Zgodnie z art. 8³ ust. 1² ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 558 z późn. zm.), pełnomocnikiem członka spółdzielni będącego osobą fizyczną może być:

1. osoba bliska członka z wyłączeniem osób pozostających faktycznie we wspólnym pożyciu;
2. adwokat lub radca prawny;
3. inny członek tej samej spółdzielni.

W udzielonym przez mocodawcę pełnomocnictwie powinno być wskazane, która przesłanka z art. 8³ ust. 1² przez pełnomocnika jest spełniona, tj. czy pełnomocnikiem jest osoba bliska członka (z wyłączeniem osób pozostających faktycznie we wspólnym pożyciu), adwokat lub radca prawny czy też inny członek spółdzielni.

Art. 2 ust. 5 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych definiuje osobę bliską. Jest nią w rozumieniu ustawy zstępny, wstępny, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa, małżonek, osoba przysposabiająca i przysposobiona oraz osoba, która pozostaje faktycznie we wspólnym pożyciu.

Jednak funkcję pełnomocnika członka będącego osobą fizyczną na walne zgromadzenie spółdzielni mieszkaniowej może pełnić wskazana w art. 2 ust. 5 osoba bliska, z wyłączeniem tej, która pozostaje faktycznie we wspólnym pożyciu z członkiem spółdzielni, tj. pełnomocnikiem nie może być konkubent/konkubina.

Oznacza to, że pełnomocnikiem na walne zgromadzenie mogą być następujące osoby bliskie: zstępny, wstępny, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa, małżonek, osoba przysposabiająca i przysposobiona.

Mocodawca w udzielanym pełnomocnictwie musi wskazać, że jego pełnomocnikiem na walne zgromadzenie jest osoba bliska wskazana w art. 8³ ust. 1² , czyli mogąca pełnić funkcję pełnomocnika. Wymagane jest zatem  wskazanie, że jest to jedna z osób wskazanych w katalogu osób, które mogą pełnić funkcję pełnomocnika, albo też wskazanie, że jest to osoba bliska, ale nie jest ona osobą pozostającą faktycznie we wspólnym pożyciu (gdyż te osoby nie mogą być pełnomocnikami). 

Przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych nie wymagają określenia w treści udzielanego pełnomocnictwa więzi, jaka łączy pełnomocnika będącego osoba bliską z mocodawcą. Zainteresowani mogą wskazać w pełnomocnictwie lub oświadczeniu, jaka jest to więź, tj. którą z osób wymienionych w katalogu osób bliskich wskazanych w art. 2 ust. 5 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, jest dla członka pełnomocnik.

Stosownie do treści art. 8³ ust. 1⁵ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, członek spółdzielni lub pełnomocnik jest obowiązany do doręczenia spółdzielni pełnomocnictwa, a w przypadku gdy pełnomocnikiem jest osoba bliska członka - również oświadczenia, w którym pełnomocnik potwierdza pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń, wynikającej z art. 27^3a, że spełnia wymóg, o którym mowa w ust. 1² pkt 1, tj. że jest osobą bliską członka. 

Pełnomocnictwo udzielone osobie bliskiej bez dołączonego oświadczenia, w którym pełnomocnik potwierdza, że jest osobą bliską członka, jest nieważne.

Nie, ograniczenia, o których mowa w art. 8³ ust. 1²-1⁶ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych odnoszą się wyłącznie do pełnomocnika członka będącego osobą fizyczną. Do pełnomocników osób prawnych stosuje się regulacje zawarte w ustawie z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz.U. z 2024 r., poz. 593), a nie ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.

Osobisty udział członka w głosowaniu na walnym zgromadzeniu jest wymagany w przypadku głosowania w sprawie wyboru lub odwołania członków rady nadzorczej lub członków zarządu spółdzielni. Oznacza to, że wyłącznym uprawnieniem członka spółdzielni mieszkaniowej jest głosowanie nad uchwałami w przedmiocie wyboru i odwołania członków organów spółdzielni mieszkaniowej.

Obowiązujące przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych wyłączają możliwość głosowania przez pełnomocników przy wyborze członków rady nadzorczej, czy też członków zarządu, niezależnie od tego, czy wybór następuje jednocześnie z odwołaniem. 

Tym samym członek nie może być zastępowany przez pełnomocnika przy podejmowaniu uchwały w sprawie:

• wyboru członka organu;
• odwołania członka organu oraz
• jednoczesnego wyboru i odwołania członka organu.

Członek spółdzielni lub pełnomocnik jest obowiązany do doręczenia spółdzielni pełnomocnictwa, a w przypadku gdy pełnomocnikiem jest osoba bliska członka - również oświadczenia, nie później niż 3 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Pełnomocnictwo, a w przypadku gdy pełnomocnikiem jest osoba bliska członka - również oświadczenie, obowiązany jest dostarczyć do spółdzielni członek spółdzielni (mocodawca) lub pełnomocnik.

Nie jest to konieczne, jeżeli w pełnomocnictwie wskazano jako podstawę jego udzielenia okoliczność, że pełnomocnikiem jest inny członek tej samej spółdzielni mieszkaniowej.

Wystarczy wskazanie jednej podstawy udzielenia pełnomocnictwa i to ta konkretna podstawa przesądza o tym, czy trzeba dołączyć oświadczenie czy też nie.

Należy również wskazać, że członkostwo w danej spółdzielni mieszkaniowej pełnomocnika (będące podstawą udzielenia pełnomocnictwa) powinno wyraźnie wynikać z treści udzielonego przez mocodawcę pełnomocnictwa. W takiej sytuacji pełnomocnik będący członkiem tej spółdzielni, a jednocześnie osobą bliską mocodawcy, nie dołącza do pełnomocnictwa oświadczenia, że jest osobą bliską.

W celu uniknięcia wątpliwości, można rozważyć konstrukcję treści wzoru pełnomocnictwa, w którym będzie można wskazać wyłącznie jedną opcję spełniania wymogu bycia pełnomocnikiem na walne zgromadzenie spółdzielni mieszkaniowej, tj. pełnomocnik będzie wskazany jako osoba bliska, bądź jako radca prawny czy adwokat albo inny członek danej spółdzielni.