Opisywany projekt badawczy realizuje NASK – Państwowy Instytut Badawczy, w ramach dotacji celowej pozyskanej w zakresie umowy nr 5/WB/DBI/2025 zawartej z Ministerstwem Cyfryzacji. Działania badawcze rozpoczęły się we wrześniu 2025 r., a ich ostateczne wyniki zostaną zaprezentowane na koniec 2025 r.

Projekt w innowacyjny sposób łączy perspektywę urzędników (diagnoza potrzeb, postaw, barier) z ekspercką oceną instytucjonalnych możliwości wdrożeniowych. Połączenie analiz obu poziomów pozwoli na opracowanie rekomendacji, które łączą użyteczność operacyjną z realnością wdrożenia w ramach obowiązujących procedur i zasobów administracji publicznej. W ramach projektu wyodrębnione zostały trzy kluczowe etapy działań badawczych:

• Analiza danych zastanych – oparta na przeglądzie raportów, publikacji naukowych i dokumentów strategicznych dotyczących wdrażania nowych technologii w administracji publicznej – z perspektywy instytucjonalnej (funkcjonowanie urzędów) i społecznej (korzystanie z narzędzi cyfrowych przez obywateli). Celem jest określenie stanu wiedzy oraz identyfikacja luk badawczych.

• Diagnoza administracyjna – etap badań społecznych realizowanych wśród urzędników szczebla centralnego, jak i samorządowego. Badania wykonane zostaną dwoma metodami

• Badanie ilościowe (CAWI) – przeprowadzone zostanie metodą wspomaganych komputerowo wywiadów przy pomocy kwestionariusza webowego na ogólnopolskiej próbie urzędników szczebla samorządowego i centralnego. Wyniki badania będą odzwierciedlać subiektywne postrzeganie narzędzi AI przez osoby zatrudnione na różnych stanowiskach (technicznych, nietechnicznych, kierowniczych). W ramach ankiety online zawarty zostanie zakres tematyczny zagadnień dotyczący: oczekiwań i obecnego postrzegania technologii AI przez urzędników, poziomu kompetencji cyfrowych, barier i obaw, a także poziom gotowości do wdrożeń.

• Badanie jakościowe (FGI) – 24 wywiady grupowe z urzędnikami różnych szczebli administracji państwowej (jednostek gminnych, powiatowych, wojewódzkich oraz urzędów centralnych). Wywiady grupowe obejmują swoim zakresem diagnozę typów realizowanych zadań, sposoby wykonywania pracy, postawy wobec wdrażania i zastosowania nowych technologii w administracji oraz doświadczenia związane z obsługą spraw realizowanych cyfrowo. Badanie obejmie rekrutację urzędników reprezentujących cztery kluczowe obszary: usługi społeczne i zdrowotne, edukację i kulturę; gospodarkę przestrzenną, infrastrukturę i transport; współpracę z organizacjami pozarządowymi oraz promocję samorządu; a także porządek publiczny, bezpieczeństwo i utrzymanie obiektów użyteczności publicznej. Taki dobór uczestników wywiadów grupowych pozwoli uwzględnić perspektywy osób wykonujących zróżnicowane zadania administracji publicznej w analizie. Głównym celem badań jakościowych jest zmapowanie realnych problemów i proponowanych rozwiązań, dotyczących polepszenia funkcjonowania e-administracji publicznej.

• Walidacja instytucjonalna – konsultacje z ekspertami i instytucjami cyfryzacyjnymi (COI, MC, NASK, AI Hub) w celu oceny realnych możliwości wdrożeniowych. Warsztaty w gronie projektantów rozwiązań, osób odpowiedzialnych za wdrożenia techniczne w administracji, decydentów oraz praktyków – użytkowników końcowych systemów. Celem tych spotkań będzie bieżące omawianie propozycji, barier i możliwości wdrożeniowych w kontekście realnych potrzeb administracji.

Efektem końcowym prac badawczych (analizy danych zastanych, badań ilościowych i jakościowych oraz działań panelu eksperckiego) będzie raport końcowy, zawierający zestaw rekomendowanych rozwiązań opartych na AI, opracowany w odpowiedzi na konkretne problemy w obszarze funkcjonowania administracji publicznej, zawierający propozycje działań zgodne z logiką procesów administracyjnych oraz dostosowany do rzeczywistych możliwości instytucji publicznych (z uwzględnieniem uwarunkowań prawnych, organizacyjnych i budżetowych). Dodatkowo raport będzie obejmował rekomendacje systemowe, wskazujące sugerowane pilotaże i kierunki rozwoju AI Hub.