Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Olsztynie

Wypełniając zobowiązania wynikające z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17), Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Olsztynie wdrożyła regulamin zgłaszania przypadków naruszeń prawa i podejmowanych działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

Uwaga!
Procedura zgłaszania naruszeń prawa dotyczy wyłącznie osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie (np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna). Kontekst związany z pracą to całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa.

Kto zostanie objęty ochroną?

Zgłaszający podlega ochronie, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi naruszenie.

Ochronie podlegają także osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby trzecie powiązane z osobami dokonującymi zgłoszenia (świadkowie, współpracownicy lub krewni) oraz podmioty prawne, które stanowią własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których osoba pracuje lub z którym jest powiązana w kontekście pracy.

Ochronie podlegają zgłaszający, którzy dokonali anonimowego ujawnienia publicznego naruszenia prawa, a następnie zostali zidentyfikowani i doświadczyli działań odwetowych.

Ujawnienie tożsamości zgłaszających, może nastąpić tylko w przypadku prowadzonych postępowań sądowych lub gdy osoby te wyraziły zgodę na ujawnienie danych osobowych.

Ochronie nie podlegają zgłaszający, którzy:

1. przekazują informacje nieprawdziwe, niepoważne lub stanowiące nadużycie, z uwagi na celowe i świadome przekazywanie błędnych lub wprowadzających w błąd informacji, chyba że zgłoszenia będą wynikały z niezamierzonego błędu zgłaszającego wynikającego z przekazania niedokładnych informacji na temat naruszeń;
2. przekazują informacje w pełni publicznie dostępne;
3. przekazują nieuzasadnione plotki lub pogłoski.

Zgłaszający zostaje poinformowany pisemnie o objęciu go ochroną w momencie przekazywania informacji zwrotnej. Decyzja o ewentualnej odmowie objęcia ochroną Zgłaszającego, będzie zawierała uzasadnienie.

Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące  w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie, a w szczególności:

1. listownie pod adres: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Olsztynie, 10-437 Olsztyn, ul. Dworcowa 60, z dopiskiem na kopercie "Zgłoszenie naruszeń prawa";
2. poprzez stronę: https://naruszenia.rdos.olsztyn.pl wypełniając dedykowany formularz;
3. na wniosek zgłaszającego, za pośrednictwem bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. W celu umówienia się na spotkanie należy wypełnić dedykowany formularz, dostępny na stronie: https://naruszenia.rdos.olsztyn.pl.

Co powinno zawierać zgłoszenie?:

1. datę zgłoszenia;
2. dane osoby dokonującej zgłoszenia, w tym: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, adres do korespondencji oraz adres poczty email. Uwaga: obowiązujący regulamin nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń anonimowych;
3. wskazanie adresu, na który ma być przekazana informacja zwrotna;
4. informację o możliwości utajnienia danych osobowych zgłaszającego;
5. wskazanie, jakiego obszaru dotyczy naruszenie prawa;
6. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce  pracy/inna forma świadczenia pracy;
7. orientacyjną datą wystąpienia naruszenia/pozyskania informacji o naruszeniu prawa lub możliwości jego zaistnienia;
8. opis nieprawidłowości, w tym:

• opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów mających znaczenie dla sprawy;
• określenie, które przepisy prawa zostały naruszone;
• wskazanie, w jaki sposób zgłaszający dowiedział się o sprawie;
• ewentualne wskazanie osób, z którymi zgłaszający kontaktował się w danej sprawie.

Co zrobimy po otrzymaniu zgłoszenia?

Po otrzymaniu zgłoszenia, podejmowane są działania następcze, przez które rozumie się działania podjęte w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu, w tym poprzez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.

W ramach postępowania wyjaśniającego następuje m.in.:

1. przeprowadzenie starannego, rzetelnego i bezstronnego dochodzenia wewnętrznego;
2. dokonanie oceny prawdziwości zgłoszenia naruszenia prawa;
3. wyjaśnienie wszelkich istotnych okoliczności sprawy;
4. występowanie do zgłaszającego o przekazanie dodatkowych informacji;
5. przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.

Czym jest informacja zwrotna i kiedy ją przekażemy?

Informacja zwrotna to przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Informację zwrotną przekażemy zgłaszającemu w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Informacja zwrotna będzie zawierała w szczególności:

1. ustalenia dokonane w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego;
2. stwierdzenie lub brak stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa;
3. planowane lub podjęte działania następcze;
4. powody wybrania określonych działań następczych;
5. środki, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

Gwarancja poufności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie, a dotyczących danych osobowych osób zgłaszających naruszenia jest Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska w Olsztynie.

Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Olsztynie, w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, może przetwarzać dane osobowe, osoby której dotyczy zgłoszenie, także bez jej zgody.

Przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu, odbywa się na zasadach określonych w:

1. Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17);
2. Zarządzeniu nr 51 Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Olsztynie z dnia 8 października 2020 r. w sprawie wprowadzenia Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Olsztynie.

Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego, przekazaną na piśmie osobie przyjmującej zgłoszenie.

Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu przetwarzane są w systemach informatycznych oraz w  tradycyjnej formie papierowej.

Przetwarzanie danych osobowych w systemie informatycznym polega na tym, że informacje zawarte w zgłoszeniu oraz późniejszej korespondencji w systemie zgłoszeniowym są trwale zaszyfrowane. Proces szyfrowania następuje także podczas transmisji pomiędzy serwerem, a urządzeniem użytkownika. Szyfrowanie danych jest wykonywane na każdym kroku procesu przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przekazane w formie papierowej, a zawarte w zgłoszeniu, przechowywane są w wyznaczonym przez Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Olsztynie pomieszczeniu, w szafie aktowej zamykanej na klucz, do której dostęp posiadają tylko upoważnione osoby.

Dane osobowe przekazane w formie elektronicznej, a zawarte w zgłoszeniu, przechowywane są na wyznaczonym serwerze, z zachowaniem zasad opisanych powyżej, dotyczących procesu szyfrowania.

Oświadczamy, że wszystkie działania następcze podejmowane w związku z otrzymanym zgłoszeniem są poufne. Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa, rozpatrujący zgłoszenia, zobowiązani są do zachowania poufności i ochrony danych osobowych przetwarzanych w zakresie rozpatrywanych postępowań. Przed przystąpieniem do wykonywania czynności, składają oświadczenia o zachowaniu poufności wszelkich informacji pozyskanych w trakcie rozpatrywania zgłoszeń.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Zgłaszającym podlegającym ochronie, przysługują środki ochrony przed działaniami odwetowymi, określonymi w art.19 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L.305/17), za które uznaje się w szczególności działania podejmowane w następujących formach:

1. zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
2. degradacji lub wstrzymania awansu;
3. przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
4. wstrzymania szkoleń;
5. negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
6. nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinującego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
7. przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
8. dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
9. nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
10. nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
11. szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
12. umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
13. wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
14. odebrania licencji lub zezwolenia; skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.