Informacje dla kierownika jednostki/pracowników kadrowych

Zmiana brzmienia art. 286 ust 1 pkt 5 lit. d ustawy nie wpływa na status osób, które uzyskały kwalifikacje poprzez dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i ukończenie studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego na podstawie przepisów sprzed nowelizacji ustawy o finansach publicznych. Nabyte kwalifikacje pozostają skuteczne i są uznawane na gruncie obecnie obowiązujących przepisów. Choć zapis artykułu został zredagowany na nowo w następstwie zmian innych szczegółowych regulacji, zachował on dotychczasowy sens oraz zakres zastosowania. Treść normatywna pozostała ta sama. W dalszej części Informacji - Praktyka zawodowa w zakresie audytu wewnętrznego i studia podyplomowe ujęte są wyłącznie odwołania do znowelizowanego brzmienia art. 286 ust 1 pkt 5 lit. d ustawy.

Zasady utrzymywania kwalifikacji zawodowych

Osoby, które posiadają dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego  i uzyskały świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydane przez podmiot, który w dniu wydania świadectwa był uprawniony, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora w dziedzinie nauk społecznych w dyscyplinach naukowych: ekonomia i finanse, nauki o zarządzaniu i jakości, nauki o polityce i administracji lub nauki prawne nie są zobowiązane do raportowania do Ministerstwa Finansów aktywności służącej podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Uprawnienia do wykonywania audytu wewnętrznego nie są ograniczone czasowo.

Odpowiedzialność dyscyplinarna i porządkowa

Przepisy ustawy o finansach publicznych oraz akty wykonawcze do tej ustawy nie przewidują szczególnych zasad w zakresie odpowiedzialności dyscyplinarnej i porządkowej osób, które posiadają dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego oraz uzyskały świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydane przez podmiot, który w dniu wydania świadectwa był uprawniony, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora w dziedzinie nauk społecznych w dyscyplinach naukowych: ekonomia i finanse, nauki o zarządzaniu i jakości, nauki o polityce i administracji lub nauki prawne.

Charakter i zakres odpowiedzialności dyscyplinarnej audytorów wewnętrznych w jednostkach sektora finansów publicznych, regulują poszczególne pragmatyki służbowe. Natomiast zasady odpowiedzialności porządkowej uregulowano w przepisach prawa pracy.

Dodatkowe informacje

Szczegółowych informacji o uprawnieniach do prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych udziela Departament Efektywności Wydatków Publicznych i Rachunkowości Ministerstwa Finansów.

Dane kontaktowe:
Ministerstwo Finansów
Departament Efektywności Wydatków Publicznych i Rachunkowości
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa
tel.: +48 (22) 694 42 42 
fax: +48 (22) 694 47 41
e-mail: sekretariat.DWR@mf.gov.pl
koordynacjaAW@mf.gov.pl 

Informacje ogólne

Warunki dotyczące możliwości nabycia kwalifikacji do prowadzenia audytu wewnętrznego poprzez odbycie praktyki w zakresie audytu wewnętrznego oraz ukończenie studiów podyplomowych zostały określone w art. 286 ust. 1 pkt. 5 lit. d i ust. 2 ustawy.

Do prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych uprawnione są osoby, które posiadają dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego oraz uzyskały świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydane przez podmiot, który w dniu wydania świadectwa był uprawniony, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora w dziedzinie nauk społecznych w dyscyplinach naukowych: ekonomia i finanse, nauki o zarządzaniu i jakości, nauki o polityce i administracji lub nauki prawne.

Praktyką w zakresie audytu wewnętrznego jest wykonywanie czynności, w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu, związanych z:

1. przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego;
2. realizacją czynności w zakresie audytu gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegającymi zwrotowi środkami z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), o którym mowa w ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej;
3. nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli.

