– EZD RP to nie jest system „dla centrali”. To system dla ludzi. Dla urzędników w gminach, starostwach, urzędach wojewódzkich, ministerstwach. Dla obywatelek i obywateli, którzy chcą załatwiać sprawy szybko, prosto i bez stresu. To konkretny krok w stronę państwa, które nie tylko ma cyfrowe narzędzia, ale potrafi je używać – z korzyścią dla ludzi. Ja – i cały zespół zaangażowany w ten projekt – wierzymy w to, co robimy. Cyfrowa administracja nie jest już marzeniem – ona właśnie buduje się na naszych oczach, stając się naszym wspólnym dziełem – mówi wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski

Już ponad 1 300 jednostek administracji publicznej korzysta z systemu EZD RP. Do czerwca 2026 roku liczba ta ma się podwoić. System został zaprojektowany z myślą o wszystkich typach instytucji – od trzyosobowego zespołu Państwowej Inspekcji Nadzoru Budowlanego w Hajnówce, po Urząd Miejski w Białymstoku, zatrudniający ponad 1 200 osób. Z rozwiązania korzystają m.in. szpitale, przedszkola, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej, ministerstwa, KRUS i Kancelaria Sejmu.

EZD RP to rozwiązanie całkowicie bezpłatne. Jednostki publiczne nie ponoszą żadnych kosztów wdrożenia ani utrzymania – otrzymują nie tylko dostęp do systemu, ale również szkolenia, wsparcie wdrożeniowe oraz infrastrukturę chmurową. Na realizację kolejnych wdrożeń projektu i udostępnienie usługi SaaS EZD RP dla 300 tysięcy użytkowników Polska przeznacza 200 milionów złotych w ramach funduszy z Krajowego Planu Odbudowy.

– EZD RP to konkretne narzędzie do realnej zmiany w administracji. Nie wymaga drogich inwestycji. Każdy urząd – od gminy po ministerstwo – będzie dzięki temu pracować szybciej i bezpieczniej. Tak właśnie cyfryzacja przestaje być deklaracją, a staje się codziennością – mówi wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

1. Bezpieczeństwo
   System gwarantuje wysoki poziom ochrony danych przed cyberzagrożeniami. W obliczu rosnącego ryzyka ataków i wojny hybrydowej, odporność cyfrowej administracji nabiera strategicznego znaczenia.
2. Realne oszczędności dla samorządów i administracji publicznej
   Brak kosztów licencyjnych, ograniczone zużycie papieru, redukcja sprzętu biurowego oraz niższe koszty archiwizacji to konkretne, policzalne korzyści.
3. Przejrzystość i spójność
   Jednolity, bezpłatny system elektronicznej dokumentacji to krok milowy w stronę nowoczesnego e-państwa.
4. Efektywność działania urzędów
   EZD RP pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, znacząco skraca czas realizacji spraw i eliminuje chaos charakterystyczny dla dokumentacji papierowej.
5. Transparentność
   Umożliwia obywatelom śledzenie postępu ich spraw i zapewnia szybki dostęp do dokumentów. To fundament nowoczesnych relacji obywatel–urząd.
6. Integracja z ePUAP i e-Doręczeniami
   System zapewnia płynną wymianę informacji – obsługa korespondencji urzędowej, wysyłka decyzji, potwierdzanie odbioru dokumentów odbywają się w ramach jednego, spójnego środowiska.
7. Połączenie z Archiwum Dokumentów Elektronicznych
   Dokumenty uznane za archiwalne mogą być automatycznie lub półautomatycznie przekazywane w formie cyfrowej do Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Zapewnia to ciągły dostęp i minimalizuje ryzyko utraty materiałów historycznych.
8. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
   EZD RP zintegrowany jest z AI, która umożliwia streszczenie sprawy i przygotowanie projektu odpowiedzi. To realne wsparcie dla urzędników i usprawnienie codziennej pracy.
9. Wspieranie lokalnych ekosystemów IT
   Samorządy mogą zlecać tworzenie dodatkowych modułów lokalnym firmom IT, co wspiera gospodarkę regionalną i pozwala dopasować system do specyfiki danego urzędu.
10. Elastyczność
    System można wdrożyć lokalnie lub w chmurze. Umożliwia integrację z innymi narzędziami, przypisywanie ról i uprawnień zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji.

Cyfrowa transformacja administracji już trwa. Skala wdrożenia systemu EZD RP pokazuje jego potencjał i zaawansowanie technologiczne:

• Ponad 47 000 aktywnych użytkowników (z ponad 75 000 kont utworzonych w systemie),
• Ponad 3,3 miliona spraw zarejestrowanych i obsłużonych,
• Ponad 50 milionów plików przechowywanych w systemie.

Etapy wdrożenia:

• 473 jednostki już korzystają z EZD RP,
• 763 instytucje są w trakcie wdrożenia,
• 1 241 podmiotów znajduje się w formalnym procesie dołączenia.

Zgodnie z przepisami, od 1 stycznia 2028 roku wszystkie jednostki administracji publicznej – rządowej i samorządowej – będą zobowiązane do stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją. System EZD RP, rozwijany i udostępniany przez NASK i Ministerstwo Cyfryzacji, jest najpowszechniejszym i najlepiej przygotowanym narzędziem do spełnienia tych wymogów.

Jednostki zainteresowane udziałem w projekcie mogą zgłaszać się za pośrednictwem strony internetowej poświęconej wsparciu wdrożeniowemu.

EZD RP to więcej niż technologia. To inwestycja w przyszłość, realna zmiana i gwarancja cyfrowej suwerenności Polski.