ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający

Ministerstwo Cyfryzacji

Królewska 27

00-060 Warszawa

NIP 525-29-55-037

Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na realizację poniższego zamówienia.

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest stworzenie raportu mapującego ekosystem interesariuszy obszaru open source w Polsce, obejmującego dwie grupy podmiotów: (1) podmioty eksperckie oraz (2) podmioty posiadające kompetencje i/lub doświadczenie pozwalające na realizację wdrożeń oprogramowania open source w administracji publicznej (wdrożenia, szkolenia, bieżące wsparcie techniczne). Badanie zostanie przeprowadzone w formie badania źródeł zastanych (desk research) oraz analizy nadsyłanych zgłoszeń. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ).

Termin realizacji zamówienia

30 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy.

Kryteria oceny ofert

Cena – 65%; doświadczenie Wykonawcy – 20%; metodologia realizacji zamówienia – 15%. Szczegółowe zasady oceny ofert zawarte są w Załączniku nr 1 (OPZ).

Miejsce i termin składania ofert oraz opis sposobu przygotowania oferty

1. Wykonawca składa jedną ofertę wypełniając Formularz oferty stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego wraz opisem koncepcji i metodologii realizacji zamówienia (zgodnie z pkt 3 kryteriów oceny ofert), stanowiącym Załącznik nr 1 do formularza oferty na adres e-mail: opensource.mc@cyfra.gov.pl.
2. Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie aktualne na dzień składania ofert, że nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.
3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
4. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w terminie do 5 sierpnia 2026 r.

Pozostałe informacje

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez wykonawcę więcej niż jednej oferty lub złożenie oferty po terminie spowoduje jej odrzucenie.
2. Wykonawca musi uwzględnić w ofercie wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia.
3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
6. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
7. Zamawiający może:
   1. wezwać (telefonicznie lub e-mailowo) wykonawców do złożenia wyjaśnień lub uzupełnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym do przedłożenia do wglądu dokumentów poświadczających w zakresie przeprowadzonych badań/mappingów rynku lub ekosystemu podmiotów o porównywalnym charakterze.
   2. poprawić w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania lub jego części na każdym jego etapie – bez podania przyczyny.
9. W przypadku podjęcia przez Zamawiającego decyzji określonej w ust. 8 powyżej wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
10. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2026 r. poz. 793).
11. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego i nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
12. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie ewentualne problemy techniczne mające wpływ na wypełnienie przez Zamawiającego warunku udziału w rozeznaniu, w szczególności nie ponosi odpowiedzialności za wadliwość działania łączy internetowych lub połączenie i funkcjonowanie sprzętu telekomunikacyjnego.
13. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których wykonawca zastrzegł nie później niż w terminie składania ofert, że nie mogą być udostępniane innym wykonawcom, muszą być oznaczone przez wykonawcę klauzulą „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”.
14. Zaleca się, aby informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa były oddzielone od pozostałej (jawnej) części oferty np. stanowiły oddzielny plik elektroniczny w formie osobnego załącznika.
15. Zamawiający informuje, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. z 2022 poz. 902 z późn. zm.) i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie odrzucona.

Informacje o formalnościach jakich należy dopełnić po wyborze oferty w celu zawarcia umowy:

Nie dotyczy.

Klauzula informacyjna:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, w odniesieniu do osób reprezentujących każdą ze Stron wymienionych w komparycji Umowy oraz osób wyznaczonych do kontaktów i dokonywania bieżących uzgodnień oraz osoby upoważnione do dokonywania zgłoszeń, podpisywania protokołów odbioru biorących udział przy realizacji umowy informujemy, że:

1. Administratorem Danych jest Minister Cyfryzacji, z siedzibą przy ul. Królewskiej 27, 00-060 Warszawa.
2. Z administratorem można kontaktować się korespondencyjnie na adres siedziby także na adres: ul. Królewskiej 27, 00-060 Warszawa, oraz drogą elektroniczna na adres e-mail: Kancelaria@cyfra.gov.pl.
3. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Cyfryzacji, ul. Królewskiej 27, 00-060 Warszawa,  e-mail: iod.mc@cyfra.gov.pl;
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zawarcie lub wykonanie umowy a dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest zawarcie i realizacja Umowy, w tym w szczególności nawiązywania kontaktu z osobami wskazanymi przez strony oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów o archiwizacji;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania Umowy oraz czas istnienia podstawy ich przetwarzania - w przypadku niezbędności danych osobowych do wykonania umowy przez czas jej wykonywania, w przypadku obowiązku prawnego spoczywającego na administratorze danych osobowych przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
6. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji umowy. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie uniemożliwienie wykonywania zadań związanych z realizacją umowy;
7. Odbiorcy danych osobowych: Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora danych osobowych, posiadających uprawnienia do ich przetwarzania. Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Dane osobowe nie będą przekazywane do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych;
8. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
9. Posiada Pani/Pan prawo do: żądania od Administratora Danych dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania.

Żądanie realizacji wyżej wymienionych praw proszę przesłać w formie pisemnej do Administratora Danych (adres podany na wstępie, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”).

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Osoby do kontaktu

1. Michał Tarnowski, e-mail: michal.tarnowski@cyfra.gov.pl
2. Ryszard Łuczyn, e-mail: ryszard.luczyn@cyfra.gov.pl