e-Doręczenia

Od niemal miesiąca większość podmiotów publicznych musi korzystać z doręczeń elektronicznych.  Dla wielu instytucji to nowa usługa. Sprawdź, jak prawidłowo przygotować wiadomość do wysyłki, gdy odbiorca nie ma adresu do doręczeń elektronicznych (ADE).

Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) umożliwia nadanie korespondencji w formie elektronicznej, a następnie przekształcenie jej w list, który  zostanie dostarczony adresatowi w przewidywanym czasie realizacji. Stosowana jest wtedy, gdy odbiorca nie posiada ADE.  

Usługę realizuje operator wyznaczony, którym obecnie jest Poczta Polska.

Wysyłka PUH to kilka prostych kroków:

1. Zaloguj się do skrzynki e-Doręczeń.
2. Przygotuj wiadomość elektroniczną.

a. Wpisz dane odbiorcy.
b. Utwórz wiadomość z załącznikiem.

3. Wyślij wiadomość ze skrzynki e-Doręczeń.
4. Operator wyznaczony przekształci ją w przesyłkę listową.
5. Listonosz doręczy list do adresata.
6. Operator wyznaczony wystawi dowód w postaci elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO).

Szczegółowe informacje na temat warunków wysyłki w ramach PUH znajdziesz w Regulaminie PURDE i PUH.

Najważniejsze warunki

• Pojedyncza przesyłka PUH może składać się z wielu plików w formacie PDF. Ich łączna wielkość nie może przekraczać 15 MB i 98 kartek. Korespondencja masowa (do maksymalnie 1000 odbiorów) może zawierać tylko jeden plik PDF.
• W ramach PUH możesz wysłać jednakową  korespondencję w trybie standardowym (do 1 odbiorcy) lub masowym (do maksymalnie 1000 odbiorców).
• Maksymalna liczba kartek załącznika:
  • dla parametru podstawowego wynosi 12 (w tym strona adresowa),
  • dla parametru dodatkowego wynosi 13-99 (w tym strona adresowa).
• Parametr podstawowy to:
  • przesyłka polecona w obrocie krajowym z EPO,
  • kategoria doręczenia: ekonomiczna,
  • typ druku: monochromatyczny,
  • typ zadruku: dwustronny – duplex,
  • obsługa przesyłki zwracanej do nadawcy po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi: zwrot do nadawcy.
• Parametry dodatkowe dla przesyłek poleconych w obrocie krajowym z EPO to:
  • typ druku: kolorowy,
  • typ zadruku: jednostronny – simplex,
  • obsługa przesyłki zwracanej do nadawcy po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi: niszczenie/zwrot do nadawcy.

Dokładne wymagania dla pliku PDF znajdziesz w załączniku nr 1 do Regulaminu świadczenia PURDE i PUH.

Operator wyznaczony wystawia dowody do wiadomości hybrydowej, które ma obowiązek przechowywać przez 12 miesięcy.

Możesz je pobrać ze skrzynki e-Doręczeń. Znajdziesz je przy konkretnej wiadomości lub w panelu usług dodatkowych po podaniu numeru przesyłki lub numer dowodu.

Ważne: Dowody są integralną częścią wiadomości. Nie można usunąć dowodów z wiadomości. Jeśli usuniesz wiadomość, to razem z nią usunięte zostaną dowody.

Do przesyłki hybrydowej wystawiane są dwa dowody:

• Odrzucenia – jeśli przesyłka nie spełnia wymagań określonych w regulaminie usługi.  W momencie odrzucenia przesyłki hybrydowej otrzymasz dowód jej odrzucenia w formacie XML, który zawiera:
  • kod błędu wraz z opisem,
  • nazwę pliku PDF, którego dany błąd dotyczy,
  • datę i czas przeprowadzenia walidacji przez Pocztę Polską,
  • adres do e-Doręczeń nadawcy.
• Nadania – dowód H.PN, czyli Hybrydowe Potwierdzenie Nadania w formacie XML, który zawiera:
  • numer i datę nadania przesyłki,
  • nazwę i adres nadawcy,
  • nazwę i adres adresata,
  • parametry przesyłki wskazane przez nadawcę oraz format przesyłki określony na podstawie liczby kartek.
• Doręczenia lub zwrotu (jeśli adresat nie odbierze przesyłki) w formacie XML, który zawiera:
  • numer i datę nadania przesyłki oraz dane adresowe,
  • datę doręczenia albo zwrotu,
  • dane podpisu odbiorcy,
  • dane placówki, która doręczyła albo zwróciła przesyłkę.
• Doręczenia P.O. (papierowe potwierdzenie odbioru (dla przesyłek zagranicznych).

O szczegółach oznaczeń dowodów przeczytasz w rozdziale 12 naszego poradnika: Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia?