Dane z rejestrów mieszkańców udostępniają organy gmin prowadzące te rejestry. Wnioski o dane jednostkowe należy kierować do organu gminy właściwego ze względu na ostatni znany adres zameldowania osoby poszukiwanej.

Dane z rejestru PESEL udostępnia:

• minister właściwy do spraw informatyzacji - udostępnianie danych w trybie pełnej teletransmisji danych, w trybie weryfikacji oraz w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej. Wnioski należy kierować do Centralnego Ośrodka Informatyki, na adres:
  Centralny Ośrodek Informatyki
  Zespół Udostępniania Danych,
  ul. Korfantego 2,
  40-004 Katowice
• organy gmin - udostępnianie danych jednostkowych w trybie wnioskowym. Wnioski należy kierować do dowolnego organu gminy,

Dane z Rejestru Dowodów Osobistych (RDO) udostępniają:

• organy gmin - w trybie wnioskowym. Udostępnianie danych z RDO jest odmiejscowione, a zatem wniosek w tej sprawie można złożyć w dowolnym organie gminy;
• minister właściwy do spraw informatyzacji - w trybie pełnej i ograniczonej teletransmisji. Wnioski należy kierować do Centralnego Ośrodka Informatyk, na adres:
  Centralny Ośrodek Informatyki
  Zespół Udostępniania Danych,
  ul. Korfantego 2,
  40-004 Katowice.

Dane z rejestru obywateli Ukrainy udostępnia:

• wyłącznie w trybie pełnej teletransmisji danych minister właściwy do spraw informatyzacji. Wniosek w tym zakresie należy kierować do Departamentu Usług Cyfrowych Ministerstwa Cyfryzacji, ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Adres skrytki na ePUAP: /MAiC/SkrytkaESP

Dysponując ostatnim adresem osoby poszukiwanej, wniosek o udostępnienie danych tej osoby należy skierować do właściwego organu gminy. Gmina jest podstawowym źródłem informacji o osobie, uprawnionym do potwierdzania miejsca zameldowania, dysponuje także wiedzą o nowym adresie osoby wymeldowanej.

Tryb wnioskowy

Istota trybu wnioskowego polega na możliwości skierowania zapytania do organu prowadzącego rejestr o udostępnienie danych osoby poszukiwanej. Zapytanie powinno mieć postać sformalizowanego wniosku i może zostać złożone zarówno w tradycyjnej formie pisemnej, jak również w formie dokumentu elektronicznego. Korzystając z drugiej możliwości należy jednak pamiętać o uwierzytelnieniu pisma na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r., poz. 700 ze zm.), tj. za pomocą podpisu zaufanego ePUAP lub przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu.

Złożony wniosek podlega ocenie organu udostępniającego, który po sprawdzeniu jego kompletności, bada uprawnienie Wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu. W przeciwnym razie wydawana jest decyzja odmowna, która podlega zaskarżeniu.

Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie Wnioskodawcy.

Tryb weryfikacji (ograniczonej teletransmisji)

Istotą trybu weryfikacji (ograniczonej teletransmisji) jest możliwość skierowania zapytania on-line do rejestru, czy posiadany przez Pytającego zakres danych o osobie trzeciej jest aktualny i prawidłowy. W odpowiedzi, rejestr generuje automatyczną odpowiedź, że dane zawarte w zapytaniu są zgodne lub niezgodne z jego zawartością. Podkreślić przy tym należy, że w przypadku niezgodności, poprawne dane nie są udostępniane. Jest to jedynie sygnał dla Pytającego, że tożsamość osoby sprawdzanej może nie być prawdziwa.

Usługa weryfikacji skierowana jest zarówno do podmiotów prywatnych, których specyfika prowadzonej działalności wymaga potwierdzenia tożsamości kontrahenta, jak również do podmiotów publicznych, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych. Podstawą do korzystania z trybu weryfikacji jest uzyskanie pozytywnej decyzji Ministra Cyfryzacji, która wydawana jest po uprzednim sprawdzeniu spełnienia przez Wnioskodawcę warunków formalnoprawnych oraz technicznych.

Tryb pełnej teletransmisji

Istotą trybu pełnej teletransmisji jest możliwość skierowania zapytania on – line do rejestru i zwrotne uzyskanie odpowiedzi zawierającej dane osoby poszukiwanej. Wskazany tryb nie daje podstaw do zapisania uzyskanej odpowiedzi w prowadzonym rejestrze zewnętrznym. Takie uprawnienie musi wynikać z przepisu szczególnego. Z uwagi na szeroki zakres uprawnień, jaki wynika z trybu pełnej teletransmisji, jak również zasady ochrony danych osobowych, taka możliwość została zastrzeżona wyłącznie dla podmiotów publicznych, którym dostęp do danych z rejestru tą drogą jest niezbędny do realizacji ustawowych zadań własnych.

Podstawą do korzystania z trybu pełnej teletransmisji jest uzyskanie pozytywnej decyzji Ministra Cyfryzacji, która wydawana jest po uprzednim sprawdzeniu spełnienia przez Wnioskodawcę warunków formalno-prawnych oraz technicznych.

Z uwagi na fakt, iż dostęp do rejestrów państwowych możliwy jest tylko poprzez sieć dedykowaną nie połączoną z Internetem, przed złożeniem wniosku przez podmiot publiczny zasadne jest skontaktowanie się drogą elektroniczną z operatorem- firmą Orange pod adresem: sieci.dedykowane@orange.com celem uzyskania informacji o możliwości zapewnienia dostępu sieciowego w konkretnej lokalizacji.