Wg zał. nr 11 BW-I mam tylko jedno zadania inwestycyjne planowane do realizacji w 2023 r. o symbolu "ZI" i nazwie "Zakup (ulepszenie) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych". W uzasadnieniu BWI mam zapis, że w ramach tego zadania m.in. kwota 1 mln zł przeznaczona będzie na "adaptację pomieszczeń siedziby Centrum" ("w ramach zadania nr 3 - środki finansowe na pokrycie wydatków związanych z adaptacją części budynku na pomieszczenia archiwum zakładowego, serwerowni oraz pomieszczeń biurowych.").

W udostępnionych na stronie internetowych wyjaśnień wynika, że adaptacje zwiększające wartość budynku (środka trwałego) podlegają badaniu audytowemu. Jednakże w Zał. nr 2 do założeń JSFP w zakładce "(3) Inwestycje 2023" w kol. "c" można tylko wybrać "PR" lub "BI" (brak symbolu "ZI").
Stąd moje pytania odnośnie inwestycji:
1.    Czy należy objąć audytem tą inwestycję (adaptację budynku)?
2.    Jeśli tak, to jakie oznaczenie wybrać w Zał. nr 2 do założeń JSFP w zakładce "(3) Inwestycje 2023" w kol. "c"?

Odpowiedź: Zgodnie z Założeniami do realizacji audytu wewnętrznego zleconego badaniem audytowym obejmujemy wyłącznie wydatki majątkowe należące do kategorii "PR" (inwestycyjne programy wieloletnie) oraz "BI" (inwestycje pozostałe polegające na budownictwie inwestycyjnym). Zakupy inwestycyjne niezwiązane z budownictwem (ZI) to kategoria nie podlegająca badaniu w audycie wewnętrznym zleconym. 
Przez realizacje inwestycji budowlanej rozumie się wykonywanie robót budowlanych, o których mowa w art. 3 pkt 7 Prawa budowlanego, z wyjątkiem remontu. Adaptacja budynku może obejmować realizację robót budowlanych zwiększających wartość budynku (ulepszenie środka trwałego), które powinny być finansowane z wydatków na inwestycje (podlegające ujęciu w kategorii BI) lub na wykonanie robót budowlanych stanowiących remont (nie powodujący zwiększenia wartości budynku, finansowany z wydatków bieżących). 

W opisanym przypadku skoro wydatki na adaptację zostały zakwalifikowane jako zakupy inwestycyjne, to nie będą ujęte badaniem audytu wewnętrznego zleconego.  Inną sprawą może być poprawność zakwalifikowania robót adaptacyjnych do wskazanej kategorii. Kwestie te audytor wewnętrzny powinien wyjaśnić w trakcie czynności przeglądu wstępnego.

Uprzejmie proszę o udzielenie odpowiedzi na pytanie dotyczące ustaleń nr 1 i nr 2 zakładki Efektywność: Czy pytanie dotyczące przeprowadzonych w latach 2020-2023 zadań audytowych i kontroli odnosi się do:

1) stricte zadania audytowego, kontroli którego tematem było monitorowanie, ocena realizacji celów, zarządzanie ryzykiem w jednostce?

2) wszystkich zadań audytowych i kontroli przeprowadzonych w tym okresie, w różnych obszarach działalności jednostki ?

3) obszaru trzech wybranych celów do badania skuteczności?

Odpowiedź: Pytanie dotyczące przeprowadzonych w latach 2020-2023 zadań audytowych i kontroli w zakładce Efektywność obejmuje zarówno stricte zadania audytowe i kontrole, których tematem było monitorowanie, ocena realizacji celów oraz zarządzanie ryzykiem w jednostce, jak również zadania, które koncentrowały się na wybranych elementach procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zarządzania ryzykiem w jednostce. W zakładce Efektywność można wskazywać również zadania audytowe i kontrole, które obejmowały działania realizowane w różnych obszarach działalności jednostki jednakże muszą one zawierać jeden z elementów ww. procesu. W zakładce Efektywność można także wskazać zadania audytowe i kontrole, które skupiały się na badaniu skuteczności realizacji trzech wybranych celów z planu działalności.

W pytaniu nr 18 do części „Skuteczność” mamy ocenić: Czy kierownik jednostki zidentyfikował przyczyny nieosiągnięcia celu?

Czy intencją jest aby ustalić, czy kierownik jednostki samodzielnie dokonywał identyfikacji przyczyn i ryzyka nieosiągnięcia celu i uzyskać takie zapewnienie/dowód od kierownika jednostki?

Czy w przypadku, gdy takie informacje otrzymuje on – w procesie monitorowania – od dyrektorów odpowiedzialnych za realizację zadań (w postaci np. sprawozdania kwartalnego/półrocznego/itp. do akceptacji i podpisania), jest spełnieniem intencji pytania?

Odpowiedź: Intencją pytania było ustalenie czy zostały zidentyfikowane przez kierownika jednostki przyczyny nieosiągnięcia celu. Kwestią wtórną jest czy zostały one zidentyfikowane przez dyrektorów odpowiedzialnych za realizację zadań (np. w postaci informacji bieżących, sprawozdania kwartalnego/półrocznego) w ramach monitoringu realizacji celów czy też z własnej inicjatywy bezpośrednio przez kierownika jednostki. Nie jest ważna forma, tryb czy stosowane metody identyfikacji przyczyn nieosiągnięcia celu, ale fakt ustalenia tego przez kierownika jednostki.

