Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku

Okres realizacji projektu: 29 kwiecień 2024 r. – 31 grudzień 2029 r.
Wartość projektu: 11 921 333,33 PLN
Dofinansowanie projektu z UE: 8 941 000 PLN

Projekt skierowany jest przede wszystkim do obywateli państw trzecich składających wnioski o zalegalizowanie swojego pobytu w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku (w siedzibie głównej i w oddziale zamiejscowym w Słupsku). Najszersza grupa obywateli państw trzecich skorzysta ze wsparcia informacyjnego.

Celem projektu jest rozwój i wzmacnianie zdolności Wojewody Pomorskiego w obsłudze obywateli państw trzecich w obszarze legalizacji ich pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na poziomie infrastrukturalnym, personalnym, kompetencyjnym i technicznym.

Realizacja celu zostanie osiągnięta poprzez:

• utworzenie profesjonalnej dziesięcioosobowej infolinii (wspieranej merytorycznie przez dwóch pracowników wydziału), która wspomagać będzie procesy informacyjne w wydziale wraz z zapewnieniem artykułów biurowych niezbędnych do jej funkcjonowania;
• wyposażenie 31 nowych stanowisk pracy w siedzibie Wydziału Spraw Cudzoziemców Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
• doposażenie 6 stanowisk pracy w Wydziale Spraw Cudzoziemców Oddziału Zamiejscowego w Słupsku;
• kompleksowe wyposażenie 14 stanowisk szkoleniowych;
• rozbudowę wewnętrznego Systemu Cudzoziemcy o moduły automatyzujące procesy obsługowe oraz jego integrację z Modułem Obsługi Spraw (oraz jego ewentualnymi następcami), z ewentualnym następcą EZD PUW oraz innymi systemami, dla których zajdzie konieczność integracji w całym okresie trwania projektu, a których powiązanie z Systemem Cudzoziemcy w istotny sposób przyczyni się do obsługi obywateli państw trzecich w obszarze legalizacji pobytu i zatrudnienia;
• organizację dni otwartych promujących działania infolinii;
• organizację spotkania bazującego na wymianie praktyk między instytucjami realizującym zadania związane z obsługą procesów migracyjnych obywateli państw trzecich

W ramach projektu podjęte zostaną następujące działania:

Działanie 1: Utworzenie infolinii - 10 etatów utrzymanych przez 69 miesięcy dedykowanych do realizacji zadań związanych z udzielaniem indywidualnych konsultacji telefonicznych, poprzez e-mail oraz osobistych. Działanie infolinii to kontynuacja działań prowadzonych w ramach naboru nr 7, 10 i 14 przez Wojewodę Pomorskiego oraz odpowiedź na ogromne zapotrzebowanie obywateli państw trzecich.
Działanie 2: Merytoryczne wsparcie stanowisk infolinii - wsparcie merytoryczne zapewnione przez dwóch doświadczonych pracowników Urzędu oraz nadzór, gwarantujące odpowiedni poziom świadczonych usług w zakresie udzielanych informacji.
Działanie 3: Wsparcie informatyczne Ekspert IT – techniczne wsparcie zapewnione przez pracownika Urzędu.
Działanie 4: Organizacja i obsługa dni otwartych INFOLINII w Urzędzie – organizacja dni otwartych w Urzędzie w celu dotarcia do jak najszerszej liczby beneficjentów z usługą infolinii/informacji i jej promocji.
Działanie 5: Zakup 51 szt. biurek - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.
Działanie 6: Zakup 51 szt. foteli obrotowych - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.
Działanie 7: Zakup stołu 8-osobowego - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.
Działanie 8: Zakup 8 szt. krzeseł tapicerowanych - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.
Działanie 9: Zakup 102 szt. zestawów komputerowych wraz z oprogramowaniem biurowym - przedmiotowy zakup będzie wykorzystywany do realizacji zadań pracowników obsługujących
obywateli państw trzecich.
Działanie 10: Zakup 23 szt. drukarek - sprzęt zostanie przeznaczony dla pracowników realizujących zadania legalizacji pobytu i pracy obywateli państw trzecich, a także do utworzenia nowych stanowisk dla pracowników infolinii co bezpośrednio przełoży się na sprawniejszą realizację spraw z zakresu obsługi obywateli państw trzecich.
Działanie 11: Zakup 2 szt. urządzeń wielofunkcyjnych umożliwiających drukowanie, skanowanie i kopiowanie do formatu A3 - zostaną wykorzystane do zachowania ciągłości pracy oraz realizacji zadań pracowników obsługujących obywateli państw trzecich. Wydajność tych urządzeń pozwoli na poprawę szybkości wydruku dokumentów oraz powielania dokumentów wielostronicowych przy zachowaniu bezpieczeństwa i zmniejszeniu jednostkowego kosztu wydruku.
Działanie 12: Zakup ekranu multimedialnego - zakup wyposażenia do sali szkoleniowej, która będzie służyła szkoleniom pracowników obsługujących obywateli państw trzecich.
Działanie 13: Zakup niszczarki przemysłowej (dane osobowe) - urządzenie zostanie przeznaczone dla pracowników realizujących zadania z zakresu legalizacji pobytu obywateli państw trzecich, a także do utworzenia nowych stanowisk dla konsultantów infolinii.
Działanie 14: Zakup 17 szt. telefonów stacjonarnych - sprzęt niezbędny do komunikacji z obywatelami państw trzecich, a zarazem konieczny do wykonywania zadań infolinii.
Działanie 15: Zakup 68 szt. szaf aktowych - wyposażenie meblowe nowych pomieszczeń, w których realizowana będzie obsługa spraw obywateli państw trzecich. Wyposażenie meblowe jest niezbędne do realizacji projektu, ponieważ zapewni odpowiednie warunki do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.
Działanie 16: Zakup 24 szt. szaf pomocnik - wyposażenie meblowe nowych pomieszczeń, w których realizowana będzie obsługa spraw obywateli państw trzecich.
Działanie 17: Zakup 38 szt. kontenerków - wyposażenie meblowe nowych pomieszczeń, w których realizowana będzie obsługa spraw obywateli państw trzecich.
Działanie 18: Zakup 60 szt. listew przepięciowych - wyposażenie niezbędne do prawidłowego podłączenia sprzętu informatycznego.
Działanie 19: Zakup niszczarki biurowej - zakup realizowany w celu niszczenia zbędnej dokumentacji wytworzonej przez pracowników obsługujących obywateli państw trzecich, zabezpieczający dane w nich zawarte przed nieuprawnionym dostępem.
Działanie 20: Rozbudowa Systemu Cudzoziemcy - zadanie będzie polegało na rozbudowie istniejących funkcjonalności Systemu Cudzoziemcy (utworzonego w ramach projektu 7/2017/OG- FAMI), stworzenie dodatkowych modułów usprawniających pracę i automatyzujących czynności.
Działanie 21: Organizacja spotkania "Międzywojewódzka wymiana dobrych praktyk" - planowane jest w ramach projektu zorganizowanie spotkania stanowiącego wymianę doświadczeń pomiędzy instytucjami administracji rządowej na poziomie centralnym i terenowym.
Działanie 22: Plakaty/tablice promujące infolinię - przewiduje się wydruk plakatów/tablic informujących o funkcjonowaniu infolinii, które zostaną zawieszone przy i w pomieszczeniach, gdzie będą realizowane zadania Infolinii, będą również dystrybuowane w Urzędzie w celu dotarcia do jak największej liczby obywateli państw trzecich.
Działanie 23: Zakup poczęstunku w ramach dni otwartych INFOLINII w urzędzie - zakup poczęstunku jest ściśle związany z organizowanymi przez cały okres trwania projektu 23 dniami otwartymi infolinii w Urzędzie. Dla podniesienia atrakcyjności organizowanych spotkań i przyciągnięcia jak największej liczby beneficjentów, planuje się przygotowanie drobnego poczęstunku. Spodziewana liczba zainteresowanych uczestników to ok. 100 osób w każdym z dni.
Działanie 24: Zakup artykułów biurowych na potrzeby realizacji zadania infolinii - utrzymanie stanowisk infolinii do realizacji zadań związanych z udzielaniem konsultacji dotyczących spraw obywateli państw trzecich jest zadaniem realizowanym wyłącznie w ramach projektu, w związku z czym konieczne jest też zapewnienie podstawowych artykułów biurowych do jego realizacji  notesy, teczki, artykuły piśmiennicze, papier i tonery niezbędne do drukowania materiałów wspierających informację.
Działanie 25: Zakup 10 szt. translatorów – stanowiska pracy infolinii wyposażone zostaną w automatyczne translatory, które wykorzystywane będą przede wszystkim do tłumaczenia
konwersacji.
Działanie 26: Zakup 10 szt. monitorów – celem działania jest stworzenie warunków do zwiększenia wydajności realizowanych zadań na stanowiskach związanych z wydawaniem zezwoleń na pracę.
Działanie 27: Zakup 20 szt. laptopów wraz z oprogramowaniem – celem działania jest wyposażenie sali szkoleniowej w urządzenia usprawniające prowadzenie szkoleń.
Działanie 28: Zakup 6 szt. urządzeń wielofunkcyjnych (2szt. A3 oraz 4 szt. A4) – celem działania jest zachowanie ciągłości pracy oraz realizacji zadań pracowników obsługujących obywateli państw
trzecich.
Działanie 29: Zakup 3 szt. tablic multimedialnych – celem działania jest zwiększenie świadomości informacyjnej obywateli państw trzecich poprzez prezentację zaprojektowanej treści materiałów informacyjnych oraz stworzenie możliwości samodzielnego pozyskiwania informacji na temat obowiązujących procedur udzielania zezwoleń o charakterze pobytowym.
Działanie 30: Zakup dodatkowego wyposażenia meblowego (72 szt. szaf aktowych oraz 9 szt. szaf ubraniowych) – celem działania jest kontynuacja działań związanych z wyposażeniem stanowisk prac, wykorzystywanym przez pracowników Wydziału Spraw Cudzoziemców (w tym jego Oddziału Zamiejscowego w Słupsku), obsługujących obywateli państw trzecich.
Działanie 31: Zakup 30 szt. wentylatorów – celem działania jest wyposażenie stanowisk pracy osób realizujących zadania związane z obsługą obywateli państw trzecich.

#FunduszeEuropejskie