Tekst alternatywny zobaczy każdy zamiast zdjęcia, jeśli nie wyświetli się ono na stronie np. z powodu słabego połączenia internetowego.

• Opisz zwięźle, co przedstawia element graficzny. Pamiętaj też o kontekście – ten sam element graficzny może być użyty, w różnych dokumentach czy artykułach, z zupełnie różnych powodów.
• Pomyśl, jak zdjęcie, obraz czy wykres można opisać komuś przez telefon i w ten sposób zredaguj tekst alternatywny.
• Nie powtarzaj informacji, które są w tekście w pobliżu elementu, który opisujesz. Na przykład, jeśli pod wykresem jest tekst, który opisuje dane pokazane na wykresie, to w tekście alternatywnym tego wykresu, podaj jedynie informację, czego dotyczy wykres, ale bez przytaczania wartości danych.
• Nie używaj określeń w stylu: Zdjęcie przedstawiające… – skup się na tym, co jest na danym elemencie graficznym. Do opisu zdjęcia użyj czasu teraźniejszego i strony czynnej np. Dwaj starsi mężczyźni siedzą na ławce w parku i rozmawiają. 
• Tekst alternatywny to nie to samo, co podpis – dodaj go we właściwościach danego elementu graficznego, a nie w tekście pod elementem.
• Jeśli element graficzny pełni dodatkową funkcję, np. grafika jest linkiem czy przyciskiem, to w jego tekście alternatywnym opisz funkcję tego elementu, a nie jego wygląd.

To prostsze niż myślisz!

1. Masz dwie możliwości:

• kliknij element graficzny prawym przyciskiem myszy i wybierz Edytuj tekst alternatywny

lub

• zaznacz element graficzny. Wybierz formatowanie dla zaznaczonego elementu np. Formatowanie obrazu i wybierz Tekst alternatywny,

Aby dodać tekst alternatywny do całej grafiki SmartArt lub wykresu, klikaj obramowanie grafiki lub wykresu, a nie pojedynczy kształt lub fragment.

2. W polu tekstowym wpisz zwięzły tekst alternatywny, tak aby opisać obiekt i jego kontekst osobie, która nie może go zobaczyć.

Jeśli element graficzny jest tylko dekoracyjny (np. stylizowana ramka wokół tekstu), nie wpisuj tekstu alternatywnego, a jedynie oznacz pole wyboru przy etykiecie: Element dekoracyjny (opcja dostępna w programach pakietu MS Office 365).

W starszych wersjach programu kliknij obiekt, np. obraz prawym przyciskiem myszy, wybierz Formatuj obraz – w oknie Formatowanie obrazu kursorem podejrzyj funkcję ikon, wybierz Układ i właściwości, w polu Opis wpisz tekst alternatywny.