Proszę o udzielenie informacji odnośnie wypełniania tabeli excel dla JSFP i dla działu oddzielnie. Chodzi o sytuację w której nie ma oddzielnego planu działalności Ministra dla urzędu i oddzielnie dla działów. W mojej sytuacji jest utworzony jeden plan działalności ministra dla działów. Cele są wspólne. Dla departamentów/Biur nie tworzy się planów działalności odrębnie. Procedury są te same.

Odpowiedź: W Załączniku Nr 2 (JSFP) należy wskazać plan działalności dla działów AR, a wypełniając załącznik odnosić się do celów realizowanych przez JSFP (ministerstwo). Natomiast w Załączniku Nr 2 (dział AR) również należy wskazać plan działalności dla działów AR, a wypełniając załącznik odnosić się do celów realizowanych przez działy AR jako całości.

Czy badanie audytowe powinno uwzględnić inwestycje, które miały się rozpocząć w 2023 roku, lecz z różnych powodów odstąpiono od umowy dotacyjnej lub wypowiedziano umowę a jednostce  nie przekazano żadnych środków finansowych w 2023 roku oraz nie rozpoczęto procesu inwestycyjnego.

Odpowiedź: AWZ obejmuje badanie inwestycji finansowanych z budżetu państwa realizowanych w 2023 r. W przypadku gdy nie rozpoczęto planowanego zadania inwestycyjnego nie będzie ono objęte badaniem w ramach AWZ.

Czy w przypadku samodzielnego publicznego szpitala klinicznego można jako „plan działalności” poddać badaniu Plan Finansowy jednostki, czy lepiej oprzeć się na Planie Naprawczym na lata 2022-2024 i z tego wybrać zadania do realizacji w roku 2023?

Odpowiedź: Pod pojęciem „plan działalności” należy rozumieć każdy dokument planistyczny zawierający co najmniej cele, zadania/działania i mierniki służące ocenie ich osiągania określone w rocznej perspektywie (pkt 5, str. 8 Założeń).

W sytuacji, gdy w jednostce występuje kilka dokumentów spełniających powyższe kryteria, decyzja, który dokument powinien podlegać badaniu, powinna wynikać z regulacji wewnętrznych określających system kontroli zarządczej w danej jednostce lub w przypadku braku takiej regulacji z decyzji kierownika jednostki.

To kierownik jednostki, jako osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej  powinien wskazać, który dokument określa cele, zadania jednostki oraz mierniki, w kontekście Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz na podstawie jakiego dokumentu dokonuje on oceny skuteczności i efektywności działania, o których mowa w art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Czy w zakresie Efektywności w pytaniu „Czy w okresie od 2020 do 2023 roku w zakresie procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem w JSFP były przeprowadzane zadania audytowe? Jeśli tak, to ile?” Można uwzględnić audity przeprowadzane w zakresie istniejącego w jednostce systemu zarządzania jakością? Przedmiotowe audity nie były przeprowadzane przez audyt wewnętrzny.

Odpowiedź: Zgodnie z brzmieniem § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu, określenie zadanie audytowe odnosi się do zadań zapewniających i czynności doradczych. Audity przeprowadzane w zakresie systemu zarządzania jakością można wskazać w sprawozdaniu jako dodatkowe badania w obszarze.

Pytanie nr 1: W zakładce "Inwestycje" załącznika nr 2 w kolumnie "Stopień zaawansowania inwestycji" są różne opcje wyboru np. rozpoczęcie w 2023 lub zakończenie w 2023 ale co należy wybrać dla inwestycji dofinansowanej ze środków MSWiA, rozpoczętej i zakończonej w 2023 ?
Pytanie nr 2: Czy inwestycję (jak wyżej) obowiązuje zapis art.133a w kwestii corocznej oceny, jeżeli faktycznie rok nie minął, a inwestycja została zakończona?

Odpowiedź: Ad. 1 Proszę wybrać opcję „zakończona w 2023 r.”

Ad. 2 Tak. Inwestycja powinna zostać poddana ocenie, o której mowa w art. 133a ustawy o finansach publicznych na koniec 2023 r.

W zakładce "Skuteczność" funkcjonuje kolumna "Odpowiedź" z dwoma opcjami tak lub nie - nie bardzo rozumiem czego ma dotyczyć ta odpowiedź - proszę o wyjaśnienie.

Odpowiedź: Przed wyborem odpowiedzi tak/nie w kolumnie „Odpowiedź’ w zakładce "Skuteczność" Załącznika Nr 2 do Założeń należy udzielić odpowiedzi na pytania odnośnie realizacji badanych celów (3 poprzednie kolumny). Jeśli choć jedna odpowiedź na pytanie dotyczące badanych celów brzmi „nie”, to w kolumnie „Odpowiedź” dla tego pytania również wybieramy opcję „nie”. W przypadku odpowiedzi negatywnej należy zbadać to w ramach AWZ i ustalić, dlaczego występuje niezgodność oraz udokumentować te ustalenia.

Proszę o odpowiedź w jaki sposób mam dokonać oceny skuteczności monitorowania realizacji celów i zadań nie odnosząc się do prawidłowości sformułowania celów i mierników?

Z mojego punktu widzenia oraz na podstawie tego co obserwuję w posiadanej dokumentacji nie sposób jest dokonać oceny skuteczności monitorowania bez wnikania w treść (merytorykę prawidłowości sformułowania celów i mierników). Z posiadanej dokumentacji wynika, iż wszystkie cele zostały osiągnięte, czyli rozumiem, że system jest skuteczny zgodnie z założeniami AWZ. Natomiast moim zdaniem cele są nieistotne i przede wszystkim niemierzalne. Z uwagi na kaskadowość wyznaczania celów i zadań, takie cele zostały wyznaczone przez przełożonych i do takich musimy się odnosić. W jaki sposób mam dokonać oceny skuteczności procesu monitorowania celów, które są niemierzalne? Z mojego punktu widzenia system byłby adekwatny i skuteczny, a nawet efektywny gdyby cele i mierniki były właściwie sformułowane. Jak w takim przypadku mam podejść do tematu?

Uprzejmie proszę o odpowiedź.

Odpowiedź: Zakres przedmiotowy AWZ nie obejmuje badania prawidłowości formułowania celów/zadań i mierników. W przypadku gdy audytor wewnętrzny widzi potrzebę rozszerzenia zakresu zadania zapewniającego realizowanego w swojej jednostce o te elementy powinien ująć je w programie zadania.

Ponadto należy zauważyć, że osiąganie wyznaczonych celów nie jest jednoznaczne ze stwierdzeniem, że system jest skuteczny. Potwierdzeniem skuteczności systemu nie jest osiągnięcie celów, zadań czy mierników lecz sprawny przepływ informacji (w tym dotyczącej zarządzania ryzykiem), w szczególności przekazywanie informacji zwrotnej w odpowiednim czasie i odpowiedniej formie, co umożliwia podejmowanie właściwych działań przez realizujących cele/zadania w reakcji na zmieniające się warunki lub trudności.

Jak należy rozumieć "zbiera się dane dotyczące zasobów do realizacji procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem”?

Jakie dane, kto ma zbierać ?

Odpowiedź: Są to dane/informacje, na których audytor wewnętrzny może polegać i na ich podstawie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zaangażowania zasobów zaangażowanych w realizację procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem, np. liczba osób uczestniczących w procesie na różnych jego etapach, koszty np. systemu informatycznego wzmagającego proces, jeśli został zakupiony do tego celu. Informacje na ten temat mogą być w posiadaniu np. komórek organizacyjnych/osób realizujących te zadania lub nadzorujących badane procesy, o takie komórki/osoby zostały wskazane w jednostce. Dane powinny być zbierane systematycznie i analizowane pod kątem wykorzystania zasobów do realizacji procesu badanego w AWZ.

Czy w przypadku gdy przypisane są zadania związane z monitorowaniem inwestycji czy planu działalności konkretnym osobom i kierownik jednostki ma wiedzę ile osób zajmuje się ww. procesami można uznać, że w jednostce zbiera się dane dotyczące zasobów?

Odpowiedź: Tak, o ile w ocenie audytora wewnętrznego są one wystarczające do oceny badanego procesu i wprowadzenia ewentualnych zmian poprawiających efektywność. Należy podkreślić, że zbierane dane powinny odnosić się do wykorzystania zasobów zaangażowanych w realizację procesu monitorowania, jak i oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem.

Czy w ramach AWZ należy badać inwestycje prowadzone w ramach programu wieloletniego „Modernizacja Krajowej Administracji Skarbowej w latach 2023–2025” finansowane z rezerwy celowej, które nie zostały uwzględnione w sporządzonym przez Ministerstwo Finansów formularzu BW-I obejmującym środki Budżetu Państwa przeznaczone na finansowanie inwestycji?

Odpowiedź: Tak, inwestycje takie podlegają badaniu w ramach AWZ. Programy wieloletnie obejmują wydatki na finansowanie lub dofinansowanie inwestycji z budżetu państwa. Fakt nie ujęcia danej inwestycji w formularzu BW-I nie przesądza o jej charakterze w rozumieniu art. 133a ustawy o finansach publicznych. Należy też pamiętać, że formularz BW-I sporządza się na podstawie noty budżetowej w pierwszej połowie roku poprzedzającego rok budżetowy. Natomiast  program wieloletni „Modernizacja Krajowej Administracji Skarbowej w latach 2023–2025” został ustanowiony Uchwałą NR 2/2023 Rady Ministrów z dnia 3 stycznia 2023 r., a więc po sporządzeniu projektu budżetu na 2023 r. Program ten obejmuje finansowanie krajowe inwestycji budowlanych z budżetu państwa, jako jeden z jego priorytetów.

Proszę o wyjaśnienie kiedy mówimy o rozpoczęciu inwestycji, jaki moment, zdarzenie rozpoczyna inwestycję?

Odpowiedź: Na potrzeby AWZ jako rozpoczęcie inwestycji przyjmujemy rok, w którym w planie finansowym jednostki będącej inwestorem ujęto środki budżetowe na finansowanie tej inwestycji. Termin (rok) rozpoczęcia inwestycji w ramach AWZ wymagany jest przy wypełnieniu wykazu inwestycji w załączniku Nr 2 Założeń do AWZ i rozumiany analogicznie jak na potrzeby wypełniania formularzy do planowania budżetu w zakresie realizacji inwestycji (BW-I, BW-IA).

Jednostka realizuje od 2012 roku zadanie związane z dostosowaniem budynku do wymagań p.poż. Przedmiotowe zadanie realizowane jest etapami. Do końca 2023 roku zrealizowano 8 etapów, w tym ósmy w 2023 roku. Każdy z etapów jest niezależnym zadaniem inwestycyjnym, tj. m.in. za każdym razem składane jest zapytanie ofertowe czy zawierana jest odrębna umowa z wykonawcą na każdy z etapów. Czy w związku z opisanym stanem faktycznym audytem należy objąć inwestycję realizowaną w 2023 roku czy również wcześniejsze etapy prowadzone w latach 2014, 2015, 2017, 2018, 2020, 2021, 2022?

Odpowiedź: Audyt wewnętrzny zlecony obejmuje co do zasady inwestycje realizowane w 2023 r. Jeśli przedmiotowe zadanie stanowi jedno zadanie inwestycyjne prowadzone etapami od kilku lat, to nie ma znaczenia zawieranie osobnych umów na wykonanie poszczególnych części zadania. W odniesieniu do lat realizacji inwestycji sprzed 2023 r. należy odpowiedzieć na pytanie nr 25 z zakładki 5) Skuteczność JSFP: „Czy oceny stopnia realizacji założonych celów dla inwestycji były przeprowadzane, a ich wyniki za każdy rok przekazane zostały kierownikowi jednostki/osobom wskazanym w procedurze?”. Ponadto należy poddać badaniu wyniki audytów i kontroli tej inwestycji w kontekście wykorzystania wydanych w ich wyniku zaleceń.

Mam pytanie dotyczące uwzględniania w przedmiotowym audycie inwestycji finansowanych z budżetu państwa w przypadku, gdy: Na dokumentów związanych z planowaniem finansowym na rok 2023, w tym: 

• Planu finansowego jednostki na 2023 rok – Uzasadnienie do formularza BW-I – Budżet Państwa na 2023 r. – Środki Budżetu Państwa przeznaczone na finansowanie inwestycji wraz z omówieniem,
• Załącznika BW-IA,

Potwierdzono, że nakłady na inwestycje polegające na budownictwie inwestycyjnym planowane na 2023 r. wyniosą ogółem 1 490 tys. zł. Jednostka w ramach tych środków dokonywać miała przebudowy posiadanych lokali, celem zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, a także poprawę dostępności architektonicznej Ponadto zaplanowane zostały również prace związane z infrastrukturą zewnętrzną, w tym w zakresie podłączeń wody i gazu oraz prac związanych z budową parkingu. 
Łącznie jest 12 takich inwestycji  o wartościach kosztorysowych od 22 – 598 tys. zł.
Jak widać inwestycje te miały charakter remontowo dostosowawczy w zakresie istniejącej już infrastruktury.
Czy w takim przypadku należy objąć te inwestycje audytem AWZ, czy można je wyłączyć?

Odpowiedź: Zgodnie z Założeniami do AWZ do wykazu inwestycji realizowanych w 2023 r. wprowadzamy wszystkie zadania inwestycyjne. Do badania wybieramy 5 inwestycji o najwyższej wartości kosztorysowej. Przebudowa istniejących obiektów nie stanowi remontu i jest finansowana ze środków na inwestycje, a w jej wyniku następuje zwiększenie wartości początkowej obiektu. Stąd audytem wewnętrznym zleconym należy objąć takie zadania inwestycyjne.

Czy dobrze rozumiem, że jeśli w JSFP nie zbiera się danych dotyczących zasobów do realizacji procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem  audytor wewnętrzny nie ocenia efektywności procesu, to tym samym nie wypełnia tabeli nr 6 "Efektywność"?

Odpowiedź: Jeśli w JSFP/dziale AR nie zbiera się danych dotyczących wykorzystania zasobów do realizacji procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem, audytor wewnętrzny nie ocenia efektywności procesu. Niemniej jednak, wypełnia tabelę nr 6 "Efektywność" zgodnie z dostępnymi danymi.

Pytanie dotyczy jednolitego podejścia do udzielanych odpowiedzi „tak/nie”na przykładzie pyt. 8 z „przeglądu wstępnego”, a mianowicie: w pytaniu tym, audytor ma dokonać oceny, czy w JSFP obowiązywały formalne procedury w zakresie:

1. (pierwszy element) procesu monitorowania i oceny osiągania celów:
   a. (drugi element) cele z planu,
   b. (trzeci element) cele dla inwestycji - o ile były inwestycje,
2. (czwarty element) realizacji zadań/działań w oparciu o przyjęte dla nich mierniki.

Co w efekcie oznacza ocenę czterech elementów składowych pytania.
Czy zatem w myśl założeń AWZ (str. 15 zapis „uwaga” na górze strony dotycz. Oceny dojrzałości systemu) ocena „tak/nie” musi wynikać i uwzględniać wyniki wszystkich przypadków-elementów badań?
Czy, zatem brak formalnej procedury, dla któregokolwiek (jednego) z ww. czterech elementów skutkuje oceną „nie”?
Czy w przypadku braku jednego elementu - można ocenić całą odpowiedź „tak” (trzy pozostałe przypadki – a więc większość, występują) i wskazać/opisać stwierdzony brak?
I czy w ten sam sposób należy oceniać pozostałe pytania dla części II i III – gdyby występował w ich treści – więcej niż jeden element do badania? 

Odpowiedź: W odniesieniu do przedstawionej kwestii, zgodnie z założeniami AWZ, ocena "tak/nie" musi uwzględniać wszystkie elementy pytania. Oznacza to, że brak formalnej procedury dla któregokolwiek z elementów składowych pytania skutkuje oceną "nie". W przypadku braku jednego elementu, nie można ocenić całej odpowiedzi jako "tak", nawet jeśli pozostałe elementy występują. Należy postępować zgodnie z instrukcją zawartą w Załączniku nr 2. W przypadku braku jednego z elementów należy ustalić, dlaczego występuje jego brak i zbadać to w ramach AWZ. Analogicznie należy postępować w ocenie pozostałych pytań dla części II i III.

W trakcie przeglądu wstępnego i wyboru 3 celów jako próba do badania z celów nie osiągniętych (nie zrealizowanych) stwierdziłem,że nieosiągnięcie celu było skutkiem błędnego ich zdefiniowania. Pojedynczym czynnościom (zadaniom), których realizacja nie zależała od jsfp nadany został status celu, w sytuacji kiedy szczebel nadrzędny nie zrealizował przedsięwzięć i na ten fakt jsfp nie miała żadnego wpływu i przez to nie zrealizowała celu. W tym przypadku próba nie odzwierciedli stanu realizacji systemu kontroli zarządczej w jsfp. Czy w związku z powyższym mogę wybrać trzy cele kolejne, żeby właściwie opisać proces a w uwadze czy w sprawozdaniu zamieścić stosowną uwagę.

Odpowiedź: Zgodnie z Założeniami, etap planowania, a więc również poprawności formułowania celów w planie działalności na 2023 r. (dokumencie określającym cele, zadania i mierniki do realizacji w JSFP na 2023 r. – patrz. pkt 5 Założeń, str. 8), nie podlega badaniu.

Należy przyjąć, że jeśli cel został ujęty w takim dokumencie, to powinien być uwzględniony w badaniu. Należy go zatem wykazać zarówno w Załączniku nr 2 w zakładce „(1a) Metryczka JSFP” w pkt 4, jak również uwzględnić przy wyborze trzech celów, o których mowa w II części zadania (pkt 8.4.1 Założeń).

Jakiej formy „ewaluacji” oczekuje MF? […] Czy ewaluacją może być zatem np. coroczny przegląd dokumentacji/procedur pod kątem ich aktualności, czy jakieś inne działanie?

Odpowiedź: Ministerstwo Finansów nie ma oczekiwania co do wzorcowej formy ewaluacji. W ramach profesjonalnego osądu audytor wewnętrzny za ewaluację może uznać każde działanie mające charakter badania i oceny tego procesu, nie będące jednocześnie audytem wewnętrznym lub kontrolą wewnętrzną, o których jest mowa w pytaniach 1-2 arkusza (6) Efektywność.

Czy w przypadku jeżeli inwestycja finansowana z różnych źródeł (krajowych - budżet podstawowy, ustawa modernizacyjna, fundusz celowy  oraz  funduszy unijnych) została wykazana w formularzu BW-I (sporządzanym przez jednostkę nadrzędną) o poddaniu jej badaniu audytowemu decyduje  wskazana w formularzu kwota środków z budżetu państwa przeznaczonych na jej finansowanie (min. 50% wartości kosztorysowej)?

Odpowiedź: Formularz BW-I nie obejmuje wydatków/dotacji na inwestycje realizowane w ramach projektów współfinansowanych z udziałem środków Unii Europejskiej oraz zadań inwestycyjnych w ramach budżetu środków europejskich. W przypadku udziału innych źródeł decyduje  wskazana w formularzu kwota środków z budżetu państwa przeznaczonych na finansowanie inwestycji (min. 50% wartości kosztorysowej).

Pytanie nr 1: W załączniku nr 2 do Założeń AWZ, w zakładce „(1a) Metryczka JSFP” w pozycji 4 należy wybrać rodzaj dokumentu w którym zostały ujęte cele, zadania i mierniki. W mojej jednostce zgodnie z zarządzeniem kierownika jednostki przyjęto nazwę dokumentu jako „Plan działalności” i jako wzór formularza planu przyjęto formularz określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania. Nadmienię, że nie jesteśmy jednostką zobowiązaną do sporządzania Planu działalności na podstawie art. 70 ustawy o finansach publicznych Stąd też moje pytanie: czy mam wybrać „inny dokument planistyczny”, czy „plan działalności, o którym mowa w art. 70 ust. 4 ustawy”

Odpowiedź: Należy wskazać „Inny dokument planistyczny”. „Plan działalności, o którym mowa w art. 70 ust. 4 ustawy” wskazują wyłącznie te jednostki, które są zobowiązane do jego sporządzenia na podstawie przepisów ustawy o finansach publicznych.

