Administracja rządowa i samorządowa stoi dziś przed ogromnym wyzwaniem - zapewnieniem efektywnej pomocy dla setek tysięcy uchodźców z objętej wojną Ukrainy. Głównym narzędziem mającym usprawnić rejestrację przybywających do naszego kraju Ukraińców jest Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności (PESEL). Doskonale znany Polakom numer będzie wydawany naszym gościom wraz z Profilem Zaufanym i elektronicznym dokumentem tożsamości w aplikacji mObywatel.

Większość systemów informatycznych działa w oparciu o numer PESEL – pozwala on na jednoznaczną i szybką identyfikację danej osoby. Dzięki nadaniu numeru PESEL w ramach specjalnej procedury przeznaczonej dla osób, które przekroczyły granicę z Ukrainą po 24 lutego możliwe będzie korzystanie z usług publicznych takich jak np. elektroniczne recepty czy odprowadzanie podatków i składek. Ogromny wysiłek urzędników samorządowych realizujących zadania w zakresie ewidencji ludności pozwoli na sprawną obsługę setek tysięcy osób.

W celu ułatwienia dostępu do usług publicznych zdecydowaliśmy, że wraz z nadaniem numeru PESEL obywatele Ukrainy będą mogli uzyskać Profil Zaufany. Dzięki nowemu rozwiązaniu możliwe będzie zaoferowanie obywatelom Ukrainy polskich e-usług takich jak np. e-recepta. Oprócz tego każda z nich będzie miała dostęp do bezpiecznej cyfrowej tożsamości i specjalnego dokumentu w ramach aplikacji mObywatel – wyjaśnia minister Janusz Cieszyński.

Należy pamiętać, że wiele osób uciekających przed wojną nie ma ze sobą dokumentów. Dzięki wprowadzeniu danych do rejestru PESEL ich tożsamość zostanie potwierdzona i nie będą musieli czekać na wydanie dokumentów w ukraińskich placówkach konsularnych. Rolę dokumentu tożsamości będzie mogła pełnić aplikacja mObywatel, w której pojawi się nowy moduł, za pomocą którego pełnoletni obywatele Ukrainy będą mogli w Polsce potwierdzać swoją tożsamość. Dokument nazywa się Diia.pl (Дія пл), co jest nawiązaniem do ukraińskiej rządowej aplikacji mobilnej Diia. Diia będzie zawierała imię, nazwisko, PESEL oraz zdjęcie potwierdzone podczas wizyty w urzędzie gminy. – dodaje minister.

Intensywne prace nad nowym systemem ruszyły jeszcze przed wejściem w życie przepisów. Od piątku (11.03) do wtorku (14.03) odbył się cykl szkoleń, w których wzięło udział około 5 tysięcy urzędników. Możliwość uczestnictwa w szkoleniu została zapewniona przedstawicielowi każdego urzędu gminy w kraju. Szkolenia odbywały się również w sobotę i niedzielę – udział w nich wzięło ponad 500 urzędników, poświęcając swój wolny czas na przygotowanie do nowych zadań. Zostały przygotowane nowe formularze wniosków i szczegółowe instrukcje dla urzędników. W godzinach 7:00 – 18:00 działa specjalna infolinia dla urzędników - pracownicy KPRM i MSWiA codziennie odpowiadają na bieżąco na zgłaszane pytania i wątpliwości.

Od soboty do poniedziałku eksperci przeprowadzili kilkugodzinne dyżury online – za pomocą panelu pytań i odpowiedzi, czatu lub poprzez bezpośrednią rozmowę. Ponadto na środę zaplanowano także, przy współpracy z MSWiA, organizację specjalnego chatroomu. Wszystkie przygotowane materiały szkoleniowe są dostępne na specjalnej platformie – to 4 tutoriale wideo oraz 2 podręczniki w formie PDF oraz wzory obowiązujących wniosków.

W poniedziałek do wszystkich urzędów gmin i punktów recepcyjnych w Polsce trafiło także 750 tys. ulotek w języku ukraińskim, które rozdysponowała Państwowa Straż Pożarna, współpracując z OSP. Ulotka wyjaśnia, na czym polega proces rejestracji PESEL, co to jest profil zaufany oraz aplikacja mObywatel.

Cały ten proces nie byłby możliwy do tak szybkiego wdrożenia, gdyby nie wzorowa współpraca z samorządowcami. Chciałbym szczególnie podziękować: Markowi Wójcikowi ze Związku Miast Polskich, Sylwestrowi Szczepaniakowi z Unii Metropolii Polskich, Krzysztofowi Krakowieckiemu-Kuleszy z Urzędu Miasta Warszawy, Bartoszowi Pelczarskiemu z Urzędu Miasta Poznaniu, Andrzejowi Wojewódzkiemu z Urzędu Miasta Lublina, Sławomirowi Wojciechowskiemu z Urzędu Miasta Nowej Soli – dodał minister Janusz Cieszyński.

Wdrożenie nowych rozwiązań technicznych odbyło się w nocy z sobotę na niedzielę (12-13.03). W niedzielę odbyły się testy w urzędach w Kobyłce i na warszawskim Mokotowie. Pierwszą osobą której nadano PESEL w nowej procedurze została pani Oksana ze Starokonstantynowa, a pierwszy dokument Diia.pl w aplikacji mObywatel otrzymała pani Swietłana. Wdrożone zmiany są prawdopodobnie największymi i najszybciej zrealizowanymi zmianami w historii PESEL. Do ich wdrożenia przyczyniło się poświęcenie i zaangażowanie urzędników i informatyków, a przede wszystkim bardzo intensywna praca po godzinach.

Teraz największym wyzwaniem jest zwiększenie liczby sprzętu w urzędach gminy. Trwa pozyskiwanie ok. 3500 komputerów wraz z niezbędnym osprzętem m.in. drukarkami, modemami, kartami kryptograficznymi, skanerami odcisków placów. Przepisy umożliwiające Ministrowi Cyfryzacji zakup sprzętu dla samorządów weszły w życie w dniu 13.03.2022 r. w ramach specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Pomimo ogromnego zaangażowania urzędników, ze względu na konieczność zakupu sprzętu, jego konfiguracji i dostarczenia do użytkowników, nie jest możliwe dostarczenie sprzętu od ręki do samorządów. Pierwsze urządzenia powinny trafić do użytkowników do końca tygodnia.

Ze względu na konieczność zapewnienia ciągłości obsługi innych procesów realizowanych przez samorządy, co najmniej 2000 nowych stanowisk będzie gotowych so pracy poza siedzibą urzędu. Usługa nadania numeru PESEL w specjalnym trybie będzie funkcjonować przez cały czas obowiązywania specustawy, tj. 18 miesięcy, a prognozy wskazują, że rejestracja osób, które już dotarły do Polski może zająć od 6 do 8 tygodni. Mając na uwadze fakt, że o prawie do świadczeń decyduje data wjazdu na terytorium RP, Ambasador Ukrainy w Rzeczypospolitej Polskiej zaapelował o rozłożenie wizyt w punktach rejestracyjnych na najbliższe tygodnie tak, aby możliwe było jego sprawne przeprowadzenie i uniknięcie kolejek. 

 

Więcej informacji o aplikacji mObywatel i dokumencie Diia.pl (Дія пл) na stronie: https://www.gov.pl/mobywatel/ua