W trybie teletransmisji danych podmiot może uzyskać dostęp on-line do Rejestru Danych Kontaktowych (RDK) poprzez dedykowaną sieć, np. PESEL-NET MPLS.

Podstawą do uzyskania dostępu do Rejestru Danych Kontaktowych jest otrzymanie pozytywnej decyzji Ministra Cyfryzacji. Decyzja wydawana jest po złożeniu uproszczonego wniosku na formularzu, stanowiącym załącznik do rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 19 grudnia 2019 r. w sprawie rejestru danych kontaktowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2467) i uprzednim sprawdzeniu czy wnioskujący podmiot spełnia warunki formalnoprawne oraz techniczne, o których mowa w art. 20m ust. 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Po uzyskaniu pozytywnej decyzji teletransmisyjnej podmiot wnioskujący powinien wystąpić z wnioskiem o dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych. Na podstawie tego wniosku przydzielane są uprawnienia oraz wydawany jest certyfikat umożliwiający dostęp do Rejestru Danych Kontaktowych.

Dostęp do Rejestru Danych Kontaktowych – zależnie od przysługujących podmiotowi uprawnień ustawowych możliwy jest w dwóch trybach:

Tryb przeglądania – (udostępnianie danych), pozwalający na:

• Przeglądanie danych osobowo-kontaktowych, rozumiane jako odczyt.

Tryb aktualizacji – (udostępnianie oraz przekazanie, aktualizowanie i usuwanie danych) pozwalający na:

• Przeglądanie danych osobowo-kontaktowych, rozumiane jako odczyt,
• Edycję danych osobowo-kontaktowych w ramach tego rejestru. Poprzez edycję należy rozumieć ich wpisanie, aktualizację lub usunięcie - na wniosek osoby, której dane dotyczą. W przypadku wpisania oraz usunięcia będą to dane osobowo-kontaktowe, o których mowa w zakresie o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 1-3 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, natomiast w przypadku aktualizacji będą to dane kontaktowe, tj. adres poczty elektronicznej lub numer telefonu komórkowego.

Uprawnienie do uzyskania dostępu do Rejestru Danych Kontaktowych za pomocą urządzeń teletransmisji danych posiadają:

• podmioty, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-8 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
• podmioty, które zawarły porozumienie z ministrem właściwym do spraw informatyzacji w trybie art. 19c ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
• organy wyborcze,
• Polski Czerwony Krzyż - w zakresie danych osób poszukiwanych lub poszukujących, jeżeli specyfika lub zakres wykonywanych zadań, świadczonych usług albo prowadzonej działalności uzasadnia udostępnienie im danych.

1. Tryb aktualizacji
    

• organy administracji rządowej,
• organy kontroli państwowej i ochrony prawa,
• sądy,
• jednostki organizacyjne prokuratury,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich organy,
• jednostki budżetowe i samorządowe zakładów budżetowych,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz spółki wykonujące działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
• Zakłada Ubezpieczeń Społecznych oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu realizacji zadań publicznych,
• uczelnie.

2. Tryb przeglądania
 

• podmioty, o których mowa w art. 19c ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jeżeli zawarły porozumienie z ministrem właściwym do spraw informatyzacji,
• organy wyborcze,
• Polski Czerwony Krzyż − w zakresie danych osób poszukiwanych lub poszukujących − kontaktu z osobami fizycznymi w związku z usługami realizowanymi na rzecz tych osób.

Jak zainicjować postępowanie?

Uzyskanie dostępu do danych zgromadzonych w Rejestrze Danych Kontaktowych za pomocą urządzeń teletransmisji danych uzależnione jest od złożenia formalnego wniosku w tej sprawie.

Wniosek o dostęp może zostać złożony:

• w formie pisemnej na adres: Centralny Ośrodek Informatyki Zespół Operacji w Departamencie Realizacji ul. Korfantego 2, 40-004 Katowice
• w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r., poz. 700 ze zm.) do Centralnego Ośrodka Informatyki.
• w sprawach dotyczących prowadzonych postępowań prosimy o kontakt z Centralnym Ośrodkiem Informatyki oddział w Katowicach pod numerem telefonu: 32 750 65 23

Postępowanie o dostęp on-line do Rejestru Danych Kontaktowych składa się z dwóch etapów. Na pierwszym etapie, w oparciu o uzasadnienie złożonego wniosku - badane jest uprawnienie podmiotu wnioskującego czy uzyskanie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danych jest uzasadnione zakresem wykonywanych zadań. Drugi etap to ocena spełnienia wymagań technicznych, które stanowią przede wszystkim:

• wymóg posiadania i stosowania mechanizmów umożliwiających identyfikację i rejestrację osób uzyskujących dostęp do danych oraz rejestrujących zakres udostępnionych danych i datę udostępnienia danych,
• wymóg posiadania i stosowania zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych chroniących przed uzyskaniem dostępu do danych przez inne osoby i podmioty (w tym posiadanie polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych).

Podmioty ubiegające się o dostęp do Rejestru Danych Kontaktowych (RDK) za pomocą urządzeń teletransmisji danych muszą zapoznać się z dokumentem „Wyciąg z Polityki bezpieczeństwa informacji przetwarzanych na stacjach roboczych SRP ”.

Uwzględniając wymogi określone w ww. dokumencie wnioskodawca jest zobowiązany wykazać, iż posiada zabezpieczenia techniczne i organizacyjne właściwe dla przetwarzania danych osobowych, w szczególności uniemożliwiające dostęp osób nieuprawnionych do przetwarzania danych osobowych i wykorzystania danych niezgodnie z celem ich uzyskania tj. wdrożono odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące zapewnieniu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych wymagane na mocy  art. 32 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) oraz wyznaczyć inspektora ochrony danych (chyba, że administrator danych wykonuje jego obowiązki samodzielnie).

Podmiot wnioskujący powinien przedłożyć organowi rozpatrującemu wniosek kopie tych dokumentów.

Ponadto pracownicy MC mogą zbadać zastosowane zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w siedzibie wnioskodawcy. Pozytywna opinia jest warunkiem wydania przez Ministerstwo Cyfryzacji zgody w formie decyzji administracyjnej na udostępnianie danych z RDK z wykorzystaniem urządzeń teletransmisji.

Negatywna opinia skutkować będzie wydaniem decyzji odmownej. Dlatego też wniosek należy złożyć wtedy, gdy wnioskodawca nie ma wątpliwości, co do spełnienia ww. wymogów.

Dostęp do RDK  jest możliwy poprzez sieć dedykowaną np. PESEL-NET MPLS. Szczegółowe wymagania techniczne dla sprzętu komputerowego znajdują się w dokumencie „Wyciąg z Polityki bezpieczeństwa informacji przetwarzanych na stacjach roboczych SRP ”.

Przed uzyskaniem dostępu do RDK podmiot wnioskujący jest zobowiązany do akceptacji warunków technicznych określonych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (w którego kompetencji pozostają kwestie techniczne) oraz podpisania porozumienia technicznego z MSWiA.

Podmiot może podłączyć się do RDK nie tylko za pomocą dedykowanej aplikacji Źródło, ale również za pośrednictwem własnego systemu korzystającego z usługi sieciowej WebService w standardzie REST API (format JSON). W przypadku dostępu przez aplikację Źródło należy wypełnić „Wniosek o dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) – Użytkownicy instytucjonalni WNIOSEK C”. W przypadku dostępu za pośrednictwem  własnych systemów należy wypełnić „Wniosek o dostęp do Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) – Systemy instytucjonalne WNIOSEK B”. Wnioski oraz instrukcje wypełniania dostępne są na stronie https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/jak-uzyskac-dostep-do-srp.

Ministerstwo Cyfryzacji przekaże podczas obsługi wniosku informacje niezbędne do uzyskania dostępu do RDK, w tym: instrukcję konfiguracji stacji roboczej, dokumentację techniczną zawierającą opis usług sieciowych oraz adresy dostępowe.

Efektem przeprowadzonego postępowania jest decyzja administracyjna Ministra Cyfryzacji w przedmiocie wyrażenia zgody lub odmowy wyrażenia zgody na udostępnienie danych z Rejestru Danych Kontaktowych za pomocą urządzeń teletransmisji danych. Decyzja pozytywna pozwala na zapewnienie podmiotowi wnioskującemu dostępu on-line do Rejestru Danych Kontaktowych.