Pytanie nr 2: Jednostka nie ma obowiązku sporządzania Planu działalności (art.70 ustawy o finansach publicznych). Natomiast, sporządziła dokument planistyczny o nazwie Plan działania jednostki na 2023 rok. W dokumencie tym, w części A: Najważniejsze cele do realizacji w roku 2023 określono 5 celów. Ponadto w części C: Inne cele przyjęte do realizacji w roku 2023 przyjęto 2 cele. Czy w tabeli (1a) Metryczka JSFP w wierszu "liczba wszystkich celów przyjętych do realizacji na 2023 r. " należy podać łączną liczbę celów z całego dokumentu, czy tylko ujęte w części A (5 celów)?

Odpowiedź: Należy podać liczbę wszystkich celów przyjętych przez jednostkę do realizacji w badanym okresie.

Jaki zgodnie z § 16 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia metodologicznego przyjąć w Programie zadania audytowego temat zadania, aby był on jednolity we wszystkich jednostkach realizujących AWZ? Ja zastanawiam się nad takim tematem „Audyt wewnętrzny zlecony w zakresie funkcjonowania wybranych elementów systemu kontroli zarządczej”

Odpowiedź: Ministerstwo Finansów nie ma oczekiwania aby temat realizowanego zadania miał jednolite brzmienie we wszystkich jednostkach je realizujących. Temat zadania powinien wynikać z treści Założeń oraz wyników przeglądu wstępnego.

Zgodnie z treścią § 18 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia metodologicznego w sprawozdaniu z zadania zapewniającego należy zawrzeć ogólną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem. Czy w ramach tej pozycji zamiast ogólnej oceny zawrzeć tylko ocenę dojrzałości systemu kontroli zarządczej, o której mowa w Założeniach AWZ, czy też obie oceny?

Odpowiedź: Ocena dojrzałości systemu kontroli zarządczej, o której mowa w Założeniach odnosi się do kryteriów adekwatności, skuteczności i efektywności, a tym samym jest oceną, o której mowa w art. 272 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 

Czy w okresie od 2020 do 2023 roku w zakresie procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem w JSFP były przeprowadzane zadania audytowe? Jeśli tak, to ile? Dotyczy w myśl  ROZPORZĄDZENIA MINISTRA FINANSÓW z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu także czynności doradczych czy jedynie zadań zapewniających?

Odpowiedź: Zgodnie z brzmieniem § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu, określenie zadanie audytowe odnosi się zarówno do zadań zapewniających, jak i czynności doradczych.

Dot. pytania w tabeli Adekwatność „Czy w jsfp istnieją struktury organizacyjne, których celem jest koordynacja procesu monitorowania oraz oceny realizacji celów i zadań ?” Czy jeżeli taką rolę pełni pełnomocnik kierownika jsfp, a nie wyodrębniona w strukturze komórka/jednostka organizacyjna to można udzielić odpowiedzi twierdzącej?

Odpowiedź: Tak.

Czy Pełnomocnik kierownika jsfp, który monitoruje realizację wyznaczonych celów i przygotowuje raport dla kierownika jednostki powinien zostać wskazany w upoważnieniu do przeprowadzenia audytu jako jednostka objęta audytem?

Odpowiedź: Tak, upoważnienie powinno obejmować taką funkcję.

Zgodnie z §4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu, upoważnienie powinno zawierać nazwę audytowanego lub nazwę jednostki. Pod pojęciem audytowanego należy rozumieć m.in. jednostkę wewnętrzną powołaną do realizacji zadań JSFP, w tym samodzielne stanowiska powołane do realizacji określonych spraw.

Na jakim poziomie należy wybrać cele do badania w sytuacji, gdy jednostka wskazuje cele strategiczne, do których przypisuje cele operacyjne, a następnie w odniesieniu do celów formułuje zadania i działania do realizacji ? Czy pod pojęciem celów niezrealizowanych, które w pierwszej kolejności należy dobrać do badania można przyjąć poszczególne działania realizowane w ramach celów operacyjnych, czy też należy zbadać cel operacyjny, w którym chociaż jedno działanie nie zostało zrealizowane?

Odpowiedź: Zgodnie z treścią Założeń, badaniu należy poddać cele wyznaczone na 2023 r. ujęte w planie działalności (pkt 8.4.1 Założeń, tytuł i pierwszy tiret). Pod pojęciem „plan działalności” rozumie się każdy dokument planistyczny zawierający co najmniej cele, zadania/działania i mierniki służące ocenie ich osiągania określone w rocznej perspektywie (pkt 5, str. 8 Założeń).

W związku z tym należy poddać badaniu cele (wskazane w „planie działalności”), a więc stan jaki powinien zostać osiągnięty w 2023 roku (produkt, rezultat, oddziaływanie) a nie działania służące realizacji celów. 

Zgodnie z pkt B.6 Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych: „Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników”.

W załączniku nr 2 do Założeń JSFP w zakładce „(1a) Metryczka JSFP” w wierszu 8 wskazano, że „za cel nieosiągnięty należy uznać każdy cel, w którym choćby jeden z mierników nie został w pełni osiągnięty”. 

