e-Doręczenia

Od 1 stycznia 2025 roku większość podmiotów publicznych musi stosować e-Doręczenia. Jeśli ta usługa jest dla Ciebie nowa, sprawdź poniżej, jak prawidłowo przygotować wiadomość do wysyłki.

Dzięki publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego można wysyłać i odbierać korespondencję elektroniczną:

• między podmiotami publicznymi,
• między podmiotami publicznymi a niepublicznymi.

Usługę realizuje operator wyznaczony, którym obecnie jest Poczta Polska.

1. Zaloguj się do skrzynki e-Doręczeń.
2. Przygotuj wiadomość elektroniczną:

• wpisz adres do e-Doręczeń odbiorcy lub znajdź go w polu Do albo w wyszukiwarce zaawansowanej,
• wpisz temat wiadomości i jej treść,
• opcjonalnie możesz wpisać znak sprawy (na przykład sygnaturę pisma, aby potem łatwiej odszukać tę wiadomość),
• możesz dodać załącznik (w nazwie plik nie może być znaków ~"#%&{}!?:*|<>/\ ani spacji).

3. Wyślij wiadomość, aby otrzymać dowód wysłania (nadania).
4. Odbiorca dostanie powiadomienie o oczekującej wiadomości.
5. Odbiorca otrzyma Twoją wiadomość, a Ty uzyskasz dowód jej otrzymania (odbioru).

Ważne: wiadomość, po 14 dniach od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia na skrzynkę obywatela, firmy lub innego podmiotu niepublicznego, jest uznawana za skutecznie doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie odebrał przed upływem tego terminu (tak zwana fikcja doręczenia).

Szczegółowe warunki dotyczące wysyłki w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego znajdują się w Regulaminie PURDE i PUH.

Najważniejsze z nich:

• wielkość pojedynczej wiadomości (z załącznikami) do maksymalnie 15 adresatów nie może przekraczać 500 MB,
• wielkość pojedynczej wiadomości (z załącznikami) do maksymalnie 1000 adresatów nie może przekraczać 15 MB,
• dla każdego z odbiorców tworzona jest odrębna przesyłka z indywidualnym numerem,
• dopuszczalne formaty plików określa załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia PURDE i PUH,
• do każdej przesyłki wystawiane są odrębne dowody.

Operator wyznaczony wystawia dowody do wiadomości elektronicznej (również dla przesyłek usuniętych). Ma obowiązek przechowywać je przez 36 miesięcy. Jeżeli w ciągu trzech lat będziesz chciał otrzymać taką korespondencję z dowodami to możesz zwrócić się do operatora wyznaczonego i jest on zobowiązany udostępnić Ci taką korespondencję.

Do przesyłki wystawiane są dwa rodzaje dowodów:

• techniczne (w formacie XML) – dla zdarzeń:
  • nadania,
  • preawizacji,
  • odbioru,
  • dotyczących współpracy z innym dostawcą.
• biznesowe (w formacie XML i PDF) – dla zdarzeń:
  • wysłania (nadania),
  • otrzymania (odbioru).

Dowody możesz pobrać w skrzynce do e-Doręczeń (gdy otworzysz wiadomość) lub w panelu usług dodatkowych udostępnionych przez Pocztę Polska S.A. W tym panelu sprawdzisz też poprawność dowodów dotyczących wysyłki elektronicznej.

Ważne: dowody są integralną częścią wiadomości. Nie można ich z niej usunąć. Jeśli usuniesz wiadomość, to razem z nią zostaną usunięte dowody.

Więcej o dowodach przeczytasz w rozdziale 12 naszego przewodnika Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia?.