Tytuł kontroli

Przestrzeganie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii

Podmiot prowadzący kontrolę

Archiwum Akt Nowych (AAN)

Ocena prowadzonej kontroli

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Nieuporządkowanie materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwum zakładowym, wytworzonych przez poprzedników Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii (MPiT) oraz zdeponowanych materiałów archiwalnych wytworzonych przez Polski Eksport Żelaza. 
2. Błędne określenie kategorii archiwalnej dokumentacji, jak np. w przypadku dokumentacji wytworzonej w Departamencie Górnictwa (kat. B20, B30, B25), czy też  dokumentacji dotyczącej restrukturyzacji przemysłu. 
3. Pozostawianie w dokumentacji przekazanej do archiwum zakładowego informatycznych nośników danych (wewnątrz teczek z dokumentacją aktową), obecność w teczkach z materiałami archiwalnymi elementów metalowych oraz plastikowych okładek, plastikowych elementów łączących (bindowanie kartek), podlegających obowiązkowemu usunięciu przed przekazaniem dokumentacji do archiwum zakładowego, brak numeracji stron lub błędna, odwrotna numeracja, jak również nieprawidłowa, bo ciągła numeracja wykonana dla kolejnych tomów akt, nieprawidłowe tytuły teczek niestanowiące haseł  według jrwa (jak np. korespondencja z...), odwrotny układ zawartości teczek, umieszczenie części materiałów archiwalnych w teczkach wykonanych ze zwykłej tektury, niespełniającej wymogów określonych w przepisach dotyczących postępowania z materiałami archiwalnymi. Poważnym problemem w zakresie właściwego przygotowywania dokumentacji była także w MPiT kwestia uznania roli formularza spisu spraw jako podstawowego narzędzia rejestracji spraw, bez względu na stosowany model zarządzania dokumentacją (elektroniczny lub tradycyjny). Spis spraw powinien być  utworzony w przypadku pierwszej rejestracji sprawy w danej klasie końcowej jednolitego rzeczowego wykazu akt, na bieżąco uzupełniany wraz z napływem kolejnych spraw w tej klasie, niezależnie od techniki, w której powstaje, następnie odkładany do teczki spraw, umieszczany na wierzchu teczki i numerowany w przypadku materiałów archiwalnych. Tworzenie spisów spraw w innych okolicznościach, w trakcie porządkowania dokumentacji, należy uznać  za sprzeczne z zasadami określonymi w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym. W tych przypadkach, gdzie spisy spraw pierwotnie nie zostały sporządzone przez osoby rejestrujące sprawy nie powinno się  ich tworzyć, zaś  dla ułatwienia wyszukiwania dokumentacji w teczkach akt spraw można sporządzać  wykazy spraw (także objęte obowiązkiem numeracji stron w przypadku gdy zawartość teczki stanowi materiały archiwalne).
4. Niezapewnienie prawidłowego sposobu gromadzenia dokumentacji w archiwum zakładowym, tj. z wyodrębnieniem dokumentacji poszczególnych aktotworców, kategorii archiwalnych, form i rodzajów dokumentacji (inne, pozaaktowe formy wytworzenia dokumentacji). 
5. Brak ujęcia w ewidencji archiwum zakładowego części dokumentacji (dokumentacja zdeponowana). 
6. Stosowanie w latach 2006-2007 w ewidencji dokumentacji zlikwidowanych Wydziałów Ekonomiczno-Handlowych rozwiązań  polegających na błędnej numeracji spisów zdawczo-odbiorczych przez uzupełnianie cyfr arabskich literami, zamiast nadania ciągłych, kolejnych liczb spisom, braki w zakresie dat sporządzenia spisu lub dat przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe. Ocena dokonana przez Archiwum Akt Nowych w przypadku stwierdzonych w tym przypadku nieprawidłowości ma na celu zwrócenie uwagi w przyszłości na sposób prowadzenia ewidencji oraz położenie nacisku na nadzór w tym zakresie prowadzony przez archiwum zakładowe względem komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.
7. Nieprzekazanie odziedziczonych materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych.

Zalecenia pokontrolne

1. Przekazanie z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego w stanie uporządkowanym i na podstawie prawidłowo sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych zakończonych akt spraw prowadzonych w byłym MPiT.
2. Uporządkowanie materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwum zakładowym byłego MPiTodziedziczonych po jego poprzednikach oraz zdeponowanych, wytworzonych przez Polski Eksport Żelaza.
3. Poprawa stanu uporządkowania pozostałej dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym byłego MPiT - zmiana kwalifikacji archiwalnej w przypadku zaistnienia przesłanki nadania wyższej kategorii archiwalnej na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt (jrwa), uzupełnienie brakujących elementów opisu teczek aktowych, poprawa brzmienia tytułów teczek w przypadku braku zgodności z obowiązującymi w danym momencie jrwa, wyłączenie informatycznych nośników danych z teczek z dokumentacją  aktową, umieszczenie ich w wyodrębnionym miejscu w magazynach archiwalnych, naniesienie stosownej informacji w ewidencji archiwum.
4. Przekazanie materiałów archiwalnych wytworzonych przez kolejne ministerstwa, zgromadzonych w archiwum zakładowym kontrolowanego urzędu, w tym także byłego MPiT do zasobu Archiwum Akt Nowych w trybie i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246). 
5. Nadanie właściwego układu dokumentacji w archiwum zakładowym - według poszczególnych aktotwórców z uwzględnieniem konieczności wyodrębnienia materiałów archiwalnych od dokumentacji niearchiwalnej. 
6. Zgromadzenie całości dokumentacji przejętej na stan archiwum zakładowego w magazynach archiwalnych.

Szczegóły w załączonej dokumentacji