W związku z tym za cel nieosiągnięty należy uznać taki cel, wobec którego nie został osiągnięty planowany do osiągniecia w 2023 roku stan. Przyjęte w JSFP mierniki powinny umożliwiać rzetelne i obiektywne określenie stopnia realizacji celu i w efekcie stwierdzenie, czy planowany do osiągniecia stan został osiągnięty.

Czy inwestycja realizowana ze środków z Funduszu Modernizacji Bezpieczeństwa Publicznego (fundusz celowy, którego dysponentem jest minister właściwy ds. wewnętrznych a środki pochodzą z wpłat AMW, które uzyskiwane są z gospodarowania mieniem Skarbu Państwa przekazanego MSWiA) na pokrycie kosztów wykonania dokumentacji projektowej (przebudowa obiektu) podlega badaniu w ramach AWZ?

Odpowiedź: Inwestycje finansowane z funduszy celowych nie podlegają badaniu w ramach AWZ. W wyjaśnieniach z zakresu inwestycji zamieszczonych na naszej stronie wskazaliśmy, że badaniu w ramach AWZ podlegają wyłącznie inwestycje finansowane z wydatków budżetu państwa.

W załączniku nr 2 do Założeń JSFP, w zakładce (3) Inwestycje w wierszu 8, kolumnie G Wartość kosztorysowa inwestycji wpisana wartość ma inny format niż pozostałe komórki. Jednocześnie w związku z zablokowanym arkuszem nie mogę wpisać wszystkich prowadzonych w PGW Wody Polskie inwestycjach, czy wobec powyższego mam wprowadzić dane tylko 20 inwestycji (np. o najwyższej wartości kosztorysowej)?

Odpowiedź: Dziękujemy za informację o braku formatowania komórki. Prosimy o wprowadzenie danych zgodnie z formatem zastosowanym w formularzu. W załączniku nr 2 do Założeń JSFP, w zakładce (3) Inwestycje 2023 JSFP  należy wskazać 20 inwestycji o najwyższej wartości kosztorysowej.

Czy jeżeli w zakładce "Przegląd wstępny" na pytanie nr 6 udzielimy odpowiedzi "Nie", to czy w tej sytuacji kolumnę z odpowiedziami na pytania 32-36 w arkuszu Adekwatność JSFP zostawiamy nie wypełnioną a w kolumnie uwagi wpisujemy "Nie dotyczy"?

Odpowiedź: Tak, w przypadku braku w jednostce inwestycji, o których mowa w pytaniu nr 6 w zakładce "Przegląd wstępny" nie udzielamy odpowiedzi na pytania 32-36 w arkuszu Adekwatność JSFP. W kolumnie uwagi wpisujemy "Nie dotyczy" lub pozostawiamy niewypełnioną.

Pytanie nr 1 : Jak rozumieć pytanie 2.1 w tabeli JSFP (załącznik nr 2 do Założeń audytu  wewnętrznego zleconego w zakresie funkcjonowania wybranych elementów systemu kontroli zarządczej)? W arkuszu Przegląd wstępny ww. tabeli, pierwsze pytanie brzmi: Czy na 2023r rok określono formalnie (na piśmie) cele/zadania/działania do realizacji oraz wyznaczono mierniki do monitorowania ich osiągnięcia/realizacji (np. plan działalności lub inny dokument planistyczny).
Istotne na etapie przeglądu wstępnego wydaje się doprecyzowanie, czy zakres pytania jest "szeroki": obejmuje wykazanie różnych dokumentów planistycznych określających cele,zadania/działania i mierniki jednostki sektora finansów publicznych- czyli np. budżetu w układzie zadaniowym (określonym w art. 2 ust. 3 ustawy o finansach publicznych). Czy też zakres pytania odnosi się wyłącznie do Planu działalności jednostki (wskazanego w zapisach art. 70 ustawy o finansach publicznych) lub dokumentu planistycznego wskazującego cele/zadania/działania i mierniki oraz równocześnie spełniającego wymogi określone w zapisach Wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (wydanych na podstawie art. 69 ust. 4 ustawy o finansach publicznych)?

Pytanie nr 2: W jednostce zostały opracowane procedury odnoszące się do procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem. Natomiast cele,  zadania oraz mierniki  służące ich ocenie zostały określone pisemnie w różnych dokumentach i podlegają monitorowaniu. Czy możemy wybrać cele i zadania z jednego dokumentu, zaś mierniki dedykowane do poszczególnych celów i zadań z innego dokumentu? Czy możemy przeprowadzić audyt wewnętrzny zlecony w zakresie funkcjonowania wybranych elementów systemu kontroli zarządczej w „pełnym” zakresie?

Odpowiedź (pytanie nr 1 i 2): W załączniku nr 2 do Założeń przeznaczonym dla JSFP w zakładce „(1a) Metryczka JSFP” w punkcie 4 należy wybrać z listy rozwijalnej dokument określający cele zadania i mierniki do realizacji w JSFP na 2023 r.

Może to być plan działalności, o którym mowa w art. 70 ustawy o finansach publicznych, albo budżet zadaniowy, albo inny dokument planistyczny (pod warunkiem, że inny dokument planistyczny zawiera elementy, o których mowa na str. 8 założeń, czyli „co najmniej cele, zadania/działania i mierniki służące ocenie ich osiągania określone w rocznej perspektywie” – w przeciwnym razie należy wybrać odpowiedź „brak”).

Badanie należy przeprowadzić wyłącznie w odniesieniu do wybranego dokumentu planistycznego i odnieść się do celów, zadań/działań i mierników określonych w tym dokumencie.

Jeśli mierniki realizacji celów określonych w wybranym do badania dokumencie planistycznym określone są w innym dokumencie, to konieczne jest wykazanie, że są one powiązane z tymi celami (np. procedury wewnętrzne regulują, że mierniki do celów z dokumentu planistycznego określa odrębny dokument) i pozwalają na pomiar stopnia realizacji tych konkretnych celów. Nie należy natomiast badać celów i mierników z różnych dokumentów planistycznych, które opracowywane są na podsatwie różnych przepisów, a tym samym cel  ich opracowania jest różny. 

W ocenie DWR w www. przypadkach warto jest - już na tym etapie, porozmawiać o wstępnych ustaleniach w tym zakresie z kierownikiem jednostki, który odpowiada za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz za osiąganie celów kontroli zarządczej.

Jak należy podejść do oceny na etapie przeglądu wstępnego, gdy jednostka nie posiada planu działalności, o którym mowa w art.70a ustawy o finansach publicznych ale posiada Strategię Rozwoju na lata 2023-2007, w której określone zostały cele strategiczne i operacyjne oraz działania do realizacji, wyznaczono jednostki odpowiedzialne za wdrożenie oraz mierniki realizacji celu, ale nie została określona ani wartość docelowa do osiągnięcia w danym roku ani konkretny termin realizacji. Jednocześnie dokument Strategii Rozwoju posiada zapisy o ewaluacji i monitorowaniu w cyklu rocznym przewidując porównywanie wartości mierników z poszczególnych lat, co ma pozwolić zbadać postęp wdrażania. Jednostka posiada również procedurę zarządzania ryzykiem, w oparciu o którą jednostki szacują ryzyka i projektują mechanizmy kontrolne w odniesieniu do realizowanych zadań w przypadku zdiagnozowania ryzyka na poziomie nieakceptowalnym. Natomiast zadania do realizacji w danym roku wynikają bądź z realizacji zadań statutowych np. kształcenie na kierunkach studiów, realizowanych projektów badawczych,  planów inwestycji itp. gdzie przypisana jest wartość do osiągnięcia.

Odpowiedź: Zgodnie z pkt 8.1 Założeń audytu wewnętrznego zleconego w zakresie funkcjonowania wybranych elementów systemu kontroli zarządczej (dalej: Założenia) w trakcie przeglądu wstępnego należy ustalić, czy na 2023 r. sporządzony został plan działalności.

Pod pojęciem „plan działalności” należy rozumieć każdy dokument planistyczny zawierający co najmniej cele, zadania/działania i mierniki służące ocenie ich osiągania określone w rocznej perspektywie (pkt 5, str. 8 Założeń).

W związku z tym należy ustalić, czy wspomniana Strategia Rozwoju zawiera ww. elementy. Ewentualnie, czy istnieje inny dokument planistyczny zawierający ww. elementy a określający cele i zadania dla jednostki sektora finansów publicznych (JSFP).

W przypadku, gdy nie określono wartości docelowej do osiągnięcia w danym roku ani konkretnego terminu realizacji (w odniesieniu celów określonych w planie działalności) – ustalenie to powinno znaleźć odzwierciedlenie w ocenie procesów monitorowania i oceny realizacji celów i zadań. Należy wówczas rozważyć wydanie zalecenia w tym zakresie. 

Czy w takim przypadku (opisanym powyżej - red.) należy ocenić poziom dojrzałości systemu kontroli zarządczej na „0” i dokonać badania zgodnie ze wskazówkami metodycznymi 8.3-8.4 ?

Odpowiedź: W  trakcie przeglądu wstępnego należy ustalić: 

• Czy w JSFP obowiązywały procedury w zakresie procesu monitorowania, oceny realizacji planu oraz sporządzania sprawozdania z jego realizacji;
• Czy w JSFP w 2023 r. obowiązywały procedury w zakresie zarządzania ryzykiem.

Zgodnie z uwagą nr 2 na 11 str. Założeń „W przypadku JSFP/działów AR, w których nie ma procedur odnoszących się do procesu monitorowania, oceny realizacji celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem, ale określa się pisemnie cele, działania i mierniki, monitoruje się ich osiąganie i realizację działań oraz zarządza się ryzykiem, audytor wewnętrzny realizujący AWZ ocenia dojrzałość systemu kontroli zarządczej na „0” i dokonuje badania zgodnie ze wskazówkami metodycznymi w pkt. 8.3-8.4.” Opisany przypadek dotyczy zatem sytuacji, gdy nie ma procedur.

Warto jednak również zauważyć, że ocena na poziomie „0” dotyczy również tych JSFP, w których ustanowiono ww. procedury, ale audytor oceni je jako nieadekwatne – biorąc pod uwagę określone w Założeniach kryteria: „Procedura ta jest zgodna z przepisami prawa, standardami kontroli zarządczej, wytycznymi Ministra Finansów i ministra kierującego działem AR. Procedura umożliwia osiąganie celów kontroli zarządczej, wskazanych w art. 68 ust. 2 ustawy” (kryteria oceny adekwatności, pkt 8.2, str. 11 Założeń).