiązku CRU JSFP należy pamiętać, że wskazanie tej wartości będzie niezależne od realizacji w jej ramach jakiegokolwiek wydatku. Istotą w tym kontekście jest sam moment zawarcia umowy, a nie realizacji wydatku. Warto bowiem podkreślić, że z samej definicji odpłatności takich umów (opisanej wyżej) nie wynika konieczność ponoszenia wydatków (patrz np. umowy barterowe, w których świadczenie żadnej ze stron nie przyjmuje formy pieniężnej), a ponadto mogą pojawić się przypadki, gdy pomimo zawarcia umowy nie zostanie ona zrealizowana (np. w konsekwencji odstąpienia od jej realizacji).

Tak, informacja dotycząca wartości umowy może podlegać aktualizacji np. w wyniku zawarcia aneksu do umowy.

Nie, informację w zakresie finansowaniu umowy ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3 u.f.p. należy wskazać w każdej umowie.

Warto pamiętać, że nie jest istotny poziom finansowania umowy z tych środków, tj. i dla umowy z finansowanie z tych środków na poziomie 100%, i umowy finansowanej w 15% z takich środków należy zaznaczyć, że umowa jest finansowana z wymienionych środków.

Tak, informacja w tym zakresie może podlegać aktualizacji np. w wyniku pozyskania środków na poczet realizacji danej umowy.

Status umowy jest z jednej strony informacją techniczną, niezbędną do zarządzania retencją danych udostępnianych w CRU JSFP. Z drugiej strony będzie dodatkowym parametrem do przeszukiwania informacji udostępnianych w tym rejestrze, umożliwiającym szybką weryfikację umów będących w realizacji (aktywnych) oraz tych, których realizacja została zakończona (nie tylko ze względu na upływ terminu obowiązywania umowy, ale również ze względu na ewentualne wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od umowy).

Warto podkreślić, że zmiana statusu umowy ma przede wszystkim walor techniczny, mający wpływ na retencje danych o tej umowie w systemie. Niemniej będzie to parametr pozwalający także zarządzać danymi o umowach także w przypadku przejmowania umów danej jsfp przez inną jsfp. Jsfp, podobnie jak inne podmioty życia gospodarczego, podlegają przekształceniom formalnym. W przypadku tego typu zmian może m.in. wystąpić konieczność określenia następców prawnych, którzy co do zasady przejmują zobowiązania dotychczasowych jednostek. Wówczas umowa powinna zostać przeniesiona do realizacji przez inną jednostkę.

W przypadku likwidacji jednostki, której nie towarzyszy powstanie nowej jednostki lub przejęcie zadań przez inną jednostkę, mamy do czynienia z procesem wygaszania zobowiązań. W konsekwencji w ramach informacji o umowach takich jednostek pojawi się informacja o zmienionym statusie takich umów, wskazujący, że są to umowy zakończone.

W przypadku likwidacji jednostki, której towarzyszy powstanie nowej jednostki lub przejęcie zadań przez inną jednostkę, mamy do czynienia z procesem przenoszenia zobowiązań. W konsekwencji w ramach informacji o umowach w jednostce likwidowanej albo oddającej umowę do innej jsfp pojawi się informacja o zmienionym statusie takich umów, wskazujący, że są to umowy zakończone. Jsfp, które przejmą umowy do dalszej realizacji zobowiązane będą do ich wprowadzenia do systemu CRU JSFP w ramach własnych kont, ale w zakresie danych, które są aktualne na dzień przejęcia umowy. W jednostkach tych umowa taka w dniu wprowadzania jej do systemu będzie miała status aktywna.

Zdecydowanie należy aktualizować status umowy, po zakończeniu realizacji umowy, niezależnie co doprowadziło do zakończenia jej realizacji w danej jsfp.

Usuwanie informacji z systemu CRU JSFP będzie realizowane w ramach procesu retencji danych. Użytkownik może jedynie zmienić status procesowy umowy na Usunięta przed publikacją.

Tak, można wycofać informacje o umowie  udostępnione w ramach CRU JSFP. Taka praktyka co do zasady powinna dotyczyć nielicznych sytuacji.

Kierownik jsfp jest zobowiązany do organizacji realizacji obowiązku CRU JSFP w taki sposób, aby było jak najmniej pomyłek, których konsekwencją jest zbędne czy przypadkowe udostępnienie informacji o umowie.

Administratorem udostępnionych w CRU JSFP danych o umowach zgodnie z art. 34b ust. 9 u.f.p. jest kierownik danej jsfp. W szczególności to kierownik danej jsfp musi wykonywać obowiązki administratora danych określone w przepisach o ochronie danych osobowych (art. 34b ust. 10 u.f.p.). W tym kontekście zasadne jest wskazanie, że kierownicy jsfp będą odpowiedzialni za ewentualne nadmiarowe udostępnienie danych osobowych.

Umowy ramowe nie powodują ani zaciągnięcia zobowiązania, ani udzielenia zamówienia, a jedynie stanowią uzgodnienie warunków do udzielania zamówień publicznych na zasadach określonych w umowie ramowej. Zaciągnięcie zobowiązania następuje na podstawie zamówienia wykonawczego realizowanego w oparciu o taką umowę.

Stąd obowiązkiem CRU JSFP nie są objęte umowy ramowe. Niemniej  zamówienia/umowy wykonawcze realizowane na podstawie umów ramowych są objęte tym obowiązkiem.

Umowy dotacji nie są objęte obowiązkiem CRU JSFP, ponieważ nie spełniają przesłanek definicji zamówienia w kontekście przedmiotu umowy. Umowy te regulują zasady wydatkowania środków z dotacji, ale ich przedmiotem nie są dostawy, usługi lub roboty budowlane w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Warto podkreślić, że obowiązek informacyjny względem tego typu umów jest już realizowany przez kierowników jsfp na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 8 u.f.p.

Obowiązkowi CRU JSFP nie będą podlegały umowy nieodpłatne takie jak umowy darowizny albo umowy użyczenia. W tego typu umowach jedna strona zobowiązuje się do świadczenia korzyści lub usługi na rzecz drugiej strony bez oczekiwania na jakąkolwiek odpłatność. Są to zatem przykłady umów jednostronnie zobowiązujących.

Obowiązek CRU JSFP nie dotyczy refundacji kosztów zakupu. Takie operacje między jednostkami nie wypełniają definicji umowy wprowadzonej na potrzeby CRU JSFP.

Umowy zawierane z pracownikami dotyczące korzystania z prywatnego pojazdu do celów służbowych nie stanowią zamówienia w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

Przede wszystkim mają one charakter wewnętrzny (pracowniczy) – są związane ze stosunkiem pracy i organizacją wykonywania obowiązków służbowych, a nie z nabyciem usługi od zewnętrznego wykonawcy. Zwrot kosztów używania pojazdu (tzw. kilometrówka lub ryczałt) nie jest wynagrodzeniem za usługę rynkową, lecz formą rekompensaty kosztów ponoszonych przez pracownika.