Praktyka w audycie wewnętrznym

Zakres praktyki

Osoba odbywająca praktykę powinna wykonywać w jednostce czynności związane z:

1. Przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego. 

Przez praktykę należy rozumieć faktyczny, aktywny udział w wykonywaniu czynności związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego. Nadzór audytora wewnętrznego nad osobą odbywającą praktykę powinien mieć zatem charakter funkcjonalny. Stąd o nadzorze można mówić jedynie wtedy, gdy zarówno audytor wewnętrzny, jak i osoba ubiegająca się o uprawnienia do prowadzenia audytu wewnętrznego są pracownikami tego samego podmiotu, tj. jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny. Z tego względu nie jest możliwe odbywanie praktyki w formie np. wolontariatu lub stażu. Również odbywanie praktyki pod nadzorem usługodawcy nie daje prawa do uznania praktyki za zrealizowaną zgodnie z przepisami ustawy.

Nadzór funkcjonalny nad praktykantem

Osoba odbywająca praktykę powinna uczestniczyć pod nadzorem audytora wewnętrznego we wszystkich czynnościach związanych z prowadzeniem audytu w jednostce. Dotyczy to zarówno udziału w każdym etapie realizacji zadań audytowych, jak również w innych czynnościach, np. analizie ryzyka, sporządzaniu planu, sprawozdania rocznego czy przygotowaniu programu zapewnienia i poprawy jakości. Udział w tych działaniach polega przede wszystkim na obserwowaniu pracy audytora wewnętrznego, realizacji prostych czynności o charakterze wspomagającym lub technicznym, a w dalszej kolejności sporządzaniu analiz czy notatek. Dokumenty, które wytwarza osoba praktykująca powinny być przez nią podpisane a następnie zaakceptowane/podpisane przez audytora wewnętrznego. Należy podkreślić, że osoba praktykująca nie może samodzielnie prowadzić audytu, np. przeprowadzać zadań audytowych, ani podpisywać dokumentów takich jak: plan audytu, program czy sprawozdanie, do podpisywania których ma prawo wyłącznie audytor wewnętrzny.

Dobrą praktyką jest, aby informacje o udziale osoby praktykującej w konkretnych czynnościach znalazły odzwierciedlenie w dokumentacji z prowadzenia audytu.

2. Realizacją czynności w zakresie audytu gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegającymi zwrotowi środkami z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), o którym mowa w ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.

Na mocy art. 182 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej, do osób, które przed dniem wejścia w życie tej ustawy były zatrudnione na stanowisku inspektora kontroli skarbowej, przepis art. 286 ust. 2 pkt 2 ustawy stosuje się odpowiednio. Wskazany przepis umożliwia zaliczenie do praktyki w zakresie audytu wewnętrznego stażu pracy na stanowisku inspektora kontroli skarbowej związanego z prowadzeniem czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej ze środków pochodzących z UE, na podstawie ustawy z dnia 28 września 1991 roku o kontroli skarbowej.

Praktyki, o której mowa w art. 286 ust. 1 pkt 5 lit. d ustawy nie stanowią natomiast czynności wykonywane przez pracownika kontroli skarbowej pod nadzorem inspektora kontroli skarbowej.

W myśl powyższej interpretacji czynności wykonywanych przez komisarza lub starszego komisarza skarbowego nie można uznać za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego, o której mowa w art. 286 ust. 1 pkt 5 lit. d ustawy.

Na podstawie art. 117 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych wskazano okres przejściowy dla osób, które złożyły z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli skarbowej.

Osoby te mogły zajmować stanowisko audytora wewnętrznego do 31.12.2011 r., jeżeli spełniały warunki określone w art. 286 ust. 1 pkt 1–4. W tym czasie były one zobowiązane do ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, jeśli mogły wykazać się 2-letnią praktyką w zakresie audytu wewnętrznego albo do uzyskania jednego z wymienionych certyfikatów wskazanych w art. 286 ust. 1 pkt 5 lit. a lub uzyskania uprawnień biegłego rewidenta.

3. Nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej izbie Kontroli.

Na podstawie art. 117 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych wskazano okres przejściowy dla osób posiadających aplikację kontrolerską i złożony egzamin kontrolerski z wynikiem pozytywnym przed komisją powołaną przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli.

Osoby te mogły zajmować stanowisko audytora wewnętrznego do 31.12.2011 r., jeżeli spełniały warunki określone w art. 286 ust. 1 pkt 1–4. W tym czasie były one zobowiązane do ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, jeśli mogły wykazać się 2-letnią praktyką w zakresie audytu wewnętrznego albo do uzyskania jednego z wymienionych certyfikatów wskazanych w art. 286 ust. 1 pkt 5 lit. a lub uzyskania uprawnień biegłego rewidenta.

Jednocześnie należy podkreślić, że współpraca pracowników jednostki z kontrolerami NIK podczas przeprowadzania przez nich kontroli w jednostce nie jest wykonywaniem zadań związanych z nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie o NIK i tym samym nie może być traktowana jako nabywanie praktyki na podstawie tego przepisu.

Wymogi w zakresie praktyki

Czas trwania praktyki 

Łączny okres praktyki powinien wynosić 2 lata. Przepisy ustawy nie określają, kiedy praktyka w zakresie audytu wewnętrznego powinna się odbywać. Zatem dwuletnia praktyka może zacząć się przed rozpoczęciem studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, w ich trakcie jak i po ich zakończeniu. Ponadto nie ma konieczności odbywania praktyki nieprzerwanie przez okres 2 lat, można ją dowolnie podzielić. Nie został również ograniczony czas, podczas którego można zdobywać doświadczenie tą drogą.

Odliczone od dwuletniego okresu praktyki powinny natomiast zostać wszelkie przerwy w zatrudnieniu osoby odbywającej praktykę, również wynikające z przepisów prawa, a związane np. z urlopem macierzyńskim, wychowawczym lub bezpłatnym, a także zwolnienia lekarskie. Jednocześnie przepisy prawa nie dają podstaw do przedłużenia dwuletniego okresu praktyki o czas nieobecności audytora wewnętrznego nadzorującego praktykanta,

Z dniem 3 listopada 2021 roku Ministerstwo Finansów, przychylając się do argumentów osób odbywających praktykę w audycie wewnętrznym, dokonało korekty w zakresie zaliczania do okresu tej praktyki czasu urlopu wypoczynkowego. W konsekwencji korzystanie z urlopu wypoczynkowego nie wpływa na przedłużenie czasu trwania praktyki.

Wymiar czasu pracy osoby zdobywającej praktykę

Wymóg ustawowy w zakresie minimalnego wymiaru czasu pracy wynoszący ½ etatu odnosi się wyłącznie do osoby odbywającej praktykę. Nie ma natomiast zastosowania do czasu pracy audytora wewnętrznego nadzorującego praktykanta. Ustawa nie określa bowiem sposobu realizowania nadzoru nad praktykantem przez audytora wewnętrznego, w tym nie stawia żadnych wymagań odnośnie wymiaru czasu pracy audytora wewnętrznego nadzorującego odbywaną praktykę. Sposób realizowania nadzoru zależny będzie od specyfiki poszczególnych zadań wykonywanych przez praktykanta.

Forma i sposób dokumentowania praktyki w zakresie audytu wewnętrznego

Wykonywanie czynności w ramach praktyki powinno być udokumentowane przez kierownika jednostki. W związku z brzmieniem art. 53 ust. 1 ustawy należy przez to rozumieć kierownika jednostki sektora finansów publicznych. Stąd, aby spełnić warunek dotyczący odbycia praktyki w zakresie audytu wewnętrznego, musi się ona odbywać w jednostce sektora finansów publicznych i być potwierdzona przez jej kierownika.

Istotne jest, aby dokumenty potwierdzające odbycie praktyki zawierały elementy, które pozwalają na jednoznaczne potwierdzenie, że odbyta praktyka spełniła wszystkie wymogi ustawowe, tj. wskazywały czas trwania praktyki z wyłączeniem przerw, które nie są zaliczane do tego okresu, wymiar czasu pracy, wykonywanie czynności. W przypadku zdobywania praktyki poprzez przeprowadzanie audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego konieczne jest potwierdzenie w dokumentacji nadzoru audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce.

Przepisy ustawy nie określają, za pomocą jakiego dokumentu należy udokumentować praktykę w zakresie audytu wewnętrznego. W praktyce najlepszym rozwiązaniem wydaje się uzyskanie od kierownika jednostki, w której dana osoba była zatrudniona i odbywała praktykę, odrębnego dokumentu sformułowanego w formie np. oświadczenia z jednoznacznym wskazaniem wykonywanych czynności w zakresie audytu wewnętrznego oraz czasu odbywana praktyki. Innym potwierdzeniem może być zakres czynności – karta stanowiska pracy lub uzyskane świadectwo pracy.

Nadzór funkcjonalny

Przez praktykę należy rozumieć faktyczny, aktywny udział w wykonywaniu czynności związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego. Nadzór audytora wewnętrznego nad osobą odbywającą praktykę powinien mieć zatem charakter funkcjonalny. Stąd o nadzorze można mówić jedynie wtedy gdy zarówno audytor wewnętrzny, jak i osoba ubiegająca się o uprawnienia do prowadzenia audytu wewnętrznego są pracownikami tego samego podmiotu, tj. jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny. Z tego względu nie jest możliwe odbywanie praktyki w formie np. wolontariatu lub stażu. Również odbywanie praktyki pod nadzorem usługodawcy nie daje prawa do uznania praktyki za zrealizowaną zgodnie z przepisami ustawy.

Czas trwania praktyki

Łączny okres praktyki powinien wynosić 2 lata. Przepisy ustawy nie określają kiedy praktyka w zakresie audytu wewnętrznego powinna się odbywać. Zatem dwuletnia praktyka może zacząć się przed rozpoczęciem studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, w ich trakcie jak i po ich zakończeniu. Ponadto nie ma konieczności odbywania praktyki nieprzerwanie przez okres 2 lat, można ją dowolnie podzielić. Nie został również ograniczony czas, podczas którego można zdobywać doświadczenie tą drogą. 

Odliczone od dwuletniego okresu praktyki powinny natomiast zostać wszelkie przerwy w zatrudnieniu osoby odbywającej praktykę, również wynikające z przepisów prawa, a związane np. z urlopem macierzyńskim, wychowawczym lub bezpłatnym, a także zwolnienia lekarskie. Jednocześnie przepisy prawa nie dają podstaw do przedłużenia dwuletniego okresu praktyki o czas nieobecności audytora wewnętrznego nadzorującego praktykanta. 

Z dniem 3 listopada 2021 roku Ministerstwo Finansów, przychylając się do argumentów osób odbywających praktykę w audycie wewnętrznym, dokonało korekty w zakresie zaliczania do okresu tej praktyki czasu urlopu wypoczynkowego. W konsekwencji korzystanie z urlopu wypoczynkowego nie wpływa na przedłużenie czasu trwania praktyki.

Wymiar czasu pracy osoby zdobywającej praktykę

Wymóg ustawowy w zakresie minimalnego wymiaru czasu pracy wynoszący ½ etatu odnosi się wyłącznie do osoby odbywającej praktykę. Nie ma natomiast zastosowania do czasu pracy audytora wewnętrznego nadzorującego praktykanta. Ustawa nie określa bowiem sposobu realizowania nadzoru nad praktykantem przez audytora wewnętrznego, w tym nie stawia żadnych wymagań odnośnie do wymiaru czasu pracy audytora wewnętrznego nadzorującego odbywaną praktykę. Sposób realizowania nadzoru zależny będzie od specyfiki poszczególnych zadań wykonywanych przez praktykanta.

Dokumentowanie praktyki w zakresie audytu wewnętrznego

Wykonywanie czynności w ramach praktyki powinno być udokumentowane przez kierownika jednostki. W związku z brzmieniem art. 53 ust. 1 ustawy należy przez to rozumieć kierownika jednostki sektora finansów publicznych. Stąd, aby spełnić warunek dotyczący odbycia praktyki w zakresie audytu wewnętrznego, musi się ona odbywać w jednostce sektora finansów publicznych i być potwierdzona przez jej kierownika.

Istotne jest, aby dokumenty potwierdzające odbycie praktyki zawierały elementy, które pozwalają na jednoznaczne potwierdzenie, że odbyta praktyka spełniła wszystkie wymogi ustawowe, tj. wskazywały czas trwania praktyki z wyłączeniem przerw, które nie są zaliczane do tego okresu, wymiar czasu pracy, wykonywane czynności. W przypadku zdobywania praktyki poprzez przeprowadzanie audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego konieczne jest potwierdzenie w dokumentacji nadzoru audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce.

Przepisy ustawy nie określają, za pomocą jakiego dokumentu należy potwierdzić praktykę w zakresie audytu wewnętrznego. Możliwym rozwiązaniem jest uzyskanie od kierownika jednostki, w której dana osoba była zatrudniona i odbywała praktykę, odrębnego dokumentu w formie np. oświadczenia z jednoznacznym wskazaniem wykonywanych czynności w zakresie audytu wewnętrznego oraz czasu odbywana praktyki. Innym potwierdzeniem może być zakres czynności – karta stanowiska pracy lub uzyskane świadectwo pracy.

Studia podyplomowe z zakresu audytu wewnętrznego

Zakres tematyczny studiów podyplomowych z zakresu audytu wewnętrznego nie został wskazany w przepisach ustawy i jego określenie pozostaje w gestii uczelni organizującej studia (zgodnie z odrębnymi przepisami).

Jednak w celu zapewnienia osobom podejmującym studia podyplomowe z audytu wewnętrznego właściwego poziomu kształcenia istotne jest, by program studiów podyplomowych uwzględniał zagadnienia bezpośrednio związane z audytem wewnętrznym, w tym m.in. dotyczące:

• podstaw prowadzenia audytu wewnętrznego w sektorze finansów publicznych (np. pozycja i rola audytu wewnętrznego w jednostce, standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, karta audytu, program zapewnienia i poprawy jakości), 
• metodyki przeprowadzania audytu (np. planowanie audytu, programowanie zadania, analiza ryzyka, przeprowadzanie zadania, sprawozdawczość, monitorowanie wdrożenia zaleceń, realizacja czynności sprawdzających, techniki audytu), 
• praktycznej realizacji zadań audytowych (np. w formie warsztatów), 
• elementów statystyki w wykonywaniu zadań audytora wewnętrznego, 
• audytu informatycznego, 
• zarządzania ryzykiem, 
• kontroli zarządczej,
• roli audytu wewnętrznego w przeciwdziałaniu korupcji i nadużyciom.

Wskazane jest aby w programie studiów znalazły się również, jako uzupełnienie wiedzy o charakterze audytowym, zagadnienia istotne z punktu widzenia funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych, w tym: 

• podstawy prawoznawstwa, w tym źródła prawa, 
• finanse publiczne, 
• rachunkowość, 
• ekonomia, 
• podstawy zarządzania, 
• administracja publiczna, 
• postępowanie administracyjne, 
• podstawy prawa podatkowego, 
• dostęp do informacji publicznej, 
• bezpieczeństwo i ochrona informacji, w tym informacji przetwarzanych w systemach informatycznych, 
• zamówienia publiczne. 

Uczelnia organizująca studia powinna dobrać proporcje pomiędzy poszczególnymi zagadnieniami programowymi w taki sposób, aby cały program studiów podyplomowych służył nabyciu wiedzy i umiejętności w zakresie audytu wewnętrznego w stopniu większym niż tylko podstawy danego zagadnienia.

Ustawodawca wyraźnie podkreśla, że studia podyplomowe mają być odbyte w zakresie audytu wewnętrznego, a nie kontroli wewnętrznej lub zarządzania finansami. Świadectwo ukończenia studiów podyplomowych z zakresu audytu wewnętrznego musi być świadectwem wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu jego wydania była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora w dziedzinie nauk społecznych w dyscyplinach naukowych: ekonomia i finanse, nauki o zarządzaniu i jakości, nauki o polityce i administracji lub nauki prawne.

Osoba wybierająca studia podyplomowe z zakresu audytu wewnętrznego powinna zwrócić szczególną uwagę na zakres tematyczny i program studiów oraz wymóg ustawowy odnoszący się do jednostki organizacyjnej prowadzącej studia podyplomowe, o którym mowa w art. 286 ust. 1 pkt. 5 lit. d ustawy. 

Weryfikacja wymagań w zakresie studiów podyplomowych

Osoba biorąca udział w rekrutacji na stanowisko audytora wewnętrznego lub w procedurze wyboru usługodawcy jest zobowiązana do przedstawienia kierownikowi jednostki finansów publicznych świadectwa ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego. Dokument ten powinien być wydany przez jednostkę organizacyjną, która w dniu jego wydania była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora w dziedzinie nauk społecznych w dyscyplinach naukowych: ekonomia i finanse, nauki o zarządzaniu i jakości, nauki o polityce i administracji lub nauki prawne.