Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku

Okres realizacji projektu: 29 kwiecień 2024 r – 31 grudzień 2029 r.
Wartość projektu: 13 704 000,00 PLN
Dofinansowanie projektu z UE: 10 278 000,00 PLN
 

Projekt skierowany jest przede wszystkim do obywateli państw trzecich składających wnioski o zalegalizowanie swojego pobytu w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku (zarówno w siedzibie w Gdańsku, jak i w Oddziale Zamiejscowym w Słupsku). Najszersza grupa obywateli państw trzecich skorzysta ze wsparcia informacyjnego.

Celem projektu jest rozwój i wzmacnianie zdolności Wojewody Pomorskiego w obsłudze obywateli państw trzecich w obszarze legalizacji ich pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na poziomie infrastrukturalnym, personalnym, kompetencyjnym i technicznym.

Realizacja celu zostanie osiągnięta poprzez:

• utworzenie profesjonalnej trzynastoosobowej infolinii (wspieranej merytorycznie przez dwóch pracowników wydziału), która wspomagać będzie procesy informacyjne w wydziale wraz z zapewnieniem artykułów biurowych niezbędnych do jej funkcjonowania;
• wyposażenie 31 nowych stanowisk pracy w siedzibie Wydziału Spraw Cudzoziemców Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
• doposażenie 6 stanowisk pracy w Wydziale Spraw Cudzoziemców Oddziału Zamiejscowego w Słupsku;
• kompleksowe wyposażenie 14 stanowisk szkoleniowych;
• rozbudowę wewnętrznego Systemu Cudzoziemcy o moduły automatyzujące procesy obsługowe oraz jego integrację z Modułem Obsługi Spraw (oraz jego ewentualnymi następcami), z ewentualnym następcą EZD PUW oraz innymi systemami, dla których zajdzie konieczność integracji w całym okresie trwania projektu, a których powiązanie z Systemem Cudzoziemcy w istotny sposób przyczyni się do obsługi obywateli państw trzecich w obszarze legalizacji pobytu i zatrudnienia;
• organizację dni otwartych promujących działania infolinii;
• organizację spotkania bazującego na wymianie praktyk między instytucjami realizującym zadania związane z obsługą procesów migracyjnych obywateli państw trzecich.

W ramach projektu podjęte zostaną następujące działania:

Działanie 1: Utworzenie infolinii - 10 etatów utrzymanych przez 69 miesięcy oraz 3 etaty na 52 miesiące, dedykowanych do realizacji zadań związanych z udzielaniem indywidualnych konsultacji telefonicznych, poprzez e-mail oraz osobistych. Działanie infolinii to kontynuacja działań prowadzonych w ramach naboru nr 7, 10 i 14 przez Wojewodę Pomorskiego oraz odpowiedź na ogromne zapotrzebowanie obywateli państw trzecich.

Działanie 2: Merytoryczne wsparcie stanowisk infolinii - wsparcie merytoryczne zapewnione przez dwóch doświadczonych pracowników Urzędu oraz nadzór, gwarantujące odpowiedni poziom świadczonych usług w zakresie udzielanych informacji.

Działanie 3: Wsparcie informatyczne Ekspert IT – techniczne wsparcie zapewnione przez pracownika Urzędu.

Działanie 4: Organizacja i obsługa dni otwartych INFOLINII w Urzędzie – organizacja dni otwartych w Urzędzie w celu dotarcia do jak najszerszej liczby beneficjentów z usługą infolinii/informacji i jej promocji.

Działanie 5: Zakup 51 szt. biurek - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.

Działanie 6: Zakup 51 szt. foteli obrotowych - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.

Działanie 7: Zakup stołu 8-osobowego - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.

Działanie 8: Zakup 8 szt. krzeseł tapicerowanych - zapewnienie odpowiednich warunków do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.

Działanie 9: Zakup 102 szt. zestawów komputerowych wraz z oprogramowaniem biurowym - przedmiotowy zakup będzie wykorzystywany do realizacji zadań pracowników obsługujących obywateli państw trzecich.

Działanie 10: Zakup 23 szt. drukarek - sprzęt zostanie przeznaczony dla pracowników realizujących zadania legalizacji pobytu i pracy obywateli państw trzecich, a także do utworzenia nowych stanowisk dla pracowników infolinii co bezpośrednio przełoży się na sprawniejszą realizację spraw z zakresu obsługi obywateli państw trzecich.

Działanie 11: Zakup 2 szt. urządzeń wielofunkcyjnych umożliwiających drukowanie, skanowanie i kopiowanie do formatu A3 - zostaną wykorzystane do zachowania ciągłości pracy oraz realizacji zadań pracowników obsługujących obywateli państw trzecich. Wydajność tych urządzeń pozwoli na poprawę szybkości wydruku dokumentów oraz powielania dokumentów wielostronicowych przy zachowaniu bezpieczeństwa i zmniejszeniu jednostkowego kosztu wydruku.

Działanie 12: Zakup ekranu multimedialnego - zakup wyposażenia do sali szkoleniowej, która będzie służyła szkoleniom pracowników obsługujących obywateli państw trzecich.

Działanie 13: Zakup niszczarki przemysłowej (dane osobowe) - urządzenie zostanie przeznaczone dla pracowników realizujących zadania z zakresu legalizacji pobytu obywateli państw trzecich, a także do utworzenia nowych stanowisk dla konsultantów infolinii.

Działanie 14: Zakup 17 szt. telefonów stacjonarnych - sprzęt niezbędny do komunikacji z obywatelami państw trzecich, a zarazem konieczny do wykonywania zadań infolinii.

Działanie 15: Zakup 68 szt. szaf aktowych - wyposażenie meblowe nowych pomieszczeń, w których realizowana będzie obsługa spraw obywateli państw trzecich. Wyposażenie meblowe jest niezbędne do realizacji projektu, ponieważ zapewni odpowiednie warunki do pracy dla pracowników wydziału obsługującego obywateli państw trzecich.

Działanie 16: Zakup 24 szt. szaf pomocnik - wyposażenie meblowe nowych pomieszczeń, w których realizowana będzie obsługa spraw obywateli państw trzecich.

Działanie 17: Zakup 38 szt. kontenerków - wyposażenie meblowe nowych pomieszczeń, w których realizowana będzie obsługa spraw obywateli państw trzecich.

Działanie 18: Zakup 60 szt. listew przepięciowych - wyposażenie niezbędne do prawidłowego podłączenia sprzętu informatycznego.

Działanie 19: Zakup 7 szt. niszczarek biurowych - zakup realizowany w celu niszczenia zbędnej dokumentacji wytworzonej przez pracowników obsługujących obywateli państw trzecich, zabezpieczający dane w nich zawarte przed nieuprawnionym dostępem.

Działanie 20: Rozbudowa Systemu Cudzoziemcy - zadanie będzie polegało na rozbudowie istniejących funkcjonalności Systemu Cudzoziemcy (utworzonego w ramach projektu 7/2017/OG-FAMI), stworzenie dodatkowych modułów usprawniających pracę i automatyzujących czynności.

Działanie 21: Organizacja spotkania "Międzywojewódzka wymiana dobrych praktyk" - planowane jest w ramach projektu zorganizowanie spotkania stanowiącego wymianę doświadczeń pomiędzy instytucjami administracji rządowej na poziomie centralnym i terenowym.

Działanie 22: Plakaty/tablice/ promujące infolinię - przewiduje się wydruk plakatów/tablic informujących o funkcjonowaniu infolinii, które zostaną zawieszone przy i w pomieszczeniach, gdzie będą realizowane zadania Infolinii, będą również dystrybuowane w Urzędzie w celu dotarcia do jak największej liczby obywateli państw trzecich. Planowany jest również zakup odzieży promującej działania infolinii dla pracowników realizujących zadania w ramach działania 1; 32 oraz 35.

Działanie 23: Zakup poczęstunku w ramach dni otwartych INFOLINII w urzędzie - zakup poczęstunku jest ściśle związany z organizowanymi przez cały okres trwania projektu 23 dniami otwartymi infolinii w Urzędzie. Dla podniesienia atrakcyjności organizowanych spotkań i przyciągnięcia jak największej liczby beneficjentów, planuje się przygotowanie drobnego poczęstunku. Spodziewana liczba zainteresowanych uczestników to ok. 100 osób w każdym z dni.

Działanie 24: Zakup artykułów biurowych na potrzeby realizacji zadania infolinii - utrzymanie stanowisk infolinii do realizacji zadań związanych z udzielaniem konsultacji dotyczących spraw obywateli państw trzecich jest zadaniem realizowanym wyłącznie w ramach projektu, w związku z czym konieczne jest też zapewnienie podstawowych artykułów biurowych do jego realizacji - notesy, teczki, artykuły piśmiennicze, papier i tonery niezbędne do drukowania materiałów wspierających informację.

Działanie 25: Zakup 15 szt. translatorów – stanowiska pracy infolinii wyposażone zostaną w automatyczne translatory, które wykorzystywane będą przede wszystkim do tłumaczenia konwersacji.

Działanie 26: Zakup 10 szt. monitorów – celem działania jest stworzenie warunków do zwiększenia wydajności realizowanych zadań na stanowiskach związanych z wydawaniem zezwoleń na pracę.

Działanie 27: Zakup 20 szt. laptopów wraz z oprogramowaniem – celem działania jest wyposażenie sali szkoleniowej w urządzenia usprawniające prowadzenie szkoleń.

Działanie 28: Zakup urządzeń wielofunkcyjnych – celem działania jest zachowanie ciągłości pracy oraz realizacji zadań pracowników obsługujących obywateli państw trzecich.

Działanie 29: Zakup 3 szt. tablic multimedialnych – celem działania jest zwiększenie świadomości informacyjnej obywateli państw trzecich poprzez prezentację zaprojektowanej treści materiałów informacyjnych oraz stworzenie możliwości samodzielnego pozyskiwania informacji na temat obowiązujących procedur udzielania zezwoleń o charakterze pobytowym.

Działanie 30: Zakup dodatkowego wyposażenia meblowego (72 szt. szaf aktowych oraz 9 szt. szaf ubraniowych) – celem działania jest kontynuacja działań związanych z wyposażeniem stanowisk prac, wykorzystywanym przez pracowników Wydziału Spraw Cudzoziemców (w tym jego Oddziału Zamiejscowego w Słupsku), obsługujących obywateli państw trzecich.

Działanie 31: Zakup 30 szt. wentylatorów – celem działania jest wyposażenie stanowisk pracy osób realizujących zadania związane z obsługą obywateli państw trzecich.

Działanie 32: Stworzenie dodatkowych stanowisk infolinii na potrzeby realizacji jej zwiększonych zadań - celem działania jest utworzenie 3 dodatkowych etatów infolinii na okres 20 miesięcy. Działanie 33: Rozszerzenie funkcjonalności strony internetowej Wydziału – celem działania będzie przygotowanie hiszpańskojęzycznej wersji strony internetowej wykorzystywanej przez Wydział Spraw Cudzoziemców w całości poświęconej sprawom legalizacji pobytu cudzoziemców.

Działanie 34: Wyposażenie dodatkowych stanowisk Infolinii – celem działania jest zakup 6 szt. zestawów komputerowych wraz z oprogramowaniem na potrzeby funkcjonowania dodatkowych stanowisk infolinii (utworzonych na podstawie działania 32).

Działanie 35: Stworzenie dodatkowych stanowisk infolinii w Oddziale Zamiejscowym w Słupsku – celem działania jest utworzenie 2 etatów infolinii na okres 36 miesięcy w Oddziale Zamiejscowym w Słupsku, w ramach których realizowane będą zadania związane z udzielaniem indywidualnych konsultacji telefonicznych, poprzez e-mail oraz osobistych.

Działanie 36: Zakup dodatkowego wyposażenia informatycznego na potrzeby Oddziału Zamiejscowego w Słupsku – celem działania jest zakup wyposażenia informatycznego, które – z jednej strony – stanowić będzie wyposażenie stanowisk infolinii (tworzonych na podstawie działania 35), zaś z drugiej strony stanowić będzie uzupełnienie i modernizację istniejącego wyposażenia. W ramach działania planowany jest zakup 12 szt. zestawów komputerowych wraz z oprogramowaniem oraz 8 szt. urządzeń wielofunkcyjnych A4.

Działanie 37: Zakup dodatkowego wyposażenia meblowego dla Oddziału Zamiejscowego w Słupsku - celem działania jest doposażenie meblowe Oddziału Zamiejscowego w Słupsku, w tym wyposażenie utworzonych w ramach działania 35 stanowisk infolinii. W ramach działania planowany jest zakup 8 szt. biurek (w tym 3 szt. z przedłużonym blatem na potrzeby wyposażenia stanowisk obsługi bezpośredniej klientów), 2 szt. foteli biurowych, 7 szt. kontenerków, 2 szafek typu pomocnik, 20 szt. szaf aktowych i 3 szt. szaf ubraniowych.

Działanie 38: Zakup klimatyzatorów wraz z akcesoriami niezbędnymi do ich podłączenia - w ramach działania planowany jest zakup 5 szt. przenośnych klimatyzatorów, które stanowić będą wyposażenie stanowisk pracy realizujących sprawy obywateli państw trzecich.

Działanie 39: Realizacja działań automatyzujących procesy związane z legalizacją pobytu obywateli państw trzecich - w trakcie realizacji projektu podejmowane będą działania mające na celu identyfikację i wdrażanie rozwiązań pozwalających na zwiększenie efektywności wykonywanych czynności poprzez usprawnienie organizacji pracy, przepływu informacji oraz zarządzania dokumentacją.

Działanie 40: Dodatki zadaniowe dla pracowników realizujących zadania w ramach działania 1 – z uwagi na zwiększone zaangażowanie pracowników w procesy informacyjne realizowane w pierwszym okresie obowiązywania zmian legislacyjnych dotyczących wprowadzenia elektronicznego sposobu składania wniosków legalizujących pobyt (za pośrednictwem modułu MOS 2.0) przewiduje się wypłatę jednorazowych dodatków zadaniowych w wysokości 1000 zł każdy dla 13 pracowników zatrudnionych w ramach działania 1.

 

#FunduszeEuropejskie