Zgodnie z przepisami ustawy o cudzoziemcach, Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zatwierdza, przedłuża okres zatwierdzenia lub cofa zatwierdzenie: 

• jednostek prowadzących studia na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia lub kontynuacji studiów, 
• jednostek naukowych dla potrzeb przyjmowania cudzoziemców w celu prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych, 
• jednostek organizacyjnych, na rzecz których cudzoziemiec ma wykonywać świadczenia jako wolontariusz dla potrzeb przyjmowania cudzoziemców jako wolontariuszy
• organizatorów stażu dla potrzeb przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia stażu. 

Zatwierdzanie jednostek prowadzących studia

Stosownie do art. 144 ust. 4 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, minister właściwy do spraw wewnętrznych zatwierdza w drodze decyzji jednostkę prowadzącą studia na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia lub kontynuacji studiów, na jej wniosek, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• jednostka prowadząca studia istnieje od co najmniej 5 lat przed złożeniem wniosku i w tym czasie prowadziła na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej kształcenie na studiach, tworząc system szkolnictwa wyższego i nauki, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
• ustalone przez jednostkę prowadzącą studia warunki przeprowadzania rekrutacji w stosunku do cudzoziemców ubiegających się o przyjęcie na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie uwzględniają wymogi, o których mowa w art. 70 ust. 5a, 5b, 5e i 5g ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
• ustalone przez jednostkę prowadzącą studia warunki przeprowadzania rekrutacji w stosunku do cudzoziemców ubiegających się o przyjęcie na studia drugiego stopnia uwzględniają wymogi, o których mowa w art. 70 ust. 5c–5e oraz ust. 5g pkt 1 i 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
• nie sprzeciwiają się temu względy obronności lub bezpieczeństwa państwa lub ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego;
• nie sprzeciwia się temu interes Rzeczypospolitej Polskiej.

 

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zatwierdza jednostkę prowadzącą studia, która spełnia wymagane warunki, na okres 5 lat, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach na okres krótszy, wydając w tej sprawie decyzję. 
 

Wyjątki od zasady zatwierdzenia jednostek określa art. 144 ust. 5 ustawy, zgodnie z którym obowiązkowi zatwierdzenia na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia lub kontynuacji studiów nie podlegają:

1. uczelnie akademickie w rozumieniu art. 14 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, będące uczelniami publicznymi;
2. uczelnie wojskowe, o których mowa w art. 433 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
3. uczelnie służb państwowych, o których mowa w art. 433 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
4. uczelnie prowadzone przez kościoły i związki wyznaniowe, których stosunek do Rzeczypospolitej Polskiej reguluje umowa międzynarodowa lub ustawa.
5. instytuty badawcze w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych oraz instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk, o których mowa w art. 42 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk.

Zatwierdzanie jednostek naukowych

Stosownie do art. 151 ust. 4 ustawy, minister właściwy do spraw wewnętrznych zatwierdza w drodze decyzji jednostkę naukową mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w celu prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych, na wniosek tej jednostki, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• Jednostka naukowa istnieje od co najmniej 5 lat przed złożeniem wniosku i w tym czasie prowadziła ona działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły;
• Nie sprzeciwiają się temu względy obronności lub bezpieczeństwa państwa lub ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego;
• Nie sprzeciwia się temu interes Rzeczypospolitej Polskiej.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zatwierdza jednostkę naukową, która spełnia wymagane warunki, na okres 5 lat, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach na okres krótszy wydając w tej sprawie decyzję.

Zatwierdzanie organizatorów stażu

Stosownie do art. 157a ust. 6 ustawy, minister właściwy do spraw wewnętrznych zatwierdza w drodze decyzji organizatora stażu na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia stażu, na wniosek tego organizatora, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• Organizator stażu istnieje od co najmniej 5 lat przed złożeniem wniosku i w tym czasie prowadził działalność uzasadniającą przyjmowanie stażystów;
• Nie sprzeciwiają się temu względy obronności lub bezpieczeństwa państwa lub ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego;
• Nie sprzeciwia się temu interes Rzeczypospolitej Polskiej.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zatwierdza organizatora stażu, który spełnia wymagane warunki na okres 2 lat, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach na okres krótszy wydając w tej sprawie decyzję.

Zatwierdzanie jednostek organizacyjnych na potrzeby przyjmowania cudzoziemców jako wolontariuszy

Stosownie do art. 157g ust. 5 ustawy, minister właściwy do spraw wewnętrznych zatwierdza w drodze decyzji jednostkę organizacyjną, na rzecz której cudzoziemiec ma wykonywać świadczenia jako wolontariusz, na potrzeby przyjmowania cudzoziemców jako wolontariuszy, na wniosek tej jednostki, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

• Jednostka ta istnieje od co najmniej 5 lat przed złożeniem wniosku i w tym czasie prowadziła działalność uzasadniającą przyjmowanie wolontariuszy;
• Nie sprzeciwiają się temu względy obronności lub bezpieczeństwa państwa lub ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego;
• Nie sprzeciwia się temu interes Rzeczypospolitej Polskiej.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zatwierdza jednostkę organizacyjną na okres 2 lat, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach na okres krótszy wydając w tej sprawie decyzję.

Procedura składania wniosku

Jednostka zainteresowana uzyskaniem zatwierdzenia powinna złożyć wniosek 
w formie pisma skierowanego do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Wniosek ten powinien zawierać:

1. informacje o istnieniu jednostki przez co najmniej 5 lat przed złożeniem wniosku,
2. w zależności od przedmiotu wniosku – potwierdzenie prowadzenia przez jednostkę, w tym okresie, jednej lub więcej z poniższych form działalności:

• prowadzenia studiów,
• samodzielnego i nieprzerwanego prowadzenia działalności naukowej, 
• działalności uzasadniającej przyjmowanie stażystów,
• działalności uzasadniającej przyjmowanie wolontariuszy. 

Nie ma urzędowego wzoru wniosku ani określonego wykazu dokumentów, które należy do niego dołączyć.
Wniosek można złożyć:

• za pośrednictwem platformy ePUAP: /MSWIA/domyslna oraz /MSWIA/SkrytkaESP,
• za pośrednictwem system e-Doręczeń: AE:PL-56316-74543-JDVGW-18,
• osobiście w biurze podawczym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji: ul. Rakowiecka 2a, 02-591 Warszawa,
• drogą pocztową na adres korespondencyjny: ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa.

Podpisywanie wniosku:

• w przypadku uczelni – podpisuje rektor,
• w przypadku stowarzyszeń, fundacji i innych podmiotów – zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
  Jeśli wniosek podpisuje osoba nieuprawniona do samodzielnej reprezentacji, należy dołączyć pełnomocnictwo.

Dodatkowe informacje

Wniosek o przedłużenie zatwierdzenia należy złożyć 2-3 miesiące przed upływem obowiązującego okresu zatwierdzenia.
Zmiany na listach zatwierdzonych jednostek wymagają przekazania aktualnych informacji przez podmioty, których dotyczą (np. w sprawie zmiany nazwy).
Wszelkie czynności administracyjne obejmujące postępowanie w sprawie zatwierdzenia na potrzeby przyjmowania cudzoziemców nie podlegają opłacie skarbowej. 

Z dniem 1 lipca 2025 r. rozszerzono zakres jednostek prowadzących studia, które - w przypadku zamiaru przyjmowania cudzoziemców na studia - podlegają obowiązkowi uzyskania zatwierdzenia na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia lub kontynuacji studiów. 

Zakresem tego obowiązku zostały objęte m. in. uczelnie akademickie, które są uczelniami niepublicznymi. 

Uczelnie, które na skutek zmian przepisów po raz pierwszy podlegają obowiązkowi uzyskania zatwierdzenia na potrzeby przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia lub kontynuacji studiów, mogą kontynuować prowadzenie rekrutacji oraz kształcenie cudzoziemców na dotychczasowych zasadach do dnia 30 czerwca 2026 r.

W tym okresie wymagane jest złożenie wniosku o zatwierdzenie jednostki prowadzącej studia. Mając jednak na uwadze szacowany czas trwania postępowania (około 2-3 miesięcy), zaleca się złożenie wniosku z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby umożliwić organowi rozpatrzenie sprawy przed dniem 30 czerwca 2026 r. i tym samym zapewnić ciągłość w możliwości przyjmowania i kształcenia cudzoziemców od 1 lipca 2